E-Rechnung 2025 FAQs

Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und effizienterer Geschäftsprozesse. Sie wirft jedoch auch viele Fragen auf: Welche rechtlichen Vorgaben gelten? Wer ist betroffen, und welche Ausnahmen gibt es? Wie steht es um die technische Umsetzung, insbesondere mit Lösungen wie SAP Business One oder Add-ons wie CKS.eINVOICE?

Auf dieser Seite haben wir die häufigsten Fragen und Antworten für Sie zusammengestellt. Wir beleuchten sowohl die allgemeinen gesetzlichen Bedingungen als auch praktische Aspekte der Umsetzung mit SAP Business One.

Unsere FAQ gliedern sich in folgende Bereiche:

Gesetzliche Rahmenbedingungen der E-Rechnung: Von der Definition der E-Rechnung über Ausnahmeregelungen bis hin zu Fragen der Archivierung.
E-Rechnung in SAP Business One: Wie Sie die Funktionen optimal nutzen und Herausforderungen bei der Integration meistern.
CKS.eINVOICE: Ein leistungsstarkes Add-on für die Automatisierung von Rechnungsprozessen.
Stammdaten und Vorbereitungen: Wichtige Daten, die vor der Einführung überprüft und angepasst werden sollten.

Wir möchten Ihnen den Einstieg und die Umsetzung erleichtern. Wenn Sie darüber hinaus individuelle Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Entdecken Sie die Vorteile der E-Rechnung und wie sie Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher gestaltet!

Allgemeine FAQs zu den allgemeinen gesetzlichen Bedingungen der E-Rechnung in Deutschland

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ab dem 1. Januar 2025 fallen einfache PDF-Dokumente nicht mehr unter diese Definition, da sie kein strukturiertes Format haben.

Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung dient der Digitalisierung und Beschleunigung von Rechnungsprozessen23. Sie soll auch zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug beitragen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt im B2B-Bereich in Deutschland grundsätzlich ab dem 1. Januar 20255. Es gibt jedoch Übergangsregelungen.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja, es gibt Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Dazu gehören:
● Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze)
● Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro Bruttobetrag)
● Fahrausweise, die als Rechnung gelten
● Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden
● Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine)

Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?

Zulässige Formate für die E-Rechnung sind:
● XRechnung
● ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
● EDI-Verfahren, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen (z.B. EDIFACT)

Was sind die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das sowohl eine PDF-Datei als auch eine eingebettete XML-Datei enthält.

Bis wann kann ich noch Papierrechnungen versenden?

Bis Ende 2026 können Unternehmen im B2B-Bereich mit Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem alten Format (z.B. PDF) ausstellen. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.

Muss ich E-Rechnungen auch für Barkäufe ausstellen?

Ja, auch für Barkäufe über 250 Euro muss eine E-Rechnung ausgestellt werden, sofern keine Ausnahmen greifen.

Wie muss ich E-Rechnungen archivieren?

E-Rechnungen müssen unveränderbar in ihrer ursprünglichen Form für acht Jahre aufbewahrt werden.
Entscheidend ist, dass die Finanzverwaltung die aufbewahrten E-Rechnungen (bzw. den strukturierten Teil) maschinell auswerten kann

Gibt es Übergangsregelungen?

Ja, der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

● Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.3
● Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, aber nur wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat und der Rechnungsempfänger zustimmt.3
● Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen.
● Der Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung, auch wenn er die Annahme einer E-Rechnung verweigert oder technisch hierzu nicht in der Lage ist.

Wie erfolgt die Übermittlung von E-Rechnungen?

Die gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen.
● Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort oder der Download über ein Internetportal in Betracht.
● Die Übergabe von XML-Dateien auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form.

FAQs zu E-Rechnung unter SAP Business One

Kann ich mit SAP Business One E-Rechnungen erstellen und empfangen?

Ja, SAP Business One bietet eine integrierte Lösung zur Erstellung und zum Empfang von E-Rechnungen im XRechnung-Format. Allerdings ist die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen im Standard nicht möglich.

Welche SAP Business One Version benötige ich für die E-Rechnung?

Für die Nutzung der E-Rechnungsfunktionalität in SAP Business One benötigen Sie mindestens Version 10.0 Feature Pack 2111 oder höher. Es wird empfohlen, immer die aktuellste Version zu verwenden, um von den neuesten Funktionen und Fehlerbehrungen zu profitieren, aber auch Änderungen der Bedingungen umsetzen zu können.

Wo finde ich die Einstellungen für die E-Rechnung in SAP Business One?

Die relevanten Einstellungen für die E-Rechnung finden Sie unter „Administration > Systeminitialisierung“ und „Administration > Belegeinstellungen“.

