Gültigkeitszeitraum (SAP Business One)

Der Gültigkeitszeitraum bezeichnet in SAP Business One den klar definierten Zeitraum, in dem Stammdaten, Konten, Dokumente und Konditionen systemseitig als aktiv gelten und deshalb für Buchungen, Belegerstellung und Auswertungen verwendet werden können.

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In den Stammdaten steuern Anwender über den Gültigkeitszeitraum die Aktivität von Artikeln und Geschäftspartnern. Ein aktiver Artikel steht innerhalb des definierten Zeitraums in allen Einkaufs- und Verkaufsbelegen zur Verfügung, außerhalb dieses Zeitraums verwendet SAP Business One diesen Artikel nicht mehr. Ebenso kann ein Geschäftspartner nur für einen begrenzten Zeitraum aktiv sein, zum Beispiel bei temporären Projektpartnern; danach lassen sich lediglich geparkte Belege erstellen. Zusätzlich können Artikel oder Geschäftspartner als „Inaktiv“ gekennzeichnet werden, wobei sich der definierte Zeitraum dann auf die Dauer der Inaktivität bezieht. Über die Option „Erweitert“ lassen sich zudem aktive und inaktive Zeiträume miteinander kombinieren, wodurch die Steuerung der Stammdaten flexibler wird.

Im Finanzwesen begrenzen Anwender mit dem Gültigkeitszeitraum die Nutzung von Sachkonten, sodass Buchungen außerhalb des aktiven Zeitraums eines Kontos nicht zulässig sind. Außerdem spielt der Gültigkeitszeitraum eine zentrale Rolle bei der Definition von Buchungsperioden. Dabei wird zwischen Buchungsdatum, Belegdatum und Fälligkeitsdatum unterschieden. Das Buchungsdatum von/bis definiert, wann Buchungen erlaubt sind. Das Belegdatum von/bis legt den zulässigen Leistungszeitraum fest. Das Fälligkeitsdatum von/bis bestimmt den Zeitraum für offene Posten und Wertstