vorerfasster Beleg (SAP Business One)

Eine Datei, in der Journalbuchungen erfasst und vorübergehend gespeichert werden können, ohne die Buchhaltung zu beeinflussen, und nach einer Genehmigung können diese Journalbuchungen im Buchhaltungssystem gebucht werden.

Vorerfasste Belege in SAP Business One bieten Unternehmen eine flexible Möglichkeit, Finanztransaktionen zunächst zu erfassen und später endgültig zu buchen. Diese Funktion dient als „Parkplatz“ für Buchungen, die aufgrund fehlender Informationen oder Abstimmungsbedarf noch nicht abgeschlossen sind. Sie wird im Finanzmodul verwaltet, wo Benutzer auf offene und gebuchte Belege zugreifen, sie bearbeiten und ergänzen können.

Die Belege lassen sich in zwei Status einteilen:

Offen - zeigt an, dass die im vorerfassten Beleg erfassten Journalbuchungen noch nicht in der
permanenten Datei gespeichert wurden.
Abgeschlossen - zeigt an, dass die im vorerfassten Beleg erfassten Journalbuchungen in der permanenten Datei gespeichert worden sind.

Dies ermöglicht es, einzelne oder gesamte Buchungen flexibel und sicher zu finalisieren. Diese Vorerfassung bietet besonders Vorteile für Jahresabschlussarbeiten, da Rückstellungen und Umbuchungen vorerfasst und bei Bedarf angepasst werden können.

Insgesamt unterstützen vorerfasste Belege eine präzise und kontrollierte Finanzverwaltung, die auch Analyse und Vorbereitung auf Abschlüsse und Audits erleichtert.