Welche Stammdaten in SAP Business One muss ich für die E-Rechnung prüfen?

Für die korrekte Erstellung von E-Rechnungen müssen bestimmte Stammdaten in SAP Business One vollständig und korrekt gepflegt sein. Dazu gehören:

● Firmendetails: Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, UID-Nr. und Unternehmenssteuernummer
● Geschäftspartnerstammdaten: Name, Adresse, Steuernummer, ggf. Leitweg-ID
● Ansprechpartner des Kunden: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
● Vertriebsmitarbeiter: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Wie kann ich XRechnungen in SAP Business One erstellen?

Sie können XRechnungen in SAP Business One direkt aus Auftragsbelegen oder Lieferscheinen generieren.Nach dem Hinzufügen der Rechnung wird die XRechnung automatisch im Hintergrund erstellt.

Wie kann ich XRechnungen in SAP Business One importieren?

XRechnungen können Sie in SAP Business One über einen Importassistenten einlesen. Das System gleicht die Daten der XRechnung mit Ihren Stammdaten in SAP Business One ab und erzeugt einen Buchungsvorschlag.

Kann ich die E-Rechnungsverarbeitung in SAP Business One automatisieren?

a, sowohl der Versand als auch der Empfang von E-Rechnungen können in SAP Business One automatisiert werden. Für die Automatisierung der Prozesse wird in der Regel eine zusätzliche Software wie CKS.RUN benötigt.

Was passiert, wenn die XRechnung von den Daten in SAP Business One abweicht?

Das System zeigt Warnungen an, wenn die Daten der XRechnung von den Basisbelegen in SAP Business One abweichen (z.B. unterschiedliche Mengen). Sie können diese Abweichungen dann manuell prüfen und korrigieren.

Was sind die Vorteile von Add-ons für die E-Rechnung in SAP Business One?

Add-ons wie CKS.eINVOICE bieten zusätzliche Funktionen für die E-Rechnung in SAP Business One, die über den Standard hinausgehen. Zu den Vorteilen gehören:
● Unterstützung von ZUGFeRD-Rechnungen (zusätzlich zu XRechnungen)
● Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen
● Automatisierung von Rechnungsprozessen
● Individuelle Anpassungen an die Anforderungen des Unternehmens

Welche Möglichkeiten gibt es, um E-Rechnungen zu versenden, wenn der Standardversand per E-Mail nicht genutzt werden soll?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um E-Rechnungen zu versenden, abgesehen vom Standardversand per E-Mail:
● Peppol-Netzwerke: Peppol ist eine sichere und zuverlässige Plattform für den Austausch elektronischer Dokumente. Über einen Peppol Access Point können Sie E-Rechnungen an Ihre Geschäftspartner senden und empfangen.
● Andere Plattformen und Portale: Es gibt diverse Anbieter, die Plattformen oder Portale für den elektronischen Rechnungsaustausch bereitstellen.
● Direkte Übertragung: In manchen Fällen können E-Rechnungen auch direkt in ein Online-System des Empfängers hochgeladen werden.
Die Wahl des Versandwegs hängt von den Anforderungen des Unternehmens und den Präferenzen der Geschäftspartner ab.

FAQs zu E-Rechnung mit CKS.eINVOICE

Was ist CKS.eINVOICE?

CKS.eINVOICE ist ein Add-on für SAP Business One, das die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen unterstützt. Es ist Teil der CKS.DIGITAL 4.0 Suite und erleichtert die Automatisierung von Rechnungsprozessen.

Welche Formate unterstützt CKS.eINVOICE?

CKS.eINVOICE unterstützt die in Deutschland relevanten E-Rechnungsformate XRechnung (Version 3.0) und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Die Standardformate sind anpassbar, um den individuellen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden.

Welche SAP Business One Version wird für CKS.eINVOICE benötigt?

Sie benötigen mindestens SAP Business One Version 9.3 oder höher, um CKS.eINVOICE zu nutzen.1

Welche Vorteile bietet die Verwendung von CKS.eINVOICE?

● Automatisierung: CKS.eINVOICE ermöglicht die automatische Erstellung, Versendung und Verarbeitung von E-Rechnungen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Reduzierung von manuellen Eingriffen führt.
● Revisionssicherheit: Die Integration mit CKS.DMS gewährleistet die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.234
● Anpassbarkeit: Das Add-on lässt sich flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen, z. B. durch individuelle Prüfungen und Validierungen.
● SAP-Integration: CKS.eINVOICE ist nahtlos in SAP Business One integriert und nutzt bestehende Daten und Prozesse.
● Unterstützung von ZUGFeRD: CKS.eINVOICE ermöglicht die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen, die im Standard von SAP Business One nicht unterstützt werden.

