Eine ERP Software für ein Unternehmen zu beschaffen ist ein aufwändiges Projekt. In dieser Serie versuchen die verschiedenen Aspekte dieser Aufgabe zu beleuchten. Nach den Grundlagen im ersten ging es im zweiten Teil um die verschiedenen Motivationen rund um ein ERP-Projekt. Nach dem dritten Teil, der die Verantwortlichen benennt, geht es um das Lastenheft zur ERP-Auswahl.
Das Lastenheft zur ERP-Auswahl
Papier ist geduldig, Excellisten auch. Denn darin landen die in der Findungsphase erarbeiteten Inhalte Zeile für Zeile, Arbeitsblatt für Arbeitsblatt. Jedes Arbeitsblatt ist eine Abteilung oder Funktionsbereich und jede Zeile hat zum Schluss die Spalten, wo sich bewerbende Anbieter eintragen sollen, ob ihre Software die geforderte Funktion im Standard umsetzbar ist, ob Anpassungen nötig sind, ob Zusatzsoftware eingesetzt werden muss, oder die Funktion unmöglich ist zu realisieren. Nicht selten sind die einzelnen Blätter in der Excel-Mappe nicht aufeinander abgestimmt und manche Funktion in Blatt 1 widerspricht der in Blatt 2. Oder ein und dieselbe Anforderung taucht an den verschiedensten Stellen auf.
TIPP
Sehen Sie sich verschiedene Softwarelösungen an, bevor Sie an die Formulierung des Lastenhefts gehen. Machen sich einen Eindruck was gerade State of the Art ist.
Weniger ist mehr! Konzentrieren Sie sich im Lastenhefte auf das wichtigste. Das dann aber detailliert und ausführlich.
Mit Liebe zum Detail und Mut zur Lücke
Eine seltsame Diskrepanz im Lastenheft zur ERP-Auswahl tut sich oft im Detaillierungsgrad der Beschreibung der gewünschten Funktionen auf. Da gibt es welche die beschreiben das Auftragsformular bis ins letzte Detail, inklusive aller Felder, wie sie im Formular und (abweichend) in der Datenbank benannt sein sollen. Andere Funktionen werden mit einem schnöden Einzeiler abgehandelt, wie z.B.: „Lieferanten sollen über IDE angebunden werden“. Der Verdacht liegt beim Lesen eines solchen Lastenheftes nahe, dass Menschen mit höchst unterschiedlicher Lust, Know-how oder/und Zeit unter den Autoren waren, ohne dass eine abstimmende Instanz da war.
TIPP
Es mag wie eine Binsenweisheit klingen:
Im Lastenheft kommt es auf das „WAS“ nicht um das „WIE“ . Das „WAS“ sollte dabei aber ausreichend gut beschrieben sein.
Alles Standard – auch das Lastenheft
Andere verfallen auf den durchaus nachzuvollziehenden Gedanken: Für so ein Lastenheft muss es doch Vorlagen geben. Sollte man meinen, man redet ja schließlich über Standardsoftware. Ergo muss es doch Standards geben, die abgefragt werden können. Die Vorlagen für ERP-Lastenhefte gibt es – viele! Im Zweifel gibt es auch noch gleich einen Berater hinzu, der mit Ihnen diese Vorlage ausfüllt. Wenn die Vorlage für viele passen soll, sind die Fragen dann allerdings zu allgemein oder ganz daneben. Hier wird schon mal ein Unternehmen, das keine Lagerartikel hat, abgefragt wie es sich mit der Chargenverwaltung verhält.
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 1
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 2
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 3
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 4
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 5
