Nach der jüngsten Trovarit-Studie beschäftigt sich ein mittelständisches Unternehmen 8-15 Monate mit der Auswahl einer neuen ERP Software. Die Methoden, die man bei der ERP Auswahl anwendet, unterscheiden sich häufig wie die jeweilige Software.
Must Have“ und „Nice to Have“ bei der ERP Auswahl
Im Laufe der mittlerweile Jahrzehnte alten ERP Geschichte haben sich einige Grundsätze entwickelt, die unvermeidlich in den „Werkzeugkasten“ der ERP Auswahl gehören. Allerdings ist es vielleicht an der Zeit, das eine oder andere Paradigma noch einmal genau anzuschauen und darauf zu überprüfen ob es mit dem Stand der Entwicklung heutiger Software Tools übereinstimmt.
Für einen Mittelständlern gibt es häufig ein spezielles Problem oder ein auslösendes Moment, das dazu führt sich nach einer neuen ERP Software um zu sehen. Allerdings will man mit der Einführung der neuen Unternehmenssoftware dann möglichst alle Prozesse optimieren. In der darauf folgenden Erstellung eines Pflichtenheftes, gelangen oft die ursprünglichen Ziele mehr und mehr in den Hintergrund. Gleichberechtigt stehen dann „Must Have“ und „Nice to Have“ nebeneinander.
Überfrachtete Pflichtenhefte
Aus dem Pflichtenheft wird so ein Anforderungskatalog, der häufig überfrachtet ist und einer Vergleichbarkeit der Systeme eher im Wege steht. Es darf beide nicht verwundern, dass vielen ERP – Anbieter ein Pflichtenheft nur noch als Einstiegshürde sehen, die es zu nehmen gilt, um danach mit dem ernsthaften Gesprächen anzufangen.
Andererseits wird bei ernsthafter Diskussion solcher „Pflichtenkataloge“ jede Menge Zeit und Aufwand in die Prüfung von Features und Prozessen gesteckt, die dann im „realen Leben“ kaum relevant sind, weil wegen mangelnder Häufigkeit oder Einsparpotenzial bei Automatisierung, der geldwerte Vorteil auf der Strecke bleibt.
Die Ziele sind wichtiger
Vielleicht wäre es manchmal schlauer den Anbietern vor der Erstellung eines Pflichtenheftes über die Ziele zu reden. Die wirklichen Ziele die man mit der Einführung einer neuen ERP Software verfolgt. Dies hilft zunächst den beratenden Unternehmen überhaupt zu verstehen oder Schuh drückt, und ob und wie er helfen kann. Gleichzeitig beraubt sich so der suchende Unternehmer nicht der Chance ohne Scheuklappen vielleicht auch neue Ansätze kennen zu lernen. Aber vor allem bleibt das Ziel im Focus nicht Features und Technik.
Auf jeden Fall sollten sich alle Beteiligten im Prozess immer mit dem Ziel einer ERP Einführung beschäftigen. Es kann sonst passieren sich alle nur noch über ERP Funktionen unterhalten und letztlich damit die Anbieter die Diskussion bestimmen.
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