Buchhaltung erklärt: Umsatzsteuer-Voranmeldung

Jedes Unternehmen in Deutschland ist umsatzsteuerpflichtig. Das heißt, es muss bei Verkäufen die bei Verkäufen erhobene Steuer an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig erhält ein Unternehmen die bei Einkäufen gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) zurück. So wird die Umsatzsteuer zu einem durchlaufenden Posten. Das Finanzamt möchte dabei von Unternehmen regelmäßig informiert werden. Das geschieht über die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Was genau ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist im Prinzip eine Kontrollfunktion für Steuerzahler und das Finanzamt. Die Umsatzsteuer ist dabei gleichermaßen eine Jahressteuer, zu der im folgenden Jahr eine Umsatzsteuer-Erklärung abgegeben werden muss. Das ELSTER-System rechnet dann die bisherigen Zahlungen der Umsatzsteuer an.

Wenn Sie alle Umsatzsteuern fristgerecht (also pro Quartal oder monatlich) angemeldet und bezahlt haben, kommt bei der Umsatzsteuer-Erklärung zu keiner “Zahllast”. Falls zu viel Umsatzsteuer gezahlt wurde, wird die aber auch erstattet. Genauso funktioniert es im Übrigen bei der Einkommenssteuervorauszahlung.

Wann muss ich anmelden?

Die kleinen Unterschiede machen es aus: bis zum 10. Januar, 10. April, 10. Juli oder 10. Oktober müssen Freelancer und Unternehmer, im Vorjahr zwischen 1.000,01 und 7.500 Euro Umsatzsteuer gezahlt haben, ihre Umsatzsteuervoranmeldung ab. Liegt ein Unternehmen über diesem Betrag, wird zum 10. eines jeden Monats vorangemeldet. Liegen Sie unter dem Wert, befreit Sie das Finanzamt von der Voranmeldung befreit. Die Jahreserklärung bleibt aber.

Drei Tage Schonfrist hat man als Umsatzsteuerzahler. Erst ab dem 14. tritt der Säumniszuschlag ein.
Nach einer Gründung müssen Sie für das erste und das folgende Jahr eine Voranmeldung beim Finanzamt einreichen.
Kleinunternehmer (Umsatz unter 17.500 Euro) müssen aber keine Voranmeldung leisten.

Extra: Dauerfristverlängerung

Wenn Ihnen 10 Tage zu kurz für eine verlässliche Buchhaltung sind, können Sie auch eine einmonatige Fristverlängerung beantragen. Wenn Sie aber eine monatliche Umsatzsteuerpflicht haben, müssen Sie 1/11 der Vorjahressumme Ihrer Steuer zahlen, um diese zu erhalten. Verrechnet wird hier immer am Jahresende.

Wie kann die Voranmeldung abgegeben werden?

Abgegeben wird normalerweise über das ELSTER-System. Dazu brauchen Sie mindestens ein Zertifikat für Ihren Rechner. Dieses kann einfach beim Finanzamt beantragt werden – und wird auch von diesem eingerichtet. Das Formular dann “einfach” regelmäßig mit Stammdaten befüllen und anschließend die Umsatzsteuer ermitteln.

Weil das nicht immer ganz einfach ist, hier Step-by-Step:

Zeile 81: Hier tragen Sie die Umsätze für 19% Umsatzsteuer ein (Netto).

Zeile 86: Wenn Sie 7 % Umsatzsteuer zahlen müssen, dann hier die Umsätze (Netto). So auch die Umsätze aus Dreiecksgeschäften.

Zeile 66: Hier werden die gezahlten Vorsteuerbeträge eingetragen. Allerdings NUR der Steuerbetrag, nicht die Nettoumsätze.

Hier ein Beispiel: 

Einnahmen: 1.190 Euro (1.000 Euro netto + 19% Umsatzsteuer)
Ausgaben: 83,30 Euro (70 Euro netto +19% Umsatzsteuer)

Zeile 81:  1.000 Euro (Netto-Wert)

Zeile 66: 13,30 Euro (19% Umsatzsteuer-Wert)

Zeile 83: Hier wird nun von ELSTER die zu leistende Umsatzsteuer angezeigt. Bitte auf Plausibilität prüfen und anschließenden mittels “Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln” einreichen (Passwort für Zertifikat erforderlich).

..Wichtig danach! Datei für die eigenen Unterlagen speichern und gegf. drucken.

Jetzt müssen Sie nur noch die Umsatzsteuer-Voranmeldung bezahlen und fertig.

Add-On: ELSTER für SAP Business One

Das Elster Add-on zur elektronischen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist standardmäßig im Lieferumfang von SAP Business One. Durch ständig aktualisierte Zertifizierungen sind die Release- und Rechtssicherheit für Unternehmen gewährleistet.
Selbst länderspezifische Zuordnungsvorschriften oder Meldungen können dank der einwandfreien Funktion der Installation berücksichtigt und entsprechend gemeldet werden. Die Mehrwertsteuerberechnung wird dann automatisch auf jeden Bestandteil der Transaktionen der Periode angewendet.
So können die Unternehmen ihre monatliche (oder vierteljährliche) Elster-Umsatzsteuervoranmeldung online einreichen und gleichzeitig den Umsatzsteuerbericht für eigene Zwecke generieren.