GoBD: Rechnungsstellung nach Regelwerk

Regelwerke wie die GoBD machen selbst Ausgangsrechnungen manchmal zur Herausforderung. Eine Buchhaltungssoftware kann helfen.

Dass es eine Herausforderung sein kann, Eingangsrechnungen GoBD konform zu erfassen, haben wir in diesem Beitrag gezeigt. Aber auch wer Rechnungen schreibt, muss gewissen formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen. Diese sind für digitale und papierene Rechnungen gleich. Die Herausforderungen bleiben also dieselben. Der Unterschied: Für die digitalen Rechnungen gibt es softwaretechnische Hilfe, die das Management der Ausgangsrechnungen erleichtert. Statt mühevoll eigene Abläufe für die Rechnungsstellung zu entwickeln, werden in den Systemen bewährte Prozesse eingesetzt. Diese erfüllen die GoBD-Anforderungen nicht nur im weitesten Sinne, sondern können die Abläufe zum Teil sogar automatisieren.

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GoBD Anforderungen für Ausgangsrechnungen

Dennoch hier ein paar Anforderungen die manuell und softwaretechnisch in jedem Fall gewährleistet sein müssen:

Belegwesen: Belege und Buchungen müssen zuordenbar und abgesichert sein. Eine Buchhaltungssoftware stellt hier in der Regel eine passende integrierte Funktion bereit.
Journal- und Konten-Protokoll: Die zeitliche und anhaltende Buchung aller Geschäftsvorfälle ist bei der Rechnungstellung nach wie vor Pflicht. Dazu gehören auch Splitbuchungen oder Stornos.
Internes Kontrollsystem: Datenschutz, Zugangsberechtigungen, Funktionstrennungen, sowie Abstimmungskontrollen sind laut GoBD zu gewährleisten. Mit Ausnahmen, wie das GoBD selbst anmerkt: „die konkrete Ausgestaltung […] von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit“ abhängig ist (GoBD Punkt 6 RZ 100).Eine Software ist hier ein großer Helfer, da Regelungen des Systems einfach für alle einführ- und übertragbar sind. Für die softwaretechnische Lösung allerdings besonders wichtig: die Datensicherung. Zertifizierte und deutsche Speicher (Systeme als auch Cloud) sind eher zu empfehlen. Auch digital gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
Unveränderbarkeit und Protokoll von Änderungen: Ausgangsrechnungen müssen in ihrer Ursprungsform gespeichert und jede Änderung protokolliert werden. Ein gutes Beispiel, wo ein System automatisch arbeitet und anzeigt, wann, wer, was geändert hat.
Nachvollziehbarkeit der Prozesse: Jedes Abrechnungs-Mamagement muss sein Verfahren nachvollziehbar protokollieren. I.d.R vor allem für das Finanzamt. In der Software muss hier ein Datenzugriff eingerichtet werden.

Softwaretechnische Vorteile

Wie schon erwähnt, lassen sich viele der erforderlichen Funktionen in einer Buchhaltungssoftware automatisiert abwickeln. So sind z.B. Rechnungsdaten im System bereits angelegt. Dadurch können Fehler vermieden und die Abläufe transparenter und effizienter gestaltet werden. Daten wie Bestellungen, Preise, Rechnungspositionen, Kundenanschriften, Steuernummern, Zahlungsbedingungen, Leistungsdaten etc. sind bereits hinterlegt. Der Anwender kann mit wenigen Klicks eine Rechnungsstellung herausschicken und das System erstellt einen offenen Posten, bis zum Zahlungseingang. Dieser wird anschließend (durch eine Integration vom Online Banking) selbstständig registriert und angenommen.

Alle Änderungen dokumentiert das System von selbst. Gute ERP-Systeme gewährleisten außerdem die fortlaufende Aktualität der vom GoBD vorausgesetzten Anforderungen.

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