„Was darf ein ERP-System wie SAP Business One kosten?“ – Diese Frage steht auch bei uns immer wieder im Raum. Als Antwort wird hierbei häufig ein fester Betrag oder eine Kalkulation gemessen am Umsatz erwartet. Damit sollte sich aber kein Unternehmen zufriedengeben. Denn der Wert eines ERP-System sollte vielmehr daran gemessen werden, wie das Unternehmen dieses nutzt. Während es Firmen gibt, die ihre ERP-Software als Datenspeicher nutzen, definieren andere ihre gesamten Prozesse über dieses System. Dadurch wird aus der Frage „Was darf ein ERP-System kosten?“ die Frage „Was möchten wir mit einem ERP-System erreichen?“ und damit „Was ist uns das Wert?“.
Gemessen an der ein oder anderen Softwarelizenz erscheinen einem die Beträge horrend, die ein Unternehmen in ein ERP-System investieren muss. Deshalb ist für die Entscheider die Beantwortung der Frage: „Was bringt uns das?“ im Vergleich wesentlich wichtiger. Denn stellt sich der gewünschte Effekt nicht ein, muss das Unternehmen ein durchaus spürbares Defizit verkraften. Um die Investition kalkulierbar zu machen, wird häufig ein Return on Invest – kurz ROI – eingesetzt.
ERP Systeme und externe Kosten
In einem Return on Invest wird der zu erwartende Mehrwert ins Verhältnis mit der einzusetzenden Investition gesetzt. Im Fall einer anstehenden Investition in ein ERP-System zählt hier vor allem die Einschätzung der Lebensdauer wichtig. Denn die Kosten wie z.B. für Lizenzen, fallen bei einer ERP-Software recht kurzfristig an, der Nutzen macht sich aber eher langfristig bemerkbar. Dabei ist es am schwierigsten, realistische Einschätzungen für die Zukunft zu machen. Deshalb ist das ROI teil der ERP-Evaluation, die wiederum fester Bestandteil jeder ERP-Einführung bzw. dieser vorangehen sollte. Durch die genaue Definition von Ausgangslage, Anforderungen, Ansprüchen und Zielen können ungute Überraschungen vermieden und gezielter in Sachen Investition kalkuliert werden. Dazu muss das Unternehmen sich und seine Prozesse aber entsprechend gut kennen, um entsprechende Aussagen zu machen. Das richtige Projektteam in Kombination mit dem richtigen Anbieter kann hier aber vorausschauend Arbeiten und gerade die externen Kosten mittels der ROI-Methode recht nah ermitteln.
ERP Systeme und interne Kosten
Eine größere Herausforderung stellt die Ermittlung der internen Kosten einer ERP-Einführung dar. Denn während des Projekts werden im Unternehmen interne Arbeiten anfallen, für die Mitarbeiter verantwortlich gemacht werden müssen. Wo und wann diese anfallen lässt sich zuvor nur schwer bestimmen. Je nach Kapazitäten des Unternehmens werden die anschließenden Kosten ausfallen. Hier spielt auch die Planung der ERP-Einführung eine wesentliche Rolle. Werden die entsprechenden Mitarbeiter gleich mit einbezogen, lassen sich die Aufwände eher kalkulieren.
Zusätzlich sollten in einem Return on Invest auch die Kosten bedacht werden, die nach er Inbetriebnahme des Systems anfallen und z.B. in die Weiterentwicklung investiert werden müssen. Schwierig ist hier häufig die Aufteilung dieser Kosten und jener, die für Apps oder Schnittstellen zu anderen Programmen anfallen.
Der messbarer Nutzen von ERP Systemen
Die größte Herausforderung des Return on Invest stellt aber immer noch die Definition des letztendlichen messbaren Nutzen bzw. Mehrwert dar. Denn dieser setzt sich immer aus zwei Bestandteilen zusammen: Zum einen der Nutzen, der direkt nach der Einführung des ERP-Systems eintritt, indem z.B. Aufgaben automatisiert werden. Zum anderen aber auch Verbesserungen, die weit komplizierter zu erfassen sind. Darunter fallen z.B. die Transparenz, die eine ERP-Software schafft oder Fehlerquellen reduziert. Hier einen konkreten messbaren Wert aufzustellen ist daher sehr schwierig.
Eine Möglichkeit ist zwischen einem „garantierten“ und einem „möglichen“ Wert zu unterscheiden. Während sich der „garantierte“ Wert sofort mit dem Einsatz des neuen ERP-Systems einstellt, muss der „mögliche“ Wert häufig erst noch mit zusätzlichen Maßnahmen umgesetzt werden (z.B. durch entsprechendes technisches Know-How). Somit ist der jeweilige Wert, der in die ROI-Kalkulation einfließt auch immer ein Stück weit abhängig von den internen Gegebenheiten im Unternehmen.
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