Personalkosten sind die Kosten, die einem Unternehmen für seine Arbeitnehmer entstehen. Sie bestehen aus Löhnen und Gehältern, sozialen Aufwendungen und sonstigen Personalkosten. Personalkosten lassen sich immer einem Arbeitnehmer und einem bestimmten Zeitraum zuordnen.
Bestandteile
Zu den Personalkosten gehören außerdem Versicherungsbeiträge an Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallkassen. Meist teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer diese Beiträge. Nur der Anteil, den der Arbeitgeber zahlt, gehört zu den Personalkosten. Die Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein, die zuständige Berufsgenossenschaft legt die Beitragshöhe fest. Freiwillige Sozialleistungen zählen nur dann zu den Personalkosten, wenn sie dem Arbeitnehmer direkt zugutekommen, etwa freiwillige Pensionszusagen. Indirekt wirkende Leistungen wie eine Kantine erfasst die Kostenrechnung als sonstige Kostenarten. Sonstige Personalkosten entstehen meist bei personellen Veränderungen, zum Beispiel durch Abfindungen oder die Anwerbung von Mitarbeitern.
Die Kosten des Arbeitgebers für einen Arbeitnehmer setzen sich aus dem Bruttogehalt, den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung, den Umlagen für Mutterschaftsgeld und Lohnfortzahlung (U1 und U2), der Insolvenzgeldumlage und den Beiträgen zur Berufsgenossenschaft zusammen. Zu den Personalkosten zählt auch der kalkulatorische Unternehmerlohn. Er ist ein Sonderfall bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen, weil nur dort Eigentümer unentgeltlich für ihr Unternehmen arbeiten können.
In der Kostenrechnung
Fertigungslöhne zahlt ein Unternehmen an Arbeitnehmer, die unmittelbar in der Produktion arbeiten. Sie sind Einzelkosten und lassen sich einem Produkt direkt zurechnen. Hilfslöhne für Hilfsarbeiten in der Produktion sind dagegen Gemeinkosten, die die Kostenstellenrechnung verrechnet. Löhne und Gehälter lassen sich nicht immer eindeutig den fixen oder variablen Kosten zuordnen. Die Gehälter der Verwaltungsangestellten gelten als Fixkosten, Akkord oder erfolgsabhängige Tantiemen sind dagegen leistungsabhängig. Zeitarbeitskräfte kosten mehr als eigene Arbeitnehmer, ihre Kosten sind aber variabel.
Einige Teile der Personalkosten fallen unregelmäßig an, zum Beispiel Sonderzahlungen. Deshalb schätzt die Kostenrechnung diese Beträge zu Beginn der Abrechnungsperiode und verteilt sie anteilig (Monatsabgrenzung oder zeitliche Abgrenzung). Ein Zahlenbeispiel: Zehn Mitarbeiter erhalten je 3.000 Euro im Monat einschließlich Sozialversicherung. Dazu kommen je 50 Prozent als Urlaubsgeld im Juni und als Weihnachtsgeld im Dezember. Die Jahressumme beträgt 390.000 Euro. Die Kostenrechnung übernimmt daher jeden Monat 32.500 Euro.
In Dienstleistungsunternehmen können Personalkosten 80 Prozent der Gesamtkosten und mehr ausmachen. Gängige Kennzahlen sind Personalkosten pro Stück, Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz und Personalkosten je Mitarbeiter.
In der Finanzbuchhaltung
Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung erfasst die Personalkosten. Sie ist eine Nebenbuchhaltung innerhalb der Finanzbuchhaltung. Auf das Aufwandskonto Löhne und Gehälter bucht die Buchhaltung alle Bruttoarbeitsentgelte, also einschließlich der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung und vor Abzug der Lohnsteuer. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung weist sie auf einem gesonderten Konto aus.
In der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren (§ 275 HGB) heißt der entsprechende Posten Personalaufwand. Er gliedert sich in Löhne und Gehälter sowie soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung. Das Umsatzkostenverfahren gliedert die Kosten dagegen nach Funktionsbereichen und weist keinen eigenen Posten Personalaufwand aus.
Bezug zum Beitrag
Laut Beitrag verursacht eine interne Buchhaltungsabteilung Personalkosten und zusätzlich Infrastrukturaufwand. Laut Beitrag binden Lohnabrechnungen, Urlaubsvertretungen, Krankheitsausfälle und die Personalakquise für qualifizierte Buchhalter Zeit und Planungskapazitäten. Laut Beitrag lassen sich Dienstleistungsverträge bei Bedarf skalieren oder anpassen, arbeitsrechtlich gebundenes Personal dagegen nicht.
Abgrenzung
Die Kostenrechnung spricht von Personalkosten, die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren vom Personalaufwand. Verwandte Einträge: Lohnbuchhaltung, Lohnbuchungen / SAP Business One, Lohnsteueranmeldung, Fixkosten, Variable Kosten (SAP Business One), Externes Rechnungswesen, Internes Rechnungswesen.
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