Ausgleichsvorgang (SAP B1)

E-Rechnung in Deutschland: So setzen Sie die Pflicht mit SAP Business One um

Ein Ausgleichsvorgang (auch: Ausgleichsbuchung oder Journalbuchung) ist in SAP Business One eine Buchung, die eine Differenz zwischen den internen Hausbankkonto-Transaktionen und einem externen Kontoauszug auf Null reduziert. Der Ausgleichsvorgang ist damit eine Voraussetzung dafür, dass der Bankabstimmungsprozess erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Kontext

Im Rahmen der Bankabstimmung gleicht SAP Business One die im System erfassten Transaktionen eines Hausbankkontos mit den Zeilen eines importierten oder manuell erfassten Kontoauszugs ab. Weichen die Summen voneinander ab — etwa weil Bankgebühren oder Zinserträge im System noch nicht gebucht sind — blockiert SAP Business One den Abschluss der Abstimmung. Der Ausgleichsvorgang beseitigt diese Differenz durch eine Journalbuchung auf das betreffende Aufwands- oder Ertragskonto. SAP Business One öffnet dazu automatisch das Journalbuchungsfenster, sobald der Benutzer eine Differenz bestätigt.

Der Ausgleichsvorgang kommt in zwei Abstimmungsmodi zum Einsatz:

Manuelle Abstimmung: Der Benutzer erfasst fehlende Transaktionen direkt aus dem Abstimmungsfenster heraus über die Schaltfläche "Adjustment".
Beidseitiger Abgleich: Das System erkennt die Differenz zwischen den SAP-Hauptbuchzeilen (links) und den Bankauszugszeilen (rechts) und fordert den Benutzer auf, eine Ausgleichsbuchung zu erstellen.

Vorgehen

Im Abstimmungsfenster die Schaltfläche "Adjustment" anklicken (manuelle Abstimmung) oder die automatische Aufforderung bestätigen (beidseitiger Abgleich).
Dokumententyp "Journal entry" auswählen.
Das passende Aufwands- oder Ertragskonto (z. B. Bankgebühren) auswählen.
Den Differenzbetrag eingeben und die Journalbuchung hinzufügen.
Vor dem Abschluss der Abstimmung eine Abstimmungsnummer vergeben — empfohlen wird das Datum des Kontoauszugs.

Abgrenzung

Der Ausgleichsvorgang ist kein regulärer Zahlungseingang oder -ausgang, sondern ausschließlich ein Korrekturelement innerhalb des Abstimmungsprozesses. Er dient nicht dazu, bereits im System gebuchte Transaktionen zu stornieren, sondern ergänzt fehlende Positionen, die nur auf dem externen Auszug erscheinen.