Das Lastenheft kann für jedes ERP-Projekt eine wahre Last sein. Auch, weil es von Anfang bis Ende eine tragende Rolle spielt. Zu Beginn fungiert es als vertraglich wichtiges Dokument, dann wird es zum Leitfaden und am Projekt-Ende ist es die Check-Liste. Die Menschen hinter dem Lastenheft sind die zukünftigen Anwender. Doch wie können die Personen „vom Fach“ wichtige Inhalte so vermitteln, dass es auch für den ERP-Anbieter klar nachzuvollziehen ist?
Lastenheft als Last
Generell werden in einem „Statement of Work“ aka Lastenheft die Anforderungen an Funktionen und allgemeine Leistungen vom Kunden festgehalten. Dies so genau wie nur möglich. Allerdings ist das für den Kunden oft keine leichte Aufgabe, da die Prozesse in einem ERP-Projekt eher fremd sind. Auch die Last der Verantwortung, die durch das Lastenheft entsteht, führt oft zu Ratlosigkeit oder falschen Ansätzen. Deshalb sind Ansätze und Methoden zur Erstellung eines Lastenhefts mehr als erwünscht.
Der Mix machts‘
Gute Voraussetzungen sind schon mal ein Projektteam, dass Fachleuten der einzelnen Unternehmensprozesse beinhaltet, aber auch Personen, die das ERP-Ziel als ganzes im Auge haben. Die Unternehmensführung sollte zudem genügend Raum schaffen, dass alle Beteiligten der Aufgabe gerecht werden. Allerdings sind endlose Besprechungen auch kein Weg zu einem gelungenen Lastenheft, dass dann oft in endlosen Detail-Verkünstelungen endet. Denn die sind weder für den Anbieter noch für den künftigen Anwender im Projekt sinnvoll.
Geschichten erzählen
Eine durchaus gute Methode die Erstellung eines Lastenhefts für die Schreiber angenehm und das Ergebnis trotzdem effektiv zu gestalten, sind User-Storys.
User-Storys sind nicht nur einfach und schnell zu formulieren, sie geben auch optimal den Blickwinkel des Anwenders wieder. Durch die simple Beschreibung eines Arbeitsprozesses oder einer Anwendung kann viel besser nachvollzogen werden, was der Anwender von dem System erwartet. Auf Basis der User-Storys können die Themen in den Besprechungen diskutiert, erweitert und schließlich im Lastenheft festgehalten werden. Um das Erstellen einer User-Story noch zu vereinfachen, können feste „Story-Formulare“ erstellt werden. In diesen wird dann die Funktion des Anwenders, sein Anwendungsmittel und was er damit erreichen möchte, festgehalten. So lassen sich alle User-Storys auch effektiv und übersichtlich verwalten.
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