Rechnungsabgrenzung korrekt anwenden

Die Rechnungsabgrenzung ist eine wesentliche Aufgabe der Buchhaltung, wenn es um den Periodenabschluss geht, zum Beispiel beim Erstellen des Jahresabschlusses. Dabei müssen Aufwendungen und Erträge stets den wirtschaftlichen Perioden zugewiesen werden, in denen sie entstanden sind.

Versino Financial Suite für SAP Business One Finanzwesen

Es geht also darum, den genauen Periodengewinn eines Unternehmens zu ermitteln, wozu ebendiese Rechnungsabgrenzungen unbedingt notwendig sind. Da es oft Zeitunterschiede zwischen Zuflüssen und Ausgängen bzw. Einnahmen und Ausgaben gibt, können Diskrepanzen auftreten, welchem der Zeiträume der Unternehmensgewinn zuzurechnen ist. Das Verfahren stellt dabei sicher, dass die Abgaben für einen konkreten Abrechnungszeitraum auch ordnungsgemäß an den Fiskus abgeführt werden können.

Bei der periodengerechten Abgrenzung ist nicht der genaue Zeitpunkt oder das Datum des Zahlungsstroms von Bedeutung. Stattdessen geht es um die Zeitspannen, in denen Aufwandsarten oder Ertragsarten angefallen sind (altes Geschäftsjahr) oder anfallen werden (neues Geschäftsjahr).

Transitorischer Rechnungsabgrenzungsposten

Wesentlich bei transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten ist, dass man Zahlungen (Ertrag oder Aufwand) während des laufenden Geschäftsjahres (vor dem Bilanzstichtag) tätigt. Die dazugehörige Leistung findet dann erst während des laufenden Geschäftsjahres statt.
Je nachdem, ob die Transaktion Ertrag oder Aufwand ist, wird hier unterschieden zwischen:

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Antizipativer Rechnungsabgrenzungsposten

Bei der antizipativen verhält es sich umgekehrt zu den transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten: Die Leistungen erfolgen im alten Geschäftsjahr und damit vor dem Bilanzstichtag. Die Erträge bzw. Aufwände werden dann erst während des neuen Geschäftsjahres gebucht.
Je nachdem, ob die Transaktion Ertrag oder Aufwand ist, wird hier unterschieden zwischen:

Sonstige Verbindlichkeiten
Sonstige Forderungen

Aktive Rechnungsabgrenzung

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden gebildet, wenn ein Unternehmen im laufenden Geschäftsjahr Ausgaben für das nächste Geschäftsjahr tätigt. Die aktive Rechnungsabgrenzung wird also charakterisiert durch die Merkmale:

Ausgabe vor dem Bilanzstichtag
Aufwand im neuen Geschäftsjahr

Der Zweck der aktiven Rechnungsabgrenzung ist es, exakt zu identifizieren, welcher Teil der erfolgten Zahlung zum alten Geschäftsjahr und welcher Teil zum neuen Geschäftsjahr zuzurechnen ist.

Zum Bilanzstichtag muss der bezahlende Geschäftspartner die Ausgaben, die dem neuen Geschäftsjahr zuzurechnen sind, als aktive Rechnungsabgrenzung auf der Aktiv-Seite der Bilanz ausweisen. Sollten neue Abrechnungsperioden begonnen haben, müssen alle aktiven Rechnungsabgrenzungen aufgelöst werden, indem sie auf das entsprechende Konto der neuen Periode übertragen werden.

Passive Rechnungsabgrenzung

Passive Rechnungsabgrenzungsposten werden erfasst, wenn Geschäftspartner eines Unternehmens (z. B. Kunden) bereits im laufenden Geschäftsjahr Ausgaben für das nächste Geschäftsjahr vornehmen. Das Unternehmen geht dadurch also eine Leistungspflicht ein. Eine passive Rechnungsabgrenzung hat also folgende Kennzeichen:

Einnahme vor dem Bilanzstichtag
Ertrag im neuen Geschäftsjahr

Zum Bilanzstichtag muss das Unternehmen die dem neuen Geschäftsjahr zuzurechnenden Erträge als passive Rechnungsabgrenzung auf der Passivseite der Bilanz ausweisen. Hat eine neue Periode begonnen, muss der passiven Rechnungsabgrenzung durch Umbuchung auf das entsprechende Konto der neuen Periode storniert werden.

Automatische Rechnungsabgrenzung in SAP Business One

Mit der Versino Financial Suite steht für SAP Business One ein Werkzeug zur korrekten Rechnungsabgrenzung zur Verfügung. Damit hat man die Möglichkeiten, sowohl bei EK als auch VK Rechnung durch Eingabe des tatsächlichen Abrechnungszeitraumes die Abgrenzungsbuchungen zu erstellen. Dies geschieht automatisch im Hintergrund beim Hinzufügen der Rechnungen (oder Gutschriften).

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