Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und effizienterer Geschäftsprozesse. Sie wirft jedoch auch viele Fragen auf: Welche rechtlichen Vorgaben gelten? Wer ist betroffen, und welche Ausnahmen gibt es? Wie steht es um die technische Umsetzung, insbesondere mit Lösungen wie SAP Business One oder Add-ons wie CKS.eINVOICE?
Auf dieser Seite haben wir die häufigsten Fragen und Antworten für Sie zusammengestellt. Wir beleuchten sowohl die allgemeinen gesetzlichen Bedingungen als auch praktische Aspekte der Umsetzung mit SAP Business One.
Unsere FAQ gliedern sich in folgende Bereiche:
- Gesetzliche Rahmenbedingungen der E-Rechnung: Von der Definition der E-Rechnung über Ausnahmeregelungen bis hin zu Fragen der Archivierung.
- E-Rechnung in SAP Business One: Wie Sie die Funktionen optimal nutzen und Herausforderungen bei der Integration meistern.
- CKS.eINVOICE: Ein leistungsstarkes Add-on für die Automatisierung von Rechnungsprozessen.
- Stammdaten und Vorbereitungen: Wichtige Daten, die vor der Einführung überprüft und angepasst werden sollten.
Wir möchten Ihnen den Einstieg und die Umsetzung erleichtern. Wenn Sie darüber hinaus individuelle Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Entdecken Sie die Vorteile der E-Rechnung und wie sie Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher gestaltet!
Allgemeine FAQs zu den allgemeinen gesetzlichen Bedingungen der E-Rechnung in Deutschland
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ab dem 1. Januar 2025 fallen einfache PDF-Dokumente nicht mehr unter diese Definition, da sie kein strukturiertes Format haben.
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung dient der Digitalisierung und Beschleunigung von Rechnungsprozessen23. Sie soll auch zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug beitragen.
Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt im B2B-Bereich in Deutschland grundsätzlich ab dem 1. Januar 20255. Es gibt jedoch Übergangsregelungen.
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen.
Ja, es gibt Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Dazu gehören:
● Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze)
● Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro Bruttobetrag)
● Fahrausweise, die als Rechnung gelten
● Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden
● Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine)
Die XRechnung ist ein reines XML-Format, während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das sowohl eine PDF-Datei als auch eine eingebettete XML-Datei enthält.
Bis Ende 2026 können Unternehmen im B2B-Bereich mit Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem alten Format (z.B. PDF) ausstellen. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.
Ja, auch für Barkäufe über 250 Euro muss eine E-Rechnung ausgestellt werden, sofern keine Ausnahmen greifen.
E-Rechnungen müssen unveränderbar in ihrer ursprünglichen Form für acht Jahre aufbewahrt werden.
Entscheidend ist, dass die Finanzverwaltung die aufbewahrten E-Rechnungen (bzw. den strukturierten Teil) maschinell auswerten kann
Ja, der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.
● Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.3
● Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, aber nur wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat und der Rechnungsempfänger zustimmt.3
● Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen.
● Der Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung, auch wenn er die Annahme einer E-Rechnung verweigert oder technisch hierzu nicht in der Lage ist.
Die gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen.
● Neben dem Versand per E-Mail kommen auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort oder der Download über ein Internetportal in Betracht.
● Die Übergabe von XML-Dateien auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist gemäß § 14 Abs. 1 UStG einer Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Daraus folgt, dass sie sämtliche Pflichtangaben enthalten muss, wie sie auch für herkömmliche Rechnungsformate vorgeschrieben sind. Die Anforderungen sind im § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt und verbindlich einzuhalten – unabhängig vom Übermittlungsformat.
Nachfolgend finden Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, die jede E-Rechnung enthalten muss:
Gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG
Name und vollständige Anschrift
Sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Eine der beiden Nummern muss eindeutig ausgewiesen sein.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige und systematisch vergebene Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
Die Bezeichnung muss handelsüblich, klar und nachvollziehbar sein.
