Software für projektorientierte Arbeitsweisen ist immer komplex. Eine wahrliche Systemherausforderung entsteht allerdings beim Projektmanagement für Beratungsunternehmen. Neben einem verlässlichen Controlling und Informationen in Echtzeit, braucht neben der Kalkulation von Leistungen und eine schnelle Möglichkeit zur Auswertung aller Daten. Alle Anforderungen sollen schnell und effektiv in einer einzigen Systemlösung abgewickelt werden können. Denn als Beratungsunternehmen werden Projekte meist direkt „live“ beim Kunden abgewickelt und Problemlösungen für das Kundenunternehmen erarbeitet.
Um hier kompetente Arbeit leisten zu können, braucht das Beratungsunternehmen eine verlässliche Software. Und die Ansprüche an eine solche Software wachsen. Hier die wesentlichen Punkte, was eine Projektsoftware für Beratungsunternehmen leisten können muss:
Komplexe Abläufe in Beratungsunternehmen meistern
Projektabläufe sind immer komplex. Funktionen und Daten müssen immer der jeweiligen Fragestellung des Kundenunternehmens unterschiedliche eingesetzt und abgerufen werden. Dabei müsse die erlangten Informationen auch für die Zukunft wieder abrufbar sein. Diese Leistung muss dazu dokumentiert werden. Das ist zum Teil während des Projekts notwendig, zum Teil anschließend.
Leistungen und Information vernetzen und abrufen
Projekte haben unterschiedliche Schwerpunkte. Je nach Aufgabenstellung geht es um Kunden, Vertrieb, interne Organisation, Beratung, Einkauf etc. Je nach Projektart gibt es zudem verschiedene Projektphasen. Ein System für das Projektmanagement hat die Aufgabe dabei, die verschiedenen Phasen in Aufgaben zu teilen. Die Software muss diese Aufgaben nicht nur transparent anzeigen, sondern die Möglichkeit schaffen, diese weiterzugeben. Informationen wie E-Mails, Abrechnungen, Mitarbeiter am Projekt etc. müssen von allen abgerufen werden können und gleichzeitig im Workflow immer nachvollziehbar sein.
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Übersicht von Anfang bis Ende
Auch während der Akquise werden über den möglichen Neukunden bereits viele Daten gesammelt, die für den späteren Projektverlauf relevant sein können. Daher sollte das System die Möglichkeit haben, diese Daten für den späteren „echten“ Projektablauf verfügbar zu machen. Dazu gehören neben Nachrichten und Dokumenten, auch Kommentare und Gesprächsprotokolle, die Vereinbarungen dokumentieren können.
Dokumentenmanagement via Link
Von der Präsentation, über die Auswertung bis zum Vertrag – alle diese Dokumente sind für einen Projektverlauf relevant und werden es bis zum Abschluss auch immer wieder sein. Eine vereinfachte Steuerung dieser Dokumente lässt sich über ein entsprechendes System z.B. über Links generieren. Ein wesentlicher Vorteil dabei ist, dass es nur ein „aktuelles“ Dokument gibt, dessen Änderungen durch entsprechende Dokumentation auch noch stets nachvollzogen werden können. Das vermindert die Anfälligkeit für fehlerhafte Kopien oder Redundanzen. Zudem spart diese Methode Speicherplatz.
Zeit- und Terminmanagement in Beratungsunternehmen
Ein essenzieller Punkt in Projekten ist immer die Zeit. Meist werden von Beginn an Termine festgelegt und meist können diese nicht eingehalten werden. Um möglichst nah beim Zeitplan zu bleiben, ist ein kalkulierbarer Einblick in den Projektablauf notwendig. Das zu sollte das System z.B. die Arbeitszeiten der Berater erfassen. So können Verzögerungen rechtzeitig erkannt und diesen entgegengewirkt werden. Gleichzeitig ist es für das Unternehmen wichtig, dass alle geleisteten Aufgaben auch erfasst werden. Bei Beratungsunternehmen fällt hier häufig etwas unter den Tisch. Deshalb ist es gut, wenn ein System möglichst automatisiert Leistungen erfasst und in die Rechnung übernommen wird. Hilfreich können hier mobile Apps sein, die die Daten direkt in das System übertragen.
Richtig kalkulieren in Beratungsunternehmen
Angebots-, Begleit- und Abschlusskalkulation. Alle relevant, um die Wirtschaftlichkeit eines Projekts mit allen Kosten und Erlösen einzuschätzen. Ein System sollte dieses auch aus buchhalterischer Sicht begleiten und neben dem Management auch die Abrechnung abbilden können. Durch die fakturierten Leistungen können im System verlässliche Rechnungen erstellt werden und bieten eine gute Basis für Reports vor, während und nach dem Projektverlauf.
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