Wer unsere Beiträge schon länger verfolgt, wird es wohl schon öfter zu hören bekommen haben: Eine ERP-Einführung wird oft mit der falschen Erwartungshaltung angegangen.
Viele Unternehmen die relativ wenig Erfahrungen mit Software-Implementierungen haben, gehen davon aus das mit einer Installation, der Projekt-Prozess beendet wird und alle ihre Probleme gelöst sind. Leider ist dem nach wie vor nicht so.
Allein die Beitragsfülle hier sollte die Komplexität und den Aufwand einer ERP-Einführung darstellen können. Da wir in unserer Funktion als Berater, Partner und Anwendungsexperte für SAP Business One direkt an der Quelle der Problematik sitzen, hier ein kurzer Guide, wie man es NICHT machen sollte.
Menschen sind keine IT
Auch zu Prozessoptimierung haben wir hier schon viel geschrieben. Natürlich ist es unser Ziel eine Verbesserung der Abläufe im Unternehmen zu erzielen. Dass diese sich auch für die Mitarbeiter im Unternehmen ändert, ist selbsterklärend. Allerdings kann nicht erwartet werden, dass diese sich ohne Anleitung nach diesen Prozessen richten. Integration bei der Umstellung, Aufklärung und Schulungen sind Teil eines ERP-Projekts!
Evaluation bei der ERP-Einführung unterschätzen
Die Messbarkeit von Zielen ist wesentlich für den Projekt-Erfolg. Denn alle erwarten, dass es nach der ERP-Einführung besser ist. Aber was? Genau. Deshalb nehmen Sie sich die Zeit und definieren Sie ihre Ziele gemeinsam. Am besten als Unternehmen. Und am besten auch was Sie nicht wollen.
Jeden irgendwas machen lassen
„Ja also das.. dafür bin ich nicht zuständig“ – wollen wir nie wieder hören. Definieren Sie die Rollen und Pflichten bei der ERP-Einführung klar und auch wer dafür verantwortlich sein soll. Und bitte auch sinnvoll. Hat jemand eine besonders aufwendige Aufgabe, sollte er von anderen Pflichten möglicherweise auch freigestellt werden.
Verantwortung vergessen
Egal wie gut Sie die Aufgaben in einem ERP Projekt verteilt haben, irgendwo muss alles wieder zusammenlaufen. Die Schlüsselpositionen richtig zu besetzen ist deshalb enorm wichtig. Gerade diese Personen sollten genügend Kapazitäten haben, um diese Verantwortung zu tragen. Dabei gilt: Ein Tag externe Beratung entspricht zwei bis drei Tagen an interner Arbeit.
Kein Plan von ERP
Besonders wichtig für uns (und natürlich für das Unternehmen) ist der Projektleiter, der ja auch immer als Mittler zwischen Berater und Firma fungiert. Da ist es dann schon sehr ungünstig, wenn dieser wenig oder keine Erfahrung mit ERP Projekten hat. Posten notfalls lieber extern vergeben!
Vollendete Tatsachen
„Wir machen‘s dann mal neu“ funktioniert meistens nicht so gut. Interne Kommunikation ist bei einer großen Umstellung wie einem ER Projekt extrem wichtig. Das Management und die Mitarbeiter müssen regelmäßig und umfassen über die Entwicklungen und den Stand der Dinge informiert werden. Und das nicht per Mail-Verteiler. Info-Veranstaltungen eignen sich z.B. besser. Wenn sie ohnehin Kommunikationsexperten in der Firma haben, holen Sie sich Hilfe. Projekt-Marketing ist angesagt!
Einfach drauf los im ERP-Projekt
Ein Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen, einen Projektplan, einen Meilensteinplan, die Projektorganisation, eine Ressourcen- und eine Kostenplanung sowie eine Risikoanalyse. Von den etwaigen Umplanungen mal abgesehen, alles was man für ein ERP Projekt braucht. Aber auch wirklich braucht! Zwar ein wenig aufwendig, allerdings kann am Ende so enorm viel Zeit und Geld gespart werden.