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Ist dieser Zeitpunkt nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch, muss er gesondert angegeben werden.
Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
Inklusive aller im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen (z. B. Skonti, Rabatte).
Anwendung der Umsatzsteuer
Ausweis des Steuersatzes und des auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrags oder bei Steuerbefreiung der Hinweis auf die entsprechende Vorschrift.
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (sofern erforderlich)
Diese Angabe ist insbesondere im B2B-Bereich bei bestimmten Übermittlungsformen relevant.
Vermerk „Gutschrift“, sofern die Rechnung durch den Leistungsempfänger erstellt wurde
Diese Angabe ist verpflichtend, um eine Gutschrift steuerlich anerkennen zu lassen.
Die Verpflichtung zur Umstellung auf das E-Rechnungsformat betrifft grundsätzlich auch Verträge im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen – allerdings mit gewissen Differenzierungen, die sich aus der Praxis ergeben.
Bestehende Dauerschuldverhältnisse (z. B. Mietverträge)
Für laufende Vertragsverhältnisse, bei denen sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben, besteht keine Verpflichtung zur Umstellung auf das E-Rechnungsformat. Das bedeutet: Solange die bestehenden Rechnungsangaben (z. B. Betrag, Leistung, Zeitraum, Steuersatz) unverändert bleiben, können diese Rechnungen weiterhin im bisherigen Format erstellt und übermittelt werden.
Neue oder geänderte Dauerschuldverhältnisse
Anders verhält es sich bei neu abgeschlossenen oder inhaltlich veränderten Verträgen. Hier fordert das Bundesministerium der Finanzen (BMF), dass entsprechende Rechnungen in elektronischer Form ausgestellt werden. Eine initiale E-Rechnung ist dabei zwingend erforderlich, wenn:
ein neuer Vertrag abgeschlossen wird,
ein bestehender Vertrag geändert wird (z. B. bei Anpassung des Mietzinses oder Leistungserweiterung),
oder die Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen möchten.
In diesen Fällen ist die Umstellung auf ein strukturierte E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) nicht nur empfehlenswert, sondern rechtlich erforderlich, um die steuerlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu erfüllen.
FAQs zu E-Rechnung unter SAP Business One
Ja, SAP Business One bietet eine integrierte Lösung zur Erstellung und zum Empfang von E-Rechnungen im XRechnung-Format. Allerdings ist die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen im Standard nicht möglich.
Für die Nutzung der E-Rechnungsfunktionalität in SAP Business One benötigen Sie mindestens Version 10.0 Feature Pack 2111 oder höher. Es wird empfohlen, immer die aktuellste Version zu verwenden, um von den neuesten Funktionen und Fehlerbehrungen zu profitieren, aber auch Änderungen der Bedingungen umsetzen zu können.
Die relevanten Einstellungen für die E-Rechnung finden Sie unter „Administration > Systeminitialisierung“ und „Administration > Belegeinstellungen“.
Für die korrekte Erstellung von E-Rechnungen müssen bestimmte Stammdaten in SAP Business One vollständig und korrekt gepflegt sein. Dazu gehören:
● Firmendetails: Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, UID-Nr. und Unternehmenssteuernummer
● Geschäftspartnerstammdaten: Name, Adresse, Steuernummer, ggf. Leitweg-ID
● Ansprechpartner des Kunden: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
● Vertriebsmitarbeiter: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Sie können XRechnungen in SAP Business One direkt aus Auftragsbelegen oder Lieferscheinen generieren.Nach dem Hinzufügen der Rechnung wird die XRechnung automatisch im Hintergrund erstellt.
XRechnungen können Sie in SAP Business One über einen Importassistenten einlesen. Das System gleicht die Daten der XRechnung mit Ihren Stammdaten in SAP Business One ab und erzeugt einen Buchungsvorschlag.
a, sowohl der Versand als auch der Empfang von E-Rechnungen können in SAP Business One automatisiert werden. Für die Automatisierung der Prozesse wird in der Regel eine zusätzliche Software wie CKS.RUN benötigt.
