Das SAP Business One Service Modul ist vor allem für Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen verkaufen, Kunden Verträge oder Supportvereinbarungen anbieten, Anrufe von Kunden oder Lieferanten erhalten, die eine Aktion bzw. Support innerhalb des Unternehmens wünschen (z. B. Angebote oder Reklamationen).

Die Service-Struktur in enthält einige Elemente, die sehr hochintegriert sind. Die Basis in SAP Business One dafür ist der Servicevertrag. Auf dieser Datenbasis kann man Serviceabrufe aufnehmen und weiterverarbeitet. Ferner werden bei der Auslieferung von Seriennummern-Artikeln wird ein Eintrag in den Stammdaten des Kundenequipments angelegt.

Der Servicevertrag in SAP Business One

Servicevertrag in SAP Business One
Servicevertrag in SAP Business One

Die Basis für Leistungen innerhalb eines Service in SAP Bussiness One ist der entsprechende Servicevertrag. Ein solcher muss für einen Kunden vorhanden sein, wenn er Serviceleistungen in SAP erhalten soll. Solche Serviceverträge lassen sich auch als Vorlagen anlegen und dann für jeden Kunden individuell gestaltet werden.

Man kann solche Supportverträge bzw. Garantieverträge für jedweden Artikel oder Dienstleistung im System für Kunden hinterlegen. Ein Vertrag hat eine Laufzeit, über ein Anfangsdatum und ein Enddatum festgelegt wird. Außerdem werde Vertragsbedingungen hinterlegt, die unter anderem Bearbeitungsfristen regeln.

Stammdaten Kundenequipment im Service

Wenn über eine Lieferung (Lieferschein) oder eine Ausgangsrechnung an einen Kunden ein Artikel ausgeliefert, der mit einer Seriennummer geführt wird, wir in SAP Business One automatisch ein sogenannten Kundenequipment automatisch angelegt. Hierüber kann dann nachvollzogen werden, welche Produkte, Geräte, Lizenzen usw. von welchen Kunden genutzt werden.

Serviceabrufe in SAP Business One

Serviceabruf in SAP Business One
Serviceabruf in SAP Business One

Ein Serviceabruf kann von einem Kunden oder einem Lieferanten durch einen Anruf, eine E-Mail, ein Webportal oder eine andere Art der Kommunikation initiiert und in SAP Business One dokumentiert werden. Dabei werden alle Aktivitäten, Lösungen, Ressourcen, Ausgaben, Dokumente usw. aufgenommen. Über Berichtsfunktionen lassen die im System dokumentierten Serviceabrufe filtern und nach bestimmten Kriterien anzeigen. Serviceabrufe können so aus verschiedene Blickwinkeln betrachtet werden. Das kann eine bestimmte Queue, Techniker, Problemtyp, Priorität, Artikel oder Status oder Fälligkeiten, oder Zeitbereiche sein.
Weiterhin gibt es Funktionen, die als Service-Monitor die Anzahl der offenen, überfälligen Serviceabrufe angezeigt.

Service Lösungsdatenbank

Über die in den Serviceabrufen dokumentierten Lösungen in Bezug auf die Probleme der Kunden werden in einer zentralen Lösungsdatenbank abgespeichert. Die Beschreibung der Ursachen und die Details der Lösung können samt Anhängen dort gespeichert werden.

Serviceabruf Verknüpfungsplan
Serviceabruf Verknüpfungsplan

Aktivitäten und Terminsteuerung

Aus Serviceabrufen können direkt Aktivitäten erzeugt werden. Diese könne jegliche Art von Tätigkeiten, Aufgaben in oder außerhalb von SAP Business One steuern, Kundenbesuche, Meetings oder Belegerstellungen etc.

Mobile Service APP für SAP Business One

Mit der mobilen App SAP Business One Service können Außendiensttechniker mit einem Android- oder iOS-Gerät einfach und effizient Vor-Ort-Services erbringen. Die SAP Business One Service-App, die sowohl auf HANA- als auch auf SQL-Plattformen unterstützt wird, ermöglicht es Außendiensttechnikern:

  • Servicetickets anzeigen und Termine mit ihrem Kalender synchronisieren
  • Servicetickets anzeigen, bearbeiten, schließen, freigeben und drucken
  • Details zu Serviceverträgen und Garantien einsehen
  • Kunden anrufen und Kundenstandorte auf einer Karte anzeigen
  • Barcodes oder QR-Codes scannen, um Artikel zu identifizieren und Informationen zu aktualisieren
  • Einfaches Ein- und Auschecken von Serviceeinsätzen mit automatischem Zeitstempel und Geolocation
  • Anhängen von Fotos und Kundenunterschriften an den Serviceabruf
  • Anzeigen von Dokumenten, die mit dem Serviceabruf zusammenhängen, z. B. ein Benutzerhandbuch
  • Anzeigen, Bearbeiten und Erstellen von Kundenaufträgen in Verbindung mit dem Serviceabruf
  • Anzeige der wichtigsten Leistungsindikatoren (nur HANA-Version)
  • Monatlich geschlossene Tickets
  • Jährliche In-Service-Rate
  • Die fünf am häufigsten reparierten Artikel
  • Die fünf meistbesuchten Kunden

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