Ein Lastenheft ist Bestandteil eines jeden ERP-Projekts. Dabei wird darin festgelegt, was das neue ERP-System im Unternehmen erfüllen muss. Daher kann sich das Lastenheft sehr unterscheiden, da die Prozesse, die in der neuen Software festgehalten werden sollen, natürlich auch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich ausreichend Zeit für das Lastenheft nehmen. Eine fehlerhafte Umsetzung entsteht schnell und kann anschließend teuer werden.
Hier drei Tipps wie Sie effizient und ohne Umwege zu einem konstruktiven Lastenheft gelangen:
1. Anwender befragen
Die großen Ziele der ERP-Einführung sind natürlich strategisch. Diese Ziele werden wiederum im Management – also meist der Geschäftsführung bestimmt. Und das ist auch richtig so, da dies deren Aufgabenbereich ist. Geht es allerdings an die Abläufe im Unternehmen, sind die Geschäftsführer die falschen Ansprechpartner. Um die Prozesse zu verstehen und im besten Fall verbessern zu können, müssen Sie die künftigen Anwender befragen. Und das bitte nicht nur mittels Email-Umfrage. Das resultiert nur in einer Bestandsaufnahme von wirren Einzelwünschen, die umgesetzt wiederum nicht unbedingt den Unternehmenszielen dienen. Gehen Sie lieber in die einzelnen Abteilungen und diskutieren Sie in der Gruppe welche Prozesse sinnvoll sind und welche Abläufe optimiert werden können. Hier mehr Tipps für eine effektive Mitarbeiterbefragung für das Lastenheft.
2. Ansprüche abgleichen
Bleiben wir beim Thema Einzelwünsche. Gleichen Sie die erfassten Prozesse, optimierten Abläufe und Unternehmensziele ab. Eine ERP-Lösung steht für die Vereinheitlichung von alledem. Deshalb muss die Software auch übergreifend arbeiten können. Wie ein Zahnrad das ins andere greift. Außerdem sollten Sie abwägen was tatsächlich notwendige Anpassungen sind. Viele Standard-Lösungen, wie z.B. SAP Business One, bilden (auch branchenspezifisch) optimierte Prozesse in fester Integration an. Einen Prozess der Software anzupassen ist günstiger (und mitunter effizienter), also die Software dem Prozess. Wenn Abläufe nur aus Gewohnheit beibehalten werden sollen, ist das nicht im Sinne des ERP-Projekts. Also raus aus dem Lastenheft!
3. Flexibles Lastenheft erhalten
Der größte Fehler, den wir in Projekten machen können, ist unflexibel zu werden. Nun legt man im Lastenheft aber etwas fest. Dennoch: Das Lastenheft ist nicht in Stein gemeißelt. Lassen Sie es während des Auswahlprozesses wachsen. Oft finden Unternehmen erst im Dialog mit dem Anwender heraus, was alles möglich ist – dadurch können sich auch die Anforderungen verändern. Stichwort: Standard-System. Bleiben Sie offen für neue Lösungen. Dadurch wir das neue ERP-System spürbar und langfristig erfolgreich.
Hier mehr zum Thema Prozesse anpassen oder übernehmen.
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