Warum Excel gut, ein ERP aber besser ist

Viele Unternehmen greifen trotz dem mittlerweile großen und veritablen Angebot an ERP-Lösungen, immer noch zu Excel um Daten auszuwerten . Man muss der Office-Lösung auch seinen Tribut zollen. Sie ist nicht nur eine allseits bekannte Möglichkeit zur Erfassung von – ja, eigentlich allem! Zudem sind die meisten PCs im Standard mit dem Office-Paket ausgerüstet, was das Tool sehr preiswert macht. Dennoch, auf die Dauer – und insbesondere bei steigenden Kundenzahlen – ist Excel für das Tagesgeschäft in einem Unternehmen nicht geeignet. Drei Gründe warum sich ein Wechseln von Excel zum ERP-System lohnt.

Excel verschafft Übersichten, ERP automatisiert diese

Versino Financial Suite für SAP Business One Finanzwesen

Excel ist gut, um sich eine Übersicht zu verschaffen. Aber eben immer nur in einem kleinen Rahmen. Was ein Unternehmen braucht, ist jederzeit die Information aus einer Übersicht abrufen zu können, wenn diese gebraucht wird. Nehmen wir unter anderem das Rechnungen schreiben. Ein Prozess, der in jedem Unternehmen vorhanden ist und reibungslos ablaufen sollte. Wenn aber jede Rechnung neu aufgesetzt werden muss, also z.B. die Rechnungsnummer in der letzten Rechnung nachgeschlagen werden muss, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Ein ERP-System würde dafür sorgen, dass die Nummer immer in der Rechnungs-Maske an der richtigen Stelle ist und auch korrekt übernommen wird – ohne jeglichen manuellen Aufwand.

Des Weiteren übernimmt das ERP-System auch wesentlich gewichtigere Aufgaben, wie z.B. die Verwaltung von offenen Posten. Statt mühsam manuell zu überprüfen, welche Rechnungszahlungen schon eingegangen sind, und Mahnungen zu schicken, übernimmt hier die Software.

Viele ERP-Lösungen können mittlerweile selbstständig auf Ihre Kontoauszüge im Online-Banking zugreifen. Zahlungseingänge werden dann den offenen Posten zugeteilt, die dann mit einem Klick aus dem System ausgebucht werden können. Ist jedoch kein fristgerechter Zahlungseingang vorhanden, werden Sie automatisch daran erinnert, eine Mahnung zu verschicken – mit einem weiteren Klick

Excel für den Einzelnen, ERP für Alle

Excel-Dokumente – eigentlich jede Art von Dokumenten – verschwinden gern in den Tiefen der Desktop Ordner. Das ist nicht die Schuld von Excel, das sind die Menschen. Denn egal, ob privat oder bei der Arbeit, wir haben alle unsere Ablagesysteme, in denen die Dokumente meist zuerst abgelegt werden, bevor sie im zentralen Ablagesystem landen. Es kommt aber in den besten Unternehmen vor, dass gerade dann, wenn ein bestimmtes Dokument gebraucht wird, der verwaltende Mitarbeiter nicht im Haus ist.

ERP-Systeme machen durch ein automatisiertes Ablagesystem, einen solchen Ablauf zur Seltenheit. Alle Dokumente sind immer durch eine Belegnummer auffindbar oder sind einem Kunden oder Lieferanten zugeteilt. So kann das Dokument eigentlich immer gefunden werden.
Optimal für spontanes Zugreifen sind Online-Lösungen, mit denen Dokumente immer und überall aus dem Netz abgerufen, dort bearbeitet und abgelegt werden können.

3 – Excel ist einfach, ERP verlässlich

Vielleicht das Beste an Excel sind die Auswertungs-Möglichkeiten. Die Einfachheit der Pivot-Tabellen ist für jeden zugänglich und trotz beachtlichem Leistungsstand. Aber dennoch – die Zahlen müssen erst in das Excel-Dokument kopiert, im besten Fall exportiert werden.

In ERP-Lösungen sind alle Zahlen bereits vorhanden und aktualisieren sich ständig. Daten wie z.B. Verkaufszahlen lassen sich so, mit ein paar Klicks einfach abrufen.

SAP B1 Blog