3-Wege-Abgleich

Der 3-Wege-Abgleich vergleicht drei Belege eines Einkaufsvorgangs miteinander: die Bestellung, den Wareneingang und die Eingangsrechnung. Ziel ist die Prüfung, ob die Rechnung korrekt ist. Abweichungen bei Menge oder Preis werden dabei sichtbar.

Der Abgleich gehört zur Beschaffungskontrolle. Sie umfasst die laufende Kontrolle der Bestellmengen und Liefertermine sowie die Richtigkeit der Eingangsrechnung.

Belegkette im Einkauf

Die drei Belege stammen aus der Belegkette des Einkaufs. In voller Ausprägung reicht sie vom Rahmenvertrag über Bestellanforderung, Lieferantenanfrage und Bestellung bis zu Wareneingang, Eingangsrechnung und Ausgangszahlung. Bei Bedarf kommen Retoure und Eingangsgutschrift hinzu. Einen Wareneingang gibt es nur für Lagerartikel.

Jeder Beleg wirkt anders. Die Bestellung erhöht nur die verfügbare Menge, nicht die Lagermenge. Deshalb entsteht bei der Bestellung keine Journalbuchung. Der Wareneingang bucht die tatsächliche Lagermenge. Bei kontinuierlicher Bestandsführung erhöht er zudem den Wert auf dem Vorratskonto.

In SAP Business One

SAP Business One verbindet die Belege über „Kopieren nach“ (Belege weiterschieben) und „Kopieren von“ (Belege weiterziehen). Mit der Option „Konfigurieren“ übernimmt der Folgebelegassistent auch nur Teile, etwa einzelne Zeilen oder Mengen. Der Beginn der Belegkette ist frei wählbar. So kann eine Eingangsrechnung direkt aus einer Bestellung entstehen. Die Eingangsrechnung übernimmt dann die Funktion des Wareneingangs für Lagerzubuchung und Finanzbuchhaltung.

Offene Mengen machen unvollständig verarbeitete Vorgänge sichtbar. Eine offene Menge in der Bestellung bedeutet zum Beispiel: Eine Artikelzeile ist noch nicht vollständig in einem Wareneingang oder einer Eingangsrechnung verarbeitet. Solange eine Zeile offen ist, bleibt auch der Beleg offen.

Das Wareneingangs-Verrechnungskonto (WE/RE-Konto) überbrückt die Zeit zwischen Wareneingang und Rechnung. Es arbeitet als Zwischenkonto. Beim Wareneingang bucht das System Vorratskonto an WE/RE-Konto. Bei der Eingangsrechnung bucht es WE/RE-Konto und Vorsteuer an Lieferant. Bei einer Retoure bucht es WE/RE-Konto an Vorratskonto. Entsteht nur eine Eingangsrechnung ohne Wareneingang, braucht SAP Business One das WE/RE-Konto nicht. Dann bucht das System Vorratskonto und Vorsteuer direkt gegen den Lieferanten.

Preisdifferenzen berücksichtigt SAP Business One automatisch. Ein Beispiel: 100 Monitore sind zu 279,00 EUR bestellt und eingegangen. Vereinbart ist die Verrechnung zum tagesaktuellen Preis, die Rechnung lautet auf 289,00 EUR. Die Differenz von 1.000,00 EUR fließt automatisch in die Lagerbuchhaltung ein. Bei Standardkosten bucht das System die Differenz auf ein Abweichungskonto.

Für die Kontrolle stehen der Verknüpfungsplan und der Bericht „Offene Belege“ (Einkauf • Einkaufsberichte) bereit. Der Verknüpfungsplan zeigt die Belegverbindungen und den Status offen, geschlossen, bezahlt oder storniert. Zusätzlich lässt sich die Lieferantenreferenznummer in den Zielbeleg kopieren (Administration • Belegeinstellungen, Registerkarte „Pro Beleg“). Allgemein stellen Werkzeuge wie Genehmigungsverfahren oder Transaction Notifications sicher, dass eine definierte Prozesskette eingehalten wird.

Zusatzlösungen setzen beim Erfassen der Rechnung an. Die Belegerfassung cks.ADC prüft vorhandene Vorgängerbelege wie Bestellung oder Wareneingang. Findet sie einen solchen Beleg, verknüpft sie ihn als Basisbeleg und vergleicht die Werte. Abweichungen bei Menge oder Preis hebt cks.ADC hervor.

Bezug zum Beitrag

Der Beitrag von 2025 stellt die Lösung Candis vor. Den automatischen 3-Wege-Abgleich nennt der Beitrag dort als zukünftige Funktion. Candis soll laut Beitrag Bestellung, Wareneingang und Rechnung automatisch abgleichen, um die Korrektheit zu prüfen. Ebenso kündigt der Beitrag die Verknüpfung und Verarbeitung von Bestellungen und Lieferscheinen in SAP Business One für die Zukunft an. Ob diese Funktionen heute verfügbar sind, geht aus dem Beitrag nicht hervor.

Abgrenzung

Der 3-Wege-Abgleich prüft, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung inhaltlich übereinstimmen. Die Rechnungsfreigabe ist dagegen die Genehmigung einer Rechnung durch berechtigte Personen. Verwandte Einträge: Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe, Genehmigungsverfahren (SAP B1).