Im ersten Teil rund um ERP und CRM haben wir geklärt warum eine Integration zwischen beiden Systemen empfehlenswert ist. Wenn CRM und ERP gemeinsam arbeiten sollen, müssen die Geschäftsprozesse neu definiert und die vorhandenen Datenmodelle überprüft werden.
Wer hält welche Daten?
Bestimmte Daten bleiben so nur im ERP-System, andere wiederum nur im CRM-System gespeichert. Es sollte z.B. festgelegt werden, in welchem System die Adressdaten sind und welches die Zahlungserinnerungen generiert. Die Daten, auf die das andere System zugreifen muss, werden dann mittels Schnittstellen zwischen ERP und CRM ausgetauscht.
Geschäftsprozesse Neu-Definition
Um die Geschäftsprozesse nach der Neu-Definition klar darzustellen, hier der Vorgang in drei Schritten:
- Erster Schritt: Erfassen potenzieller Kunden im CRM-System
- Zweiter Schritt: Mit der Auftragserteilung wandert die Kundendatei ins ERP-System
- Dritter Schritt: Dieser potenzielle Kunde wird nun ein „reeller“ Kunde
Uni – oder Bidirektional
Bevor Daten ausgetauscht werden, sollte definiert sein, ob diese unter beiden System ausgetauscht werden. Die Daten kann man auch nur vom einen in das anderen System transferieren. In letzteren Fall muss man z.B. festlegen, zu welchen Zeitpunkten, welche Daten das CRM ins ERP schickt. Meistens bleibt das aber ungenutzt, da die unidirektionale Richtung einfach umsetzbar ist, Kosten spart und keine Betriebsprobleme auslöst. Hier erfolgt die Synchronisation beider Systeme zu einer bestimmten Zeit. Arbeiten aber mehrere User an unterschiedlichen Stellen an denselben Stammdaten, so ist eine bidirektionale Schnittstelle oft vonnöten. Der Verkäufer braucht nun mal ebenso die zentrale Telefonnummer des Kunden, wie die Buchhaltung.
Wer hat die Datenhoheit
Im Geschäftsprozess muss man klären, wer die letzte Datenhoheit hat. Oft liegt die beim ERP System, da nicht selten rechtliche Konsequenzen mit der Datenänderung einhergehen. Das ERP, zumal es oft mit einer integrierten Finanzbuchhaltung arbeitet, hat hier die strengeren Regeln zu befolgen.
Allerdings ist es in manchen Fällen auch wichtig, Datensätze wie Auftragsdaten einzeln übertragen zu können. Auch hierfür kann man extra Funktionen einrichten.
Vorgänger:
ERP & CRM – Teil 1: Warum eine Integration notwendig ist
Fortsetzung :
ERP&CRM – Teil 3: Möglichkeiten der Integration
Neues von der SAP B1 „Fernsteuerung“ – CRM for Outlook
Zwei in Einem: 6 Gründe für eine Integration von CRM und ERP
Teil 2: CRM im B2B-Vertrieb einführen
Teil 1: CRM im B2B-Vertrieb
Eine Bindung für’s (erfolgreiche) Leben: ERP und CRM verknüpft
