Methoden zum effektiven Projektcontrolling

Den Überblick über ein oder mehrere Projekte zu behalten, ist eine der schwierigen Herausforderungen im Projektmanagement. Dabei gibt es verschiedene Blickwinkel aus denen sich Projekte und Projektfortschritte bewerten lassen. Das Projektcontrolling kennt deshalb hierzu einige Methoden.

Projektcontrolling mit Meilensteinen

Die Analyse von Projektmeilensteinen schafft einen Überblick über den Projektfortschritt. Wer Projektarbeit kennt, weiß um den ständigen Kampf mit dem Zeitplan. Um diesen überhaupt kontrollieren zu können, muss das Projekt in sinnvolle aufeinander aufbauende Meilensteine aufgeteilt werden. Anfangs- und Endtermin je Meilenstein werden dabei festgelegt. Bei komplexeren Vorhaben wird überdies die Abhängigkeit zwischen den Meilensteinen definiert. Meilensteine eines Projektes lassen sich im Allgemeinen gut grafisch über Gantt-Diagramm darstellen. Aber auch ein tabellarischer Projektstrukturplan lebt von den definierten Meilensteinen. Die Meilensteinanalyse ist gleichzeitig eines der wichtigsten Instrumente des Projektcontrolling.

Stimmen Soll und Ist überein?

Pläne sind in die Zukunft gerichtet und werden letztendlich von der Gegenwart eingeholt. Das ist demnach der Zeitpunkt, wo der Sollzustand mit dem tatsächlichen Istzustand verglichen wird. Beim Soll-Ist-Vergleich orientiert sich der Projektcontroller klassisch an vorher festgelegten Budgets. Diese können sich auf Teile oder/und das ganze Projekt beziehen. Einbezogen werden dabei alle internen und externen Kosten und Erlöse des Projektes. Stellt das Projektcontrolling Abweichungen zwischen Soll und Ist fest, müssen entsprechend Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, oder der Plan wird angepasst.

Mit Ampeln alle im Überblick

Als Menschen sind wir auf bestimmte Signale geeicht. Eine rotes Licht löst bei vielen sofort erhöhte Aufmerksamkeit aus. Darum eigenen sich Ampelfunktionen auch gut um auf Abweichungen im Projekt hinzuweisen. Sogenannte Gleichgewichtsansichten sorgen mit ihrer Farbkodierung von Grün (regulärer Verlauf) Gelb (kritischer Verlauf) und Rot (überschrittener Verlauf) für eine gute Übersicht im Projektcontrolling.

Die Nachkalkulation von Projekten

Ist ein Projekt abgeschlossen bringt die Nachkalkulation die gesicherten Erkenntnisse über den Erfolg. Die dabei ermittelte Wirtschaftlichkeit dient nicht zur Beruhigung. Die Projektnachkalkulation liefert auch wichtige Informationen über Schwächen und Stärken der Projektorganisation. So vermeidet man in folgenden Projekten Fehler und baut Erfolge aus.

Die Stärke von MariProject: Projektauswertungen im Detail

In MARIProject kommen alle Projekt-bestimmten Daten zusammen: Planungszeiten, Kosten, Erträge, festgestellte Leistungen, aufgewendetes Material, etc. Sie bekommen in Bruchteilen ohne großen Aufwand derzeitige, sichere Projektauswertungen, weil die gesamten Daten einheitlich im System bestehen.

Im Standard enthalten: Mehr als 200 Auswertungen: Fertigstellungsgrad, Restkapazität, Vergleich vorrausichtliche- / Ist-Projektstunden, Mitarbeiterauslastung, Projektumsatz, etc.
Zusätzlich ist es möglich unternehmensspezifische Auswertungen offen zu definieren, wie eine Deckungsbeitragskalkulation je Projekt oder ein Dashboard für Plan-Ist-Stunden-Vergleiche pro Kunde.

Echtzeitanalysen auch bei großen Datenmengen (Big Data)

Große Datenmengen kommen ebenfalls in kleinen und mittelständischen Unternehmen zusammen. Um zum Beispiel im Handel für das Sortimentsspektrum Daten zielorientiert analysieren zu können, ist eine Lösung wie SAP Business One on HANA von Interesse.

Des Weiteren ist für die tagesaktuelle Auswertung von umfangreichen Projekten, wie sie im Anlagenbau oder in Ingenieurbüros an der Tagesordnung sind, SAP Business One on HANA eine gute Lösung. Denn diese Version beinhaltet spezifische Werkzeuge für die Erzeugung von visualisierten Dashboards, durch diese behalten Sie die Entfaltung Ihrer Projekte gut im Auge. So haben sich die Dashboards zu Beispiel bei der Auswertung von Wartungsaufträgen oder in der Produktentwicklung als sehr förderlich erwiesen.