Daran scheitern ERP-Projekte - und wie man es anders machen kann

Ein ERP-Projekt ist immer eine Chance für ein Unternehmen. Aber auch ein Risiko. Natürlich versuchen wir als Anbieter und Berater den Projektverlauf unserer ERP Projekte so planbar wie möglich zu gestalten und dadurch Fehler zu vermeiden. Aber dies ist nicht in jeden Fall möglich. Denn wie wir hier schon oft erörtert haben, gehören zum erfolgreichen Abschluss immer zwei Parteien: wir und das Unternehmen.

Beide Seiten können für ein “Scheitern” des ERP-Projekts verantwortlich sein – häufig aus denselben Gründen.

Hier die gängigsten Hürden für ERP Projekte:

1.Prozess-Rivalität

Je nach Größe des Unternehmens gliedert sich dieses in Abteilungen. Aber auch in kleineren Firmen hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Rollenverständnis. Nicht selten kommt es aus diesen Positionen heraus zu Differenzen. Im Kontext ERP-Projekt wird dies vor allem für die Neustrukturierung der Prozesse relevant. Um mit einem neuen System wesentliche Erfolge zu erzielen, ist dies vonnöten. Allerdings fällt es vielen Mitarbeitern häufig schwer, über die Grenze der eigenen Abteilung oder Funktion heraus zu denken. Das ist zum einen schlecht, da wir auf diese angewiesen sind, um überhaupt die relevanten Prozesse zu ermitteln und zum anderen werden jene, die sich missverstanden fühlen, dem Projekt immer Steine in den Weg legen. Auflösen kann man diese Situation nur, indem man versucht das Projekt – auch in der Planung – von Anfang an so transparent wie möglich zu gestalten. Die Rolle der Mitarbeiter sollte man offen und eindeutig kommunizieren

2. Mitwisser

Die zweite Hürde für ERP Projekte ergibt sich zum großen Teil aus der ersten. Denn kommuniziert man das ERP Projekt und die Ziele der Neueinführung nicht ausreichend offen, wird der Fokus von motivierten Mitarbeitern oft auf die falschen Punkte gelegt. Treibt man das Projekt an den falschen Stellen voran, ist dem auch nicht geholfen. Deshalb ist es wichtig die projektbeteiligten Mitarbeiter frühzeitig in Sachen ERP-Software zu schulen. Wichtig ist es, dass man früher oder später alle Mitarbeiter schult, da diese letzten Endes damit arbeiten und der Erfolg der Einführung damit direkt von Ihnen abhängig ist.

4. Mitspracherecht

Auch diese Hürde steht in direktem Zusammenhang mit den anderen. Denn der Nachteil vom “alle mit einbeziehen” ist ja, dass auch jeder mitreden kann, darf oder will. Gehört dies ohnehin zum guten Ton der Firma, ist dies zwar sehr lobenswert, kann allerdings für eine effektive Projekt-Planung Probleme bedeuten. Wichtig ist es deshalb zum einen Projektleiter zu ernennen, die von allen als solche verstanden und akzeptiert werden. Außerdem kann man versuchen, die allgemeinen Ziele des Projekts klar zu kommunizieren bzw. diese zu den Zielen von allen beteiligten machen. Dies ist zudem wichtig, da viele Unternehmen im ERP-Chaos dazu neigen die Entscheidungen den ERP-Anbietern oder Beratern zu überlassen. Allerdings können diese niemals genügend Einblicke in die jeweilige Firma haben. Eine eindeutige Positionierung des Unternehmens ist deshalb wichtig.

4. Zielfokus

Die eben erwähnten Ziele werden bereits bei der Projektplanung ermittelt. Dies bedeutet bereits viel Analysearbeit. Konstruktiver Rat von verantwortlichen Mitarbeitern können hier zum einen helfen. Zum anderen ist es wichtig, dass hier hinreichend genau geplant wird. Das braucht Zeit. Die Unternehmensführung sollte deshalb darauf achten, dass beteiligte Mitarbeiter genügend Ressourcen haben um all ihren Aufgaben nachkommen zu können. Eine ungenaue oder wenig klare Definition der Ziele kann ERP Projekte wesentlich in die Länge ziehen.

5. System-Fehler

Für viele Prozesse tut es die Standard-Anwendung im ERP-System. Allerdings kann nicht jedes Unternehmen mit seinen hauseigenen Abläufen in diese Form gepresst werden. Gute Software ist hier ausbaufähig – häufig schon durch Add-Ons, wie bei SAP Business One. Auch hier ist unbedingt eine ordentliche Prozessanalyse vonnöten. Stellt sich das ERP-System im Nachhinein als falsch heraus, bedeutet das viel Zeit und Geld für das Unternehmen um das System ausreichend anzupassen. Im schlimmsten Fall gibt es gar keine Verbesserung der bestehenden Prozesse oder führt sogar zu einer Insellösung an Software. Vermieden kann dies wiederum über die klare Formulierung der Prozesse und Anforderungen, wofür ja die verantwortlichen Mitarbeiter gebraucht werden.

6. Zeit-Management

Planung ist der halbe Erfolg. Das gilt vor allem für ERP Projekte. Besonders der Faktor Zeit spielt eine große Rolle. Da Mitarbeiter – insbesondere die Projektleiter und Key-User während der Projektphase beansprucht sind. Auch das Testen und Einführen der neuen Prozesse können den üblichen Ablauf im Unternehmen stören. Deshalb ist ein gutes Zeit-Management vonnöten. Für jeden Schritt (Erfassung, Analyse, Planung, Einführung, Tests etc.) sollte deshalb genügend Zeit mit Puffer anberaumt werden, dass die Zeit nicht zur Stolperfalle des ERP Projekts wird.