Agil in die Zukunft: Mitarbeiter im agilen ERP-Projekt

Mitarbeiter sind der relevante Faktor für das Gelingen eines ERP-Projekts. Warum? Weil das Projekt-Management bei ERP Einführungen eine komplexe Aufgabe ist, die Beteiligung auf allen Ebenen erfordert. Verstärkt wird der Anspruch an das Engagement der Beteiligten, wenn das Projekt agil durchgeführt werden soll.

Warum will denn wieder niemand?

Freiwillige vor. Und dann meldet sich niemand. So beginnen die meisten Suchen nach Key-Usern für ERP-Projekte. Aber wieso sind diese Positionen eigentlich so schwer zu besetzen?

Meist haben die Mitarbeiter bereits schlechte Erfahrungen mit bisherigen IT-Projekten gemacht. Das Alltagsgeschäft hat unter den zusätzlichen Aufgaben gelitten und zusätzliche Aufgaben sind ohnehin immer schwer kalkulierbar, gerade wenn es um große Veränderungen geht. Viele Mitarbeiter haben auch keine Erfahrung mit Projekt-Führung und schrecken deshalb vor der Aufgabe zurück.

Die schlechteste aller Varianten ist es jetzt einfach über die Köpfe der Betroffenen hinweg Verantwortliche zu bestimmen. Gerade bei agil geführten Projekten, sollten keine Verantwortlichkeiten verteilt, sondern ein Gefühl der selbstbestimmten Verantwortung geschaffen werden. Aber wie?

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Einbeziehen wo es geht

Alles Beteiligenten müssen von Anfang an das Gefühl haben dabei zu sein. Das heißt die Mitarbeiter auch schon im Entscheidungsprozess zu involvieren. Wer das Gefühl hat, eine Entscheidung mitgetroffen zu haben, fühlt sich nachträglich auch eher für diese veranwortlich.

Dazu gehört natürlich auch, dass alle Projekt-Teilnehmer über die Rahmenbedingungen, Projektumfang, Termine, Ansprechpartner und vertrageliche Regelungen informiert sind. Gerade für die weniger Projekt-Erfahrenen ist es hilfreich hier einen Kalender mit regelmäßigen Terminen zu erstellen, die markieren an welchem Punkt des Prozesses sich das Unternehmen derzeit befindet. Zusätzliche Motivation lässt sich dadurch schaffen, indem man veranschaulicht, welche Vorteile für wen durch die Neuerungen geschaffen werden. Falls möglich, auch im Projekt-Prozess. Zum Beispiel können Mitarbeiter in ihrem Fachgebiet gerade im Falle ERP eine wichtige Stütze sein, die Software zugunsten des Unternehmens anzupassen.

Agil planen

Das Bedürfnis nach der Kalkulierbarkeit von Aufgaben und die agile Arbeitsweise können sich schnell in die Quere kommen. Dabei sind gerade im Fall ERP-Projekt zu strikte Zeitpläne eine Quelle der Frustration. Deshalb verabschiedet man sich bessern von einheitlichen Deadlines, Aufgaben oder Abhängigkeiten. Abgeben ist das Stichwort, was gerade für Projekt-Leitende ungewohnt ist. Eine ungefähre Timeline für alles schadet nicht, jedoch sollten die einzelnen Teams oder Verantwortlichen individuelle Pläne erstellen.

Teamgeist schaffen

Oft haben Mitarbeiter auch Bedenken, was den zusätzlichen Arbeitsaufwand angeht. Hier sollten die Projekt-Leitenden unbedingt gleich zu Beginn für Klarheit sorgen und beispielsweise eine Regelung zur Erfassung von Überstunden diskutieren. Auch sollten Möglichkeiten definiert werden, die im Falle der Überlastung ergriffen werden können. Gerade wenn Projekt-Leitende in die Problem-Diskussion miteinbeziehen, führt das oft dazu, dass die Mitarbeiter sich erstens in ihren Bedenken ernst genommen fühlen und darum auch verstärkt an konstruktiven Lösungen interessiert sind. Zweitens greifen sie sich dann auch lieber gegenseitig mal unter die Arme. Diese anfängliche Problem-Debatte kann dabei ein wichtiger Grundstein für weitere Termine sein, bei denen sich die Projekt-Teilnehmer gegenseitig über den derzeitigen Stand informieren, Erfolge feiern und Probleme besprechen. Auch nach der Implementierung des neuen Systems kann das sehr hilfreich sein, da die Mitarbeiter genau wissen, an wen sie sich zu welcher Sache wenden müssen. Gegebenenfalls können die Mitarbeiter sich auch gegenseitig zu ihren Fachbereichen schulen, was eine viel individuellere Einführung möglich macht, als sie ein ERP-Anbieter jemals möglich machen könnte. Außerdem sind die Mitarbeiter auch in der Arbeit mit dem System als zentraler Ansprechpartner viel geeigneter.

Mitarbeiter so zu motivieren, dass sie sich eigenverantwortlich an einem agilen Projekt beteiligen, benötigt also unter Umständen mehr Aufwand an Teambuilding Maßnahmen und ein wenig Vertrauen. Langfristig lohnt sich dieser ungewohnte Input aber und er trägt darüber hinaus zu einer agileren Arbeitshaltung bei.

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