Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung für Unternehmen im B2B-Bereich in Kraft: die verpflichtende Einführung der E-Rechnung. Das Modul cks.eINVOICE für SAP Business One ermöglicht die effiziente Erstellung und Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen direkt aus dem ERP-System heraus. Dieses Add-on ist speziell dafür konzipiert, den gesamten Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren, ohne dass eine externe Software zur Konvertierung der Daten benötigt wird.

Funktionen von cks.eINVOICE

Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen:

Mit cks.eINVOICE können Unternehmen Rechnungen im strukturierten elektronischen Format direkt aus SAP Business One generieren. Dies bedeutet, dass keine zusätzliche Software oder manuelle Eingriffe erforderlich sind, um Rechnungsdaten in ein kompatibles E-Rechnungsformat zu konvertieren. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, beispielsweise für die Einreichung von Rechnungen an Behörden innerhalb der Europäischen Union.

Automatische Anpassung an verschiedene Rechnungsformate:

cks.eINVOICE unterstützt die Anpassung der Rechnungsformate entsprechend den spezifischen Anforderungen der Empfänger. Für jede Geschäftspartnerin oder jeden Geschäftspartner können individuelle Formatpräferenzen hinterlegt werden. So wird sichergestellt, dass die Rechnungen immer im gewünschten Format, z.B. XRechnung oder ZUGFeRD, erstellt werden. Diese Formate entsprechen den europäischen Standards und ermöglichen eine durchgängige Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse.

Automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen:

Das Modul ermöglicht nicht nur die Erstellung, sondern auch die automatisierte Verarbeitung von eingehenden strukturierten Rechnungen. Diese Funktion reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung erheblich, da die Daten der Eingangsrechnungen automatisch in SAP-Belege übertragen werden, die dann zur Prüfung und Buchung bereitstehen. Dies spart Zeit und minimiert Fehler, die bei manueller Dateneingabe auftreten könnten.

Revisionssichere Archivierung:

cks.eINVOICE sorgt auch für die revisionssichere Archivierung aller verarbeiteten und erstellten Rechnungen. Dies umfasst sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen, die das System direkt hinter den entsprechenden SAP-Belegen speichert. Diese Funktion unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und ermöglicht eine einfache Nachverfolgbarkeit und Prüfung der Rechnungen.

cks.eINVOICE Workflow

Erstellung von E-Rechnungen

1. Einrichtung des Rechnungsformats: Die Anwender legen zunächst das bevorzugte elektronische Rechnungsformat für jeden Geschäftspartner fest. Diese Einstellung muss nur einmal vorgenommen werden und bleibt solange bestehen, bis eine Änderung erforderlich ist. Nach dieser Konfiguration kann man alle neuen Rechnungen automatisch im festgelegten strukturierten Format erstellen.

2. Erstellung und Versand von Rechnungen: Die Erstellung einer Rechnung erfolgt wie gewohnt innerhalb von SAP Business One. Sobald man die Rechnung bucht, generiert cks.eINVOICE automatisch eine zusätzliche strukturierte elektronische Rechnung gemäß den vorher festgelegten Spezifikationen. Der Versand der Rechnungen kann weiterhin über die üblichen E-Mail-Funktionen in SAP Business One erfolgen.

3. Verarbeitung eingehender Rechnungen: Eingehende elektronische Rechnungen erkenn das System automatisch und importiert sie in SAP Business One. Der Dokumentenmanager zeigt den Verarbeitungsstatus aller Dokumente an, sodass Benutzerinnen und Benutzer jederzeit den Überblick über noch zu bearbeitende Rechnungen behalten. Neue Rechnungen können einfach über verschiedene Wege hinzugefügt werden, z. B. durch Speichern in einem speziellen Windows-Verzeichnis, über einen Dateiauswahldialog oder automatisch aus dem E-Mail-Posteingang.

Verarbeitung von E-Rechnungen

1. Überblick : Alle Dokumente mit ausstehenden Aufgaben werden übersichtlich und nach ihrem Verarbeitungsstatus im Dokumentenmanager von SAP Business One angezeigt. Dadurch behalten die Anwender stets den Überblick darüber, welche E-Rechnungen noch bearbeitet werden müssen.

2. Hinzufügen neuer E-Rechnungen: Neue E-Rechnungen kann man auf verschiedene Arten in das System bringen, z. B. durch Speichern in einem speziellen Windows-Verzeichnis, über einen Dateiauswahldialog, direkt aus Microsoft Outlook oder automatisch aus dem E-Mail-Posteingang mithilfe von cks.RUN.

3. Verarbeitung und Prüfung: Bereits beim Import einer neuen E-Rechnung erkennt und verarbeitet cks.eINVOICE automatisch das Rechnungsformat. Im Tab ‘Verarbeitet’ im Dokumentenmanager sehen Anwender auf einen Blick, welche Rechnungen noch zur Prüfung und Buchung ausstehen. Über die Benutzeroberfläche kann man den entsprechenden SAP-Beleg öffnen und wie gewohnt weiterbearbeiten.

cks.eINVOICE für Einsteiger bis gehobene Anforderungen

cks.eINVOICE bietet eine umfassende Lösung für die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung in SAP Business One. Die Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen problemlos zu erfüllen. Mit der bevorstehenden Pflicht zur Einführung von E-Rechnungen ab 2025 wird der Einsatz solcher digitalen Tools unverzichtbar. Ein besonderer Vorteil von cks.eINVOICE ist seine Flexibilität: Unternehmen können mit einer einzelnen Lizenz klein einsteigen und die Lösung schrittweise zu einem kompletten Managementsystem für digitale Dokumente ausbauen. Dadurch bleibt das System skalierbar und passt sich an wachsende Bedürfnisse an, während es gleichzeitig zur Nachhaltigkeit und Effizienzsteigerung im Unternehmen beiträgt.

