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Um die Kapazitäten der Unternehmens-Belegschaft nicht unnötig zu strapazieren, holt man sich gerne externe Hilfe. Doch neben dem nötigen Software Know-How, sollte Ihr Implementierungspartner auch Erfahrungen im Projektmanagement mitbringen. Wie Sie den richtigen ERP-Partner finden und den Projektablauf gemeinsam (erfolgreich)  gestalten – hier ein Leitfaden.

1. Der richtige Partner für’s ERP Projekt

Die Auswahl ist riesig: Freiberufler, Beratungs- sowie Systemhäuser sind mögliche Implementierungspartner. Die folgende Liste an Kriterien kann Ihre Wahl etwas erleichtern:

• Menge der ausgeführten Implementierungen Ihres gewünschten ERP-Systems
• Referenzkunden aus Ihrer Branche, die sowohl mit dem ERP als auch der Implementierung zufrieden sind
• Im Falle einer Standardsoftware: Ist der Partner durch den Softwarehersteller zertifiziert?
• Deckt die Kapazität des potenziellen Partners Ihr Projekt
• Bonität auch vorhanden (z.B. Haftpflichtversicherung bis zu welcher Höhe?)
• Gute Präsentation des ERP-Systems mit denen von Ihnen aufgestellten Daten und Aufgaben (Keine idealisierten Präsentationen mit Daten des Partners)
• Generell die Erfahrungen, Vorschläge und eingesetzten Werkzeuge des Partners zu

2. Der richtige Vertrag

Je nach Ausmaß der Komplexität kann eine ERP-Einführung eine Laufzeit von 9 bis 15 Monaten haben. Um ein Projekt über diesen langen Zeitraum erfolgreich zu gestalten, sollte diesem unbedingt ein geeignetes Vertragswerk mit dem Partner fürs ERP Projektzugrunde liegen. Bei ERP-Einführungen wird dieses meist über ein Lastenheft und ein darauf basierendes Pflichtenheft definiert. Außerdem sind die folgenden Themengebiete mit dem Partner zu klären:

Leistungsgegenstand des ERP Projektes

• Prüfen Sie, ob Sie einen sogenannten Werkvertrag (Anspruch auf Erfolg im Sinne eines Gewerks/Gegenstandes) oder einen Dienstleistungsvertrag (Anspruch auf eine Dienstleistungserbringung ohne geschuldeten Erfolg) abschließen

• Wählen Sie einen guten Zeitpunkt (z.B. Quartalsabschluss) für die Umstellung auf das neue System
• Definieren Sie folgende Leistungen
  1. Menge der Lizenzen, sowie der Kosten bei Standardsoftware
  2. Kosten der Implementierung, also Analyse, Konzept, Programmierung, Test, Anpassung und Umstellung sowie Übernahme der Altdaten
  3. Schulungen (Art/Umfang)
  4. Dokumentation (Art/Umfang)
  5. Support nach Umstellung

Änderungen / Change Request

• Änderungsmanagement (Change Request)
  Eine ERP-Einführung in der keine Änderungen vorkommen, die NICHT im Pflichtenheft vorhergesehen waren, ist keine richtige ERP-Einführung. Definieren Sie also schon zu Beginn des Projekts, wie solche Change Requests (CR) dokumentiert, kalkuliert und freigegeben werden. Ohne ein gutes Management der CR ist Ihr geplantes Budget schnell überschritten.

Entlohnung und Zahlungskonditionen

• Vereinbaren Sie nach Möglichkeit mit Ihrem ERP-Partner einen Festpreis für eine Erhöhung der Planungssicherheit. Es ist sehr wahrscheinlich, dass dieser Festpreis wegen der Change Requests überzogen wird. Berechnen Sie in Ihrer internen Kosten Kalkulation daher etwas mehr ein (min. 15%)
• Bei nicht Einhaltung des Umstellungs-Termins wegen Mängel des Partners, kann man außerdem eine Konventionalstrafe beziehen (wenn im Vertrag verankert)
• Zeitpunkt Rechnungsstellung und System der Abnahme

Teilnahmepflichten

• Teilnahmepflichten des Auftraggebers
  Auch bei zunächst nicht wichtigen Punkten wie Tests, Dokumentationen oder Schulungen muss klar definiert sein, was der ERP-Partner von Ihnen und Ihren Mitarbeitern verlangen kann und darf
• Rechte an der programmierten Lösung

3. Der richtige Projektaufbau

Die Rollenverteilung im ERP Projekt

Für die erfolgreiche Durchführung eines ERP-Projekts ist die Rollenverteilung das A und O. Situationen in denen z.B. der interne Projektleiter Aufgaben des Key Users übernimmt, weil dieser gerade mit dem Tagesgeschäft zu tun hat, sollten deshalb unbedingt vermieden werden. Am besten Sie legen schon vor Beginn des Projekts mit allen internen und externen Beteiligten fest, wer welche Rolle einnimmt. Dokumentieren Sie auch die organisatorischen Aspekte (z.B. Vertretungen, Termine).

Der Lenkungskreis

Als lenkende Institution sollte unbedingt einen Lenkungskreis beinhalten. Dieser besteht aus den internen und externem Projektleiter, sowie den Sponsoren. Dieser Kreis soll Konflikte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und muss zudem alle wichtigen Entscheidungen absegnen

Klar sollte dabei noch die Rolle des internen und externen Projektsponsoren definiert werden. Der interne Projektsponsor ist die Geschäftsführung und Mitglied des Lenkungskreises. Er muss die Entscheidungen treffen (z.B. Ablehnung von Change Requests) und vertritt die Seite des Unternehmens im Ressourcenkonflikt.
Der externe Projektsponsor hat die Leitposition des Implementierungspartners inne. Er ist ebenfalls Mitglied des Lenkungskreises und ist ebenfalls verantwortlich für Entscheidungen.
Auch die interne und externe Projektleitung ist Mitglied dieses Lenkungskreises. Sie kümmern sich allerdings um die Einhaltung der Termine und Kosten, Sicherstellung der Zuarbeit von Auftraggeber sowie Auftragnehmer.

Die Projektleiter

Der interne Projektleiter sammelt außerdem die Change Requests (Änderungsanforderungen) der Key User und stimmt sie mit dem externen Projektleiter ab. Zudem ist er für die Dokumentation der Rollenverteilung (Ausübung) im Projekt zuständig.
Der externe Projektleiter muss hingegen die entgegen genommenen Change Request, einkalkulieren und gibt aufgrund dessen seine Empfehlung zur (nicht) Freigabe ab.

Die Key User

Der Key User wiederum ist der Verantwortliche für die richtige Prozessbeschreibung und legt die Anforderung an das neue System fest. Außerdem beantragt er die Change Requests beim internen Projektleiter. Er führt außerdem die Tests am System durch.