ERP und Buchhaltung: Integriert, angebunden oder ganz ohne

Der ERP-Markt ist groß und vielfältig. Darum ist es nicht leicht, den Rahmen der Kriterien so abzustecken, dass am Ende das passende ERP-System gefunden wird. Ein Kriterium ist eine integrierte Buchhaltung. Doch für welche Unternehmen ist diese sinnvoll? Hat der Verzicht auf ein Finanzmanagement überhaupt einen Vorteil? Um diese Fragen zu beantworten, zeigen wir die verschiedenen Möglichkeiten im Bereich ERP und Buchhaltung.

Bevor wir uns diesem Thema zuwenden, hier die wesentlichen Aufgaben einer Buchhaltung:

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Aufgaben der Buchhaltung

Zum einen ist es die Erfassung der Warenbewegung, also Verkauf und Einkauf. Zudem kann man auch alle anderen Aufwände darin erfassen, wie Miete, Internet und Versicherungen. Auch Meldungen an Behörden gehen in die Buchhaltung. Ebenso der gesamte Zahlungsverkehr mit Lieferanten oder Kunden. Des Weiteren befindet sich jede Kostenrechnung, das Reporting, Mahnwesen und Inventur im Aufgabenfeld des Finanzmanagements.
In ERP-Systemen ist die Buchhaltung entweder eine Notwendigkeit oder wird als tatsächliche Informationsquelle verwendet. Da unterscheidet sich jedes Unternehmen vom Nächsten. Jedoch lassen sich die Möglichkeiten in Bereich ERP und Buchhaltung in drei Varianten aufteilen.

ERP auch ohne integrierte Buchhaltung

Zum einen gibt es da die ERP-Lösung, die ganz ohne Buchhaltung arbeitet. Gerade für kleine Unternehmen besteht oft kein Grund, das Finanzmanagement in das ERP-System zu integrieren, da sie die Buchhaltung ganz dem Steuerberater überlassen können. Zudem ist oft nicht die nötige Qualifikation für diesen Aufgabenbereich vorhanden.
In einer nicht integrierten Buchhaltung, werden meist nur die Ein- und Verkäufe abgewickelt. Rechnungen und Belege werden an den Verantwortlichen übergeben, die dann erfasst und entsprechend für die Steuer aufbereitet werden.
Nachteil ist bei der Beschäftigung eines Profis natürlich immer der Preis. Des Weiteren sollte ein Unternehmen immer die wichtigsten Zahlen im Blick behalten. Ebenso ist es gut, wenn die Kunden-Zahlungen über einen Schreibtisch im Unternehmen gehen, um sie dort zu verwalten.

Buchhaltung per Schnittstelle anbinden

Des Weiteren gibt es die Option die Buchhaltung per Schnittstelle in das ERP-System zu integrieren. Diese Möglichkeit nutzt man meist, wenn im System keine Buchhaltung eingebunden ist oder das Unternehmen bereit über eine gute Buchhaltungssoftware verfügt. Verwaltet wird diese Buchhaltungssoftware unternehmensintern.
Alle Ein- und Verkäufe werden hier aus dem ERP-System über die Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware übernommen. Außerdem können im ERP-System Merkmale festgelegt werden, die für den korrekten Ablauf in den Konten und die Verbuchung der Umsatzsteuer sorgen. Andere Aufwände wie Strom oder Telefon werden von der Buchhaltung mit Soll- und Haben Buchungen abgewickelt und Behördenmeldungen ebenfalls in der Buchhaltungssoftware erfasst.
Bei einer Schnittstellen-Kommunikation zwischen ERP-System und Buchhaltung erhält ein Unternehmen einen guten Überblick über die Unternehmens-Zahlen. Die einzige Aufgabe, bei der ein Steuerberater hinzugezogen werden sollte, ist der Jahresabschluss und die Bilanz. Problematisch kann hier der Datenaustausch bei einer Schnittstellen-Integration der Buchhaltung sein. Je nach Schnittstelle kann es mit der Aktualität der Daten Schwierigkeiten geben. Dadurch sind Auswertungen oder Kostenrechnungen nicht wirklich zuverlässig.

Die integrierte Buchhaltung und ihre Vorteile

Die dritte Möglichkeit, ist natürlich die des ERP-Systems, indem eine Buchhaltung bereits integriert ist. Vorteil ist, dass hier fundierte Auswertungen und Kostenrechnung möglich werden, da die Daten bereits im System vorhanden sind.
Ein- und Verkäufe werden automatisch in der Buchhaltung integriert. Artikel, Kunden und Lieferanten können so eingerichtet werden, dass alles richtig verbucht wird. Andere Einkäufe werden wieder mit der Soll- und Habenbuchung erfasst. Behördenmeldungen sind direkt in Buchhaltung eingebunden und können dort erstellt werden.
Durch die Integration werden alle Daten in Echtzeit aktualisiert. So entfällt zum einen die Datenpflege in beiden Systemen und das Risiko, das dadurch entsteht.