Audit-Trail

Ein Audit-Trail ist die lückenlose Spur von Buchungen, Belegen und Änderungen, mit der sich jeder Geschäftsvorfall von seiner Entstehung bis zur Abwicklung nachvollziehen und prüfen lässt.

Hintergrund

Nach den GoBD muss die Verarbeitung jedes Geschäftsvorfalls nachvollziehbar sein. Jede Buchung braucht einen Beleg (Belegprinzip). Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können. Die Prüfung muss in beide Richtungen möglich sein: progressiv vom Beleg über Journale und Konten bis zur Bilanz und Steuererklärung, retrograd in umgekehrter Richtung. Diese Prüfbarkeit gilt für die gesamte Aufbewahrungsfrist. Hinzu kommt die Unveränderbarkeit: Niemand darf eine Buchung so verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen und Löschungen an elektronischen Buchungen muss das Unternehmen protokollieren. Hält die Buchhaltung diese Grundsätze ein, hat sie Beweiskraft. Das ist Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt bei der Betriebsprüfung keine Hinzuschätzungen vornimmt.

In SAP Business One

SAP Business One folgt dem Prinzip „Durchstreichen, aber nicht radieren“. Journalbuchungen und Belege lassen sich nicht löschen, sondern nur stornieren oder schließen. Für Belege mit Journalbuchung erzeugt das System einen eigenen Stornobeleg mit der nächsthöheren Belegnummer. Der Originalbeleg erhält dabei den Status Storniert. Die fortlaufende Transaktionsnummer (Primanota-Nummer) macht die Erfassungsreihenfolge jederzeit nachvollziehbar, auch bei vor- oder rückdatierten Buchungen. Das Feld „Ursprung“ zeigt, welche Belegart eine Journalbuchung ausgelöst hat. Außer bei Eröffnungsbuchungen und direkt erfassten Journalbuchungen führt es zum zugrunde liegenden Beleg. Der Verknüpfungsplan stellt alle Belegverknüpfungen grafisch dar. Das Änderungsprotokoll im Menü Extras speichert je Änderung Datum und Benutzer und zeigt den Datensatz im Zustand vor der Änderung. Zusätzlich kann das Unternehmen in den Belegeinstellungen Belege mit früherem Buchungsdatum sperren.

Bezug zum Beitrag

Im Beitrag steht der Audit-Trail für die Buchungsspur der Netting-Funktion der Versino Financial Suite. Jede Netting-Buchung trägt einen Referenztext und ist mit den Originalbelegen verknüpft. So entsteht laut Beitrag ein vollständiger Buchungspfad für die interne Prüfung, den Steuerberater und einen möglichen Jahresabschluss-Audit. Auch nach dem Storno einzelner Netting-Vorgänge bleibt der Audit-Trail erhalten.

Abgrenzung

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