Wie funktioniert CKS.eINVOICE im Detail?

CKS.eINVOICE nutzt das CKS.COCKPIT, um E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten. Das CKS.COCKPIT greift über eine API-Verbindung auf SAP Business One zu und extrahiert die relevanten Daten für die E-Rechnung aus den Belegen und Stammdaten.

Für ausgehende E-Rechnungen definiert das CKS.COCKPIT SQL-Abfragen, die die Daten aus SAP Business One abrufen und in die entsprechende XML-Struktur für XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln. Diese Abfragen können individuell angepasst werden. Das CKS.COCKPIT kann die erstellte E-Rechnung dann automatisch an den Empfänger versenden oder als Anhang an den SAP-Beleg speichern.

Wie erfolgt die Installation von CKS.eINVOICE?

Die Installation von CKS.eINVOICE erfolgt über das CKS.COCKPIT. Voraussetzung sind:
● CKS.DMS (Version 7.32.0.0 oder höher)
● CKS.COCKPIT (Version 3.0.0.0 oder höher)

Wie werden E-Rechnungen mit CKS.eINVOICE erstellt?

CKS.eINVOICE erstellt E-Rechnungen automatisch im Hintergrund, sobald Sie Ausgangsbelege wie Rechnungen oder Gutschriften in SAP Business One anlegen. Im CKS.COCKPIT können Sie festlegen, ob standardmäßig XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt werden sollen. Darüber hinaus können Sie individuelle Einstellungen pro Geschäftspartner definieren.

Wie kann ich E-Rechnungen mit CKS.eINVOICE versenden?

CKS.eINVOICE bietet verschiedene Möglichkeiten für den Versand von E-Rechnungen:
● Direktversand per E-Mail: Sie können E-Rechnungen als Anhang an eine E-Mail versenden.
● Übertragung über Portale: CKS.eINVOICE unterstützt die Übertragung von E-Rechnungen über verschiedene Portale wie z.B. Peppol.
● Integration mit anderen Systemen: CKS.eINVOICE kann mit anderen Systemen wie z. B. Coresuite, BION Up oder einem E-Mail-Versand-Tool integriert werden, um den Versand von E-Rechnungen zu automatisieren.

Kann ich mit CKS.eINVOICE individuelle Prüfungen für Eingangsrechnungen definieren?

Ja, Sie können individuelle Prüfungen definieren, um sicherzustellen, dass Eingangsrechnungen korrekt und vollständig sind. Beispiele für Prüfungen:
● Statusprüfungen: Überprüfung, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und die Rechnung den formalen Anforderungen entspricht.
● Werteprüfungen: Abgleich von Preisen, Mengen und Datumsangaben mit Bestellungen oder Lieferscheinen.

Welche Kosten sind mit CKS.eINVOICE verbunden?

Die Kosten für CKS.eINVOICE hängen von der Anzahl der Benutzer und der gewünschten Konfiguration ab. Es gibt Einzellizenzen für bis zu acht Benutzer und Firmenlizenzen für die gesamte Firma. Kontaktieren Sie CKS.Solution für ein individuelles Angebot.

Wie kann ich in SAP Business One mit CKS.eINVOICE arbeiten?

CKS.eINVOICE ist nahtlos in SAP Business One integriert und erweitert die bestehenden Funktionen zur Rechnungsverarbeitung.

Ausgangsrechnungen:
● Sie legen Ausgangsrechnungen wie gewohnt in SAP Business One an.
● CKS.eINVOICE erzeugt dann automatisch die entsprechende E-Rechnung im Hintergrund (XRechnung oder ZUGFeRD).
● Im CKS.COCKPIT können Sie festlegen, wie die E-Rechnung versendet werden soll (z.B. als E-Mail-Anhang, über ein Portal, oder durch Integration mit anderen Systemen)

Eingangsrechnungen:
● Eingehende E-Rechnungen können Sie manuell in das CKS.DMS-Archiv hochladen oder automatisch über ein überwachtes E-Mail-Postfach verarbeiten lassen.
● CKS.eINVOICE liest die Daten aus der E-Rechnung aus und gleicht diese mit Ihren SAP Business One Stammdaten ab.
● Anschließend erzeugt das System einen Buchungsvorschlag, den Sie prüfen und verbuchen können.

Wie archiviere ich E-Rechnungen mit CKS.eINVOICE?

CKS.eINVOICE ist in das Dokumentenmanagementsystem CKS.DMS integriert. E-Rechnungen werden automatisch im CKS.DMS-Archiv abgelegt und mit dem korrespondierenden SAP-Beleg verknüpft
Das CKS.DMS-Archiv bietet Ihnen folgende Vorteile:

● Revisionssicherheit: Die E-Rechnungen werden unveränderbar und nach GoBD-konform archiviert
● Einfache Recherche: Sie können E-Rechnungen schnell und einfach im Archiv wiederfinden, indem Sie nach verschiedenen Kriterien suchen (z. B. Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Betrag, etc.)11.
● Verknüpfung mit SAP-Belegen: E-Rechnungen sind direkt mit den zugehörigen SAP-Belegen verknüpft

Wie kann ich E-Rechnungen in CKS.DMS recherchieren und wiederfinden?

Das CKS.DMS-Archiv ermöglicht Ihnen eine einfache und effiziente Recherche von E-Rechnungen.

● Verschlagwortung: Alle E-Rechnungen, egal ob ausgehend oder eingehend, werden automatisch mit relevanten Informationen verschlagwortet. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Datum, Betrag und weitere wichtige Daten aus der E-Rechnung.
● Suchfunktion: Über die Suchfunktion im CKS.DMS können Sie gezielt nach E-Rechnungen suchen, indem Sie verschiedene Suchkriterien kombinieren. So finden Sie schnell und einfach die gewünschte Rechnung.
● Beleganzeige: CKS.DMS bietet eine spezielle Beleganzeige für E-Rechnungen, die alle wichtigen Informationen übersichtlich darstellt.

Wie kann ich CKS.eINVOICE an meine individuellen Prozesse anpassen?

CKS.eINVOICE bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung:

● Individuelle Exportformate: Sie können die Standardformate für XRechnung und ZUGFeRD anpassen oder eigene Formate definieren.9
● SQL-Abfragen: Sie können die SQL-Abfragen modifizieren, die CKS.eINVOICE zur Datenextraktion aus SAP Business One verwendet.9
● Profile: Sie können Profile für verschiedene Versandarten und Verarbeitungsoptionen definieren.
● Prüfungen: Sie können individuelle Prüfungen für Eingangsrechnungen definieren, um sicherzustellen, dass diese Ihren Anforderungen entsprechen.

FAQs zu Stammdaten und Daten für die E-Rechnung

Welche Firmenstammdaten muss ich vor der Einführung der E-Rechnung kontrollieren?

Steuernummer und Unternehmenssteuernummer: Sind diese Daten korrekt und vollständig in den Firmenstammdaten hinterlegt?
● Generische E-Mailadresse: Ist eine generische E-Mailadresse für Rückfragen zu E-Rechnungen angegeben?
● Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Unternehmens: Sind diese Informationen aktuell und korrekt? Sie dienen dem ASP als Fallback.
● IBAN der Hausbank: Ist die IBAN korrekt in den Hausbankkonten hinterlegt? Diese wird für den Zahlweg verwendet.

Welche Geschäftspartnerstammdaten sind besonders wichtig für die E-Rechnung?

● Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID): Ist die UID-Nummer für jeden Geschäftspartner hinterlegt? Sie ist zwingend erforderlich für die Erstellung valider E-Rechnungen.
● Vollständige Adressdaten: Enthalten die Adressdaten, insbesondere die Rechnungsadresse, alle notwendigen Informationen (Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Bundesland, Land)?
● Standard-Zahlweg: Ist für jeden Geschäftspartner mindestens ein Zahlweg als Standard definiert, z.B. „Eingehende Banküberweisung“?
● Leitweg-ID: Wenn vorhanden, sollte die Leitweg-ID des Geschäftspartners im Geschäftspartnerstamm hinterlegt werden.

Muss ich meine Artikelstammdaten für die E-Rechnung anpassen?

● SAP Business One Standard: Wenn Sie die Standardlösung von SAP Business One verwenden, müssen Sie in der Regel keine zusätzlichen Daten in den Artikelstammdaten pflegen.
● Andere Plattformen: Je nach Plattform und den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner können zusätzliche Daten wie Ursprungsland, Artikel-Identifikation und Warenklassifizierung erforderlich sein.
● Mengeneinheiten: Stellen Sie sicher, dass die Mengeneinheiten in Ihren Artikelstammdaten mit den zulässigen Werten für PEPPOL konsistent sind.

Welche zusätzlichen Daten sollte ich vor der Einführung der E-Rechnung überprüfen?

● Kontaktdaten der Ansprechpartner: Sind Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Ansprechpartner im Mitarbeiter- oder Vertriebsmitarbeiterstamm korrekt hinterlegt?
● Kundenreferenznummer: Wird diese bei der Rechnungsstellung verwendet und korrekt angegeben?
● Vertriebsmitarbeiter: Sind Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des zuständigen Vertriebsmitarbeiters vollständig hinterlegt?
● Leistungsdatum: Wird das Leistungsdatum auf der Rechnung angegeben und ist es korrekt?

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