Automatisierung mit cks.RUN

Der RUN-Server bietet im Zusammenhang mit der Automatisierung des E-Invoice-Prozesses erhebliche Vorteile. Mit cks.RUN lassen sich die verschiedenen Schritte im Rahmen der E-Rechnungsabwicklung automatisieren und optimieren. Neue Dokumente und Belege werden automatisch importiert und in die entsprechenden Inboxes in cks.DIGITAL 4.0 weitergeleitet. Dies ermöglicht es, die Verarbeitung ohne Verzögerungen zu starten und direkt den richtigen SAP Business One Prozessen zuzuordnen.

Darüber hinaus übernimmt cks.RUN auch Hintergrundprozesse wie die revisionssichere Archivierung von Ausgangsbelegen und älteren Dokumenten außerhalb der Geschäftszeiten, was die Serverleistung schont und Ressourcen effizient nutzt. Durch diese Automatisierungen wird nicht nur der manuelle Aufwand minimiert, sondern auch die Fehlerquote gesenkt, was zu einer schnelleren und zuverlässigeren Rechnungsverarbeitung führt.

FAQs

Sollte ich mit der Installation von cks.eINVOICE warten, bis die neue Version verfügbar ist?

Wir empfehlen, cks.eINVOICE schon jetzt zu installieren. Falls ein Update erforderlich wird, kann das Add-on problemlos auf die neue Version aktualisiert werden. Künftig wird der Anpassungsprozess für Standard-Formate vereinfacht. Nutzen Sie Standard-Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung, entfällt in den meisten Fällen die Notwendigkeit, Anpassungen vorzunehmen.

Kann PEPPOL integriert werden?

Derzeit ist eine direkte Anbindung an PEPPOL noch nicht möglich. Wir schließen jedoch nicht aus, diese Funktion zu einem späteren Zeitpunkt zu implementieren.

Wir nutzen in SAP Business One andere Felder. Wie funktioniert das mit cks.eINVOICE?

Mithilfe des kostenfreien Tools, cks.COCKPIT, können Sie die Zuordnung für ausgehende E-Rechnungen eigenständig anpassen. Für eingehende E-Rechnungen sind jedoch spezifische Anpassungen erforderlich, die Sie bei uns beauftragen können.

Wir benötigen zusätzliche Daten wie Seriennummern in unseren E-Rechnungen. Wie kann dies mit cks.eINVOICE umgesetzt werden?

Für Ausgangsrechnungen können Sie durch das Anlegen zusätzlicher Profile und die Nutzung des kostenlosen Administrations-Tools cks.COCKPIT die Konfiguration eigenständig vornehmen. Möchten Sie hingegen Daten aus empfangenen E-Rechnungen einbinden, sind ebenfalls Anpassungen der Software notwendig, die Sie beauftragen können.

Kann cks.eINVOICE auch ohne cks.DMS verwendet werden?

cks.eINVOICE ist ein eigenständiges Add-on und funktioniert in SAP Business One auch ohne Lizenzen für cks.DMS. Es enthält bereits eine integrierte Archivierungslösung, die alle erstellten und verarbeiteten E-Rechnungen revisionssicher speichert.

Welche E-Rechnungsformate unterstützt cks.eINVOICE?

cks.eINVOICE unterstützt verschiedene Formate zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Ihre Lizenz umfasst stets das in Ihrem Land geltende Standard-Format. In einigen Ländern ist ein hybrides Format ebenfalls als Standard zulässig, welches Ihnen dann auch zur Verfügung steht. Sollten Sie zusätzliche Formate benötigen, beispielsweise für andere Länder oder spezifische Unternehmensanforderungen, können diese gegen eine Gebühr hinzugefügt werden.

Was passiert bei der Einführung neuer Formatversionen?

Sobald neue Versionen von E-Rechnungsformaten verfügbar sind, stellt CK-Solutons diese bereit. Solange diese in Ihrer Lizenz enthalten sind oder Sie diese zusätzlich erworben haben, können Sie die neuen Versionen einfach in cks.eINVOICE integrieren. Mit der Einführung einer neuen Version endet der kostenfreie Support für die vorherige Version.

Kann ich die bisherige Version von cks.eINVOICE weiterhin verwenden?

Sie können das bestehende cks.eINVOICE problemlos weiterverwenden. Sobald eine neue Version veröffentlicht wird, können Sie einfach ein Update durchführen, ohne eine komplette Neuinstallation vornehmen zu müssen.

Unterstützt cks.eINVOICE auch Ausgangsvorausrechnungen?

Ja, cks.eINVOICE ermöglicht die Erstellung und Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Ein- und Ausgangsgutschriften, Ein- und Ausgangsvorausrechnungen sowie von Zusatzdokumenten wie Leistungsnachweisen.

SAP B1 Blog

cks.eINVOICE -Addon für XRechnung & ZUGFeRD