Das System zeigt Warnungen an, wenn die Daten der XRechnung von den Basisbelegen in SAP Business One abweichen (z.B. unterschiedliche Mengen). Sie können diese Abweichungen dann manuell prüfen und korrigieren.
Add-ons wie CKS.eINVOICE bieten zusätzliche Funktionen für die E-Rechnung in SAP Business One, die über den Standard hinausgehen. Zu den Vorteilen gehören:
● Unterstützung von ZUGFeRD-Rechnungen (zusätzlich zu XRechnungen)
● Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen
● Automatisierung von Rechnungsprozessen
● Individuelle Anpassungen an die Anforderungen des Unternehmens
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um E-Rechnungen zu versenden, abgesehen vom Standardversand per E-Mail:
● Peppol-Netzwerke: Peppol ist eine sichere und zuverlässige Plattform für den Austausch elektronischer Dokumente. Über einen Peppol Access Point können Sie E-Rechnungen an Ihre Geschäftspartner senden und empfangen.
● Andere Plattformen und Portale: Es gibt diverse Anbieter, die Plattformen oder Portale für den elektronischen Rechnungsaustausch bereitstellen.
● Direkte Übertragung: In manchen Fällen können E-Rechnungen auch direkt in ein Online-System des Empfängers hochgeladen werden.
Die Wahl des Versandwegs hängt von den Anforderungen des Unternehmens und den Präferenzen der Geschäftspartner ab.
FAQs zu E-Rechnung mit CKS.eINVOICE
CKS.eINVOICE ist ein Add-on für SAP Business One, das die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen unterstützt. Es ist Teil der CKS.DIGITAL 4.0 Suite und erleichtert die Automatisierung von Rechnungsprozessen.
CKS.eINVOICE unterstützt die in Deutschland relevanten E-Rechnungsformate XRechnung (Version 3.0) und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Die Standardformate sind anpassbar, um den individuellen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden.
Sie benötigen mindestens SAP Business One Version 9.3 oder höher, um CKS.eINVOICE zu nutzen.1
● Automatisierung: CKS.eINVOICE ermöglicht die automatische Erstellung, Versendung und Verarbeitung von E-Rechnungen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Reduzierung von manuellen Eingriffen führt.
● Revisionssicherheit: Die Integration mit CKS.DMS gewährleistet die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.234
● Anpassbarkeit: Das Add-on lässt sich flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen, z. B. durch individuelle Prüfungen und Validierungen.
● SAP-Integration: CKS.eINVOICE ist nahtlos in SAP Business One integriert und nutzt bestehende Daten und Prozesse.
● Unterstützung von ZUGFeRD: CKS.eINVOICE ermöglicht die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen, die im Standard von SAP Business One nicht unterstützt werden.
CKS.eINVOICE nutzt das CKS.COCKPIT, um E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten. Das CKS.COCKPIT greift über eine API-Verbindung auf SAP Business One zu und extrahiert die relevanten Daten für die E-Rechnung aus den Belegen und Stammdaten.
Für ausgehende E-Rechnungen definiert das CKS.COCKPIT SQL-Abfragen, die die Daten aus SAP Business One abrufen und in die entsprechende XML-Struktur für XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln. Diese Abfragen können individuell angepasst werden. Das CKS.COCKPIT kann die erstellte E-Rechnung dann automatisch an den Empfänger versenden oder als Anhang an den SAP-Beleg speichern.
Die Installation von CKS.eINVOICE erfolgt über das CKS.COCKPIT. Voraussetzung sind:
● CKS.DMS (Version 7.32.0.0 oder höher)
● CKS.COCKPIT (Version 3.0.0.0 oder höher)
CKS.eINVOICE erstellt E-Rechnungen automatisch im Hintergrund, sobald Sie Ausgangsbelege wie Rechnungen oder Gutschriften in SAP Business One anlegen. Im CKS.COCKPIT können Sie festlegen, ob standardmäßig XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt werden sollen. Darüber hinaus können Sie individuelle Einstellungen pro Geschäftspartner definieren.
CKS.eINVOICE bietet verschiedene Möglichkeiten für den Versand von E-Rechnungen:
● Direktversand per E-Mail: Sie können E-Rechnungen als Anhang an eine E-Mail versenden.
● Übertragung über Portale: CKS.eINVOICE unterstützt die Übertragung von E-Rechnungen über verschiedene Portale wie z.B. Peppol.
● Integration mit anderen Systemen: CKS.eINVOICE kann mit anderen Systemen wie z. B. Coresuite, BION Up oder einem E-Mail-Versand-Tool integriert werden, um den Versand von E-Rechnungen zu automatisieren.
Ja, Sie können individuelle Prüfungen definieren, um sicherzustellen, dass Eingangsrechnungen korrekt und vollständig sind. Beispiele für Prüfungen:
● Statusprüfungen: Überprüfung, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und die Rechnung den formalen Anforderungen entspricht.
● Werteprüfungen: Abgleich von Preisen, Mengen und Datumsangaben mit Bestellungen oder Lieferscheinen.
Die Kosten für CKS.eINVOICE hängen von der Anzahl der Benutzer und der gewünschten Konfiguration ab. Es gibt Einzellizenzen für bis zu acht Benutzer und Firmenlizenzen für die gesamte Firma. Kontaktieren Sie CKS.Solution für ein individuelles Angebot.
CKS.eINVOICE ist nahtlos in SAP Business One integriert und erweitert die bestehenden Funktionen zur Rechnungsverarbeitung.
Ausgangsrechnungen:
● Sie legen Ausgangsrechnungen wie gewohnt in SAP Business One an.
● CKS.eINVOICE erzeugt dann automatisch die entsprechende E-Rechnung im Hintergrund (XRechnung oder ZUGFeRD).
● Im CKS.COCKPIT können Sie festlegen, wie die E-Rechnung versendet werden soll (z.B. als E-Mail-Anhang, über ein Portal, oder durch Integration mit anderen Systemen)
Eingangsrechnungen:
● Eingehende E-Rechnungen können Sie manuell in das CKS.DMS-Archiv hochladen oder automatisch über ein überwachtes E-Mail-Postfach verarbeiten lassen.
● CKS.eINVOICE liest die Daten aus der E-Rechnung aus und gleicht diese mit Ihren SAP Business One Stammdaten ab.
● Anschließend erzeugt das System einen Buchungsvorschlag, den Sie prüfen und verbuchen können.
CKS.eINVOICE ist in das Dokumentenmanagementsystem CKS.DMS integriert. E-Rechnungen werden automatisch im CKS.DMS-Archiv abgelegt und mit dem korrespondierenden SAP-Beleg verknüpft
Das CKS.DMS-Archiv bietet Ihnen folgende Vorteile:
● Revisionssicherheit: Die E-Rechnungen werden unveränderbar und nach GoBD-konform archiviert
● Einfache Recherche: Sie können E-Rechnungen schnell und einfach im Archiv wiederfinden, indem Sie nach verschiedenen Kriterien suchen (z. B. Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Betrag, etc.)11.
● Verknüpfung mit SAP-Belegen: E-Rechnungen sind direkt mit den zugehörigen SAP-Belegen verknüpft
Das CKS.DMS-Archiv ermöglicht Ihnen eine einfache und effiziente Recherche von E-Rechnungen.
● Verschlagwortung: Alle E-Rechnungen, egal ob ausgehend oder eingehend, werden automatisch mit relevanten Informationen verschlagwortet. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Datum, Betrag und weitere wichtige Daten aus der E-Rechnung.
● Suchfunktion: Über die Suchfunktion im CKS.DMS können Sie gezielt nach E-Rechnungen suchen, indem Sie verschiedene Suchkriterien kombinieren. So finden Sie schnell und einfach die gewünschte Rechnung.
● Beleganzeige: CKS.DMS bietet eine spezielle Beleganzeige für E-Rechnungen, die alle wichtigen Informationen übersichtlich darstellt.
CKS.eINVOICE bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung:
● Individuelle Exportformate: Sie können die Standardformate für XRechnung und ZUGFeRD anpassen oder eigene Formate definieren.9
● SQL-Abfragen: Sie können die SQL-Abfragen modifizieren, die CKS.eINVOICE zur Datenextraktion aus SAP Business One verwendet.9
● Profile: Sie können Profile für verschiedene Versandarten und Verarbeitungsoptionen definieren.
● Prüfungen: Sie können individuelle Prüfungen für Eingangsrechnungen definieren, um sicherzustellen, dass diese Ihren Anforderungen entsprechen.
FAQs zu Stammdaten und Daten für die E-Rechnung
Steuernummer und Unternehmenssteuernummer: Sind diese Daten korrekt und vollständig in den Firmenstammdaten hinterlegt?
● Generische E-Mailadresse: Ist eine generische E-Mailadresse für Rückfragen zu E-Rechnungen angegeben?
● Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Unternehmens: Sind diese Informationen aktuell und korrekt? Sie dienen dem ASP als Fallback.
● IBAN der Hausbank: Ist die IBAN korrekt in den Hausbankkonten hinterlegt? Diese wird für den Zahlweg verwendet.
● Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID): Ist die UID-Nummer für jeden Geschäftspartner hinterlegt? Sie ist zwingend erforderlich für die Erstellung valider E-Rechnungen.
● Vollständige Adressdaten: Enthalten die Adressdaten, insbesondere die Rechnungsadresse, alle notwendigen Informationen (Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Bundesland, Land)?
● Standard-Zahlweg: Ist für jeden Geschäftspartner mindestens ein Zahlweg als Standard definiert, z.B. „Eingehende Banküberweisung“?
● Leitweg-ID: Wenn vorhanden, sollte die Leitweg-ID des Geschäftspartners im Geschäftspartnerstamm hinterlegt werden.
● SAP Business One Standard: Wenn Sie die Standardlösung von SAP Business One verwenden, müssen Sie in der Regel keine zusätzlichen Daten in den Artikelstammdaten pflegen.
● Andere Plattformen: Je nach Plattform und den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner können zusätzliche Daten wie Ursprungsland, Artikel-Identifikation und Warenklassifizierung erforderlich sein.
● Mengeneinheiten: Stellen Sie sicher, dass die Mengeneinheiten in Ihren Artikelstammdaten mit den zulässigen Werten für PEPPOL konsistent sind.
● Kontaktdaten der Ansprechpartner: Sind Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Ansprechpartner im Mitarbeiter- oder Vertriebsmitarbeiterstamm korrekt hinterlegt?
● Kundenreferenznummer: Wird diese bei der Rechnungsstellung verwendet und korrekt angegeben?
● Vertriebsmitarbeiter: Sind Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des zuständigen Vertriebsmitarbeiters vollständig hinterlegt?
● Leistungsdatum: Wird das Leistungsdatum auf der Rechnung angegeben und ist es korrekt?
E-Rechnung 2025 FAQs
Vorbereitung für die Einführung von CKS.EINVOICE
E-Rechnung – Der flexible Standard EN 16931
E-Rechnung Stammdaten und Settings in SAP Business One
Archivierung von E-Rechnungen
E-Rechnungen International: Unterschiede und globale Entwicklungen
MariProject / Tool für die E-Rechnung
cks.eINVOICE -Addon für XRechnung & ZUGFeRD
E-Rechnung für SAP Business One
