Die Rechnungsfreigabe ist die Genehmigung einer Eingangsrechnung durch eine oder mehrere berechtigte Personen, bevor die Rechnung weiterverarbeitet wird. Sie dient der Beschaffungskontrolle, die auch die Richtigkeit der Eingangsrechnung umfasst.
Funktionsweise
Ein Genehmigungsverfahren legt fest, wann ein Beleg eine Freigabe braucht, zum Beispiel ab einer bestimmten Summe. Berechtigte Benutzer, meist Vorgesetzte, genehmigen den Beleg oder lehnen ihn ab. Ohne Genehmigung läuft der Prozess nicht weiter.
In SAP Business One
Für die Freigabe nutzt SAP Business One den Genehmigungsprozess (Administration • Genehmigungsprozess). Belege, die festgelegte Kriterien nicht erfüllen, genehmigen ein oder mehrere Benutzer vor dem Hinzufügen.
Genehmigungsstufen legen fest, wer entscheidet. Jede Stufe hat einen Namen, eine Beschreibung, die Zahl der erforderlichen Genehmigungen und Ablehnungen, die Genehmigenden und die Abteilung. Eine Stufe lässt sich in mehreren Vorlagen verwenden. Mehrere Stufen laufen nacheinander: Erst stimmt die erste Stufe zu, dann die zweite. Scheitert eine Vorstufe, startet die Folgestufe nicht.
Die Genehmigungsvorlage verbindet diese Bausteine. Sie hat die Registerkarten Ersteller, Belege, Stufen und Bedingungen. Unter Belege markiert der Anwender alle Belegstufen, für die der Genehmigungsprozess gelten soll. Eine Bedingung ist zum Beispiel ein Rabatt in Prozent mit dem Verhältnis „Größer oder gleich“. Von mehreren Bedingungen muss nur eine zutreffen. Zusätzlich ist eine SQL-Abfrage möglich, die True zurückliefern muss. Eine Checkbox steuert, ob das Verfahren auch beim Aktualisieren von Belegen greift, die nicht über den Genehmigungsprozess entstanden sind.
Im Ablauf gibt der Ersteller eine Bemerkung ein. Der Beleg ist dann noch nicht hinzugefügt, sondern geparkt. Der Genehmigende erhält eine Nachricht in der „Übersicht Nachrichten/Alarme“. Seine Entscheidung steht zunächst auf „Ausstehend“. Danach setzt er sie auf „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“, jeweils mit Bemerkung. Anschließend erhält der Ersteller eine Nachricht. Er überarbeitet den Beleg oder fügt ihn endgültig hinzu. Der geparkte Beleg bleibt mit dem Status „geschlossen“ erhalten. Deshalb lohnt es sich, die Liste der geparkten Belege von Zeit zu Zeit zu prüfen. Den Stand zeigen der Genehmigungsstatusbericht und der Genehmigungsbericht.
Für die Compliance gelten zwei Hinweise. Erstens müssen alle Benutzer mit schreibendem Zugriff Auslöser des Prozesses sein. Sonst lassen sich die Compliance-Regeln unterlaufen. Neue Benutzer gehören deshalb ebenfalls in den Prozess. Zweitens dürfen Genehmigende ihre eigenen Transaktionen nicht genehmigen können. Ein Mittel dafür ist eine höhere Zahl notwendiger Genehmigungen.
Unabhängig vom Genehmigungsprozess lässt sich eine Eingangsrechnung für die Zahlung sperren. Die Checkbox „Zahlungssperre“ steht auf der Registerkarte Buchhaltung der Eingangsrechnung. Alternativ gilt die Sperre für einen Geschäftspartner insgesamt (Geschäftspartner-Stammdaten • Zahlungssystem).
Das Dokumentenmanagement cks.DMS kennt zwei getrennte Verfahren. Das erste ist das SAP-Genehmigungsverfahren. Das zweite ist ein kleines, eigenes DMS-Genehmigungsverfahren für Unternehmen, die den SAP-Prozess nicht nutzen. Der DMS-Status lautet Kein, Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt. Der Initiator oder ein Superuser kann den Status zurücksetzen. In cks.WEB bearbeiten Genehmigende die „Belege zur Freigabe“: Sie kommentieren, genehmigen oder lehnen ab. Dafür braucht die Genehmigungsstufe zusätzlich den Benutzer „CKS.DMS Server“.
Abgrenzung
Die Rechnungsfreigabe ist eine Genehmigungsentscheidung durch Menschen. Der 3-Wege-Abgleich vergleicht dagegen Bestellung, Wareneingang und Rechnung inhaltlich. Die Zahlungssperre ist ein eigenes Merkmal der Eingangsrechnung: Sie sperrt die Rechnung für die Zahlung. Verwandte Einträge: Genehmigungsverfahren (SAP B1), Genehmigungsprozess (SAP Business One), Genehmigungsvorlage (SAP Business One), Rechnungsprüfung, 3-Wege-Abgleich, Human-in-the-Loop (KI).
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