Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt. Sie gehören umsatzsteuerlich nicht zum Entgelt und scheiden bei der Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung als Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus.
Gesetzliche Grundlage
Zwei Vorschriften verwenden den Begriff. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG regelt die Einnahmenüberschussrechnung: Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, scheiden aus. Das Gesetz nennt sie ausdrücklich durchlaufende Posten. § 10 Abs. 1 UStG enthält dieselbe Formel für die Umsatzsteuer: Durchlaufende Posten gehören nicht zum Entgelt. Beide Vorschriften setzen voraus, dass der Unternehmer im fremden Namen und auf fremde Rechnung handelt.
Umsatzsteuer
Weil durchlaufende Posten nicht zum Entgelt gehören, fällt auf sie keine Umsatzsteuer an. Der Unternehmer reicht den Betrag nur weiter.
Beispiele
Ein typisches Beispiel sind Gerichtskosten und Gebühren, die ein Steuerberater oder Anwalt im Namen des Mandanten auslegt. Leitet der Steuerberater solche Gerichtsgebühren weiter, bleibt der Vorgang für ihn gewinnneutral. Ein zweites Beispiel sind durchlaufende Steuern. Der Arbeitgeber behält Lohnsteuer, Lohnkirchensteuer und Solidaritätszuschlag der Arbeitnehmer ein und führt sie ab. Dabei handelt er nur als Treuhänder.
Buchung
Durchlaufende Posten sind erfolgsneutral. In der Regel wickelt das Unternehmen sie deshalb über Bilanzkonten ab, ohne ein Erfolgskonto zu berühren. Der Gewinn des Unternehmens ändert sich weder beim Eingang noch bei der Weiterleitung des Betrags.
Abgrenzung
Entscheidend ist, in wessen Namen der Unternehmer handelt. Erhält er eine Zahlung im eigenen Namen auf eine eigene Forderung, liegt kein durchlaufender Posten vor. Die Zahlung ist dann eine Betriebseinnahme, die dem Unternehmer zufließt.
In der Praxis heißen auch Umsatzsteuer und Vorsteuer oft „Durchlaufposten“, weil sie den Unternehmer wirtschaftlich nicht belasten. Dieser Sprachgebrauch meint etwas anderes als die durchlaufenden Posten nach § 10 UStG. Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 HGB betreffen dagegen die zeitliche Abgrenzung eigener Aufwendungen und Erträge. Verwandte Einträge: Rechnungsabgrenzungsposten (RAP), Offene Posten (OPOS), Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug.
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