Eine beliebte Methode vieler mittelständischer Unternehmen ein geeignetes ERP System auszuwählen ist, ein Lastenheft verschiedenen Anbietern vorzulegen. Im Vergleich soll dann derjenige gewählt werden, der die Kriterien des Lastenhefts bestmöglich zu erfüllen scheint. Also die Umsetzung der dokumentierten Ist- und Soll- Prozesse und Funktionen möglich macht.
Das Lastenheft birgt Gefahren
Allerdings garantiert ein Lastenheft keine erfolgreiche Implementierung. Diese Art der ERP-Auswahl birgt sogar diverse Nachteile. Originelle Lösungen anderer Anbieter werden gar nicht erst berücksichtigt, wenn der ERP-Anbieter z.B. ankreuzt die erforderliche Funktion so nicht abbilden zu können, aber eine sinnvolle Alternative von seiner Seite empfiehlt.
Auf die Wichtung kommt es an
Um eine wirklich gute Auswahl zu treffen, sollten die gewünschten Anwendungen und Funktionen außerdem ihrer Wichtigkeit nach gewertet werden. Das ist schwer, wenn der künftige ERP-Anwender bis dato nur mit Excel sein Tagesgeschäft bezwungen hat. Dann fehlt die nötige Kenntnis, um Software-entsprechende Prozesse zu entwickeln oder überhaupt die Erfahrung „was“ möglich ist.
Genauso wichtig wie das Lastenheft
Damit man einen ERP-Anbieter auswählen kann, ist das Lastenheft zwar durchaus als Ratgeber ein geeignetes Dokument, jedoch sollte die Entscheidung nach einer Software-Präsentation (online oder vor Ort) fallen.
Auch bei der Prozessanalyse kann ein zuvor erstelltes Lastenheft helfen. Wenn während der Analysephase die zu optimierenden Kernprozesse mit dem Anbieter besprochen wurden, ist es allerdings nicht zwingend nötig. Wichtig ist dann nur darauf zu achten, dass der ERP-Anbieter diese auch wirklich abbilden und/oder anpassen kann. Notwendig ist dabei auch eine entsprechende Dokumentation – denn ganz ohne geht’s halt doch nicht.
Allerdings immer noch ein geringerer Aufwand als die Erstellung eines Lastenheftes. Aufgrund dessen kann dann beschlossen werden, ob der Anbieter mit seiner Lösung den Wünschen entsprechen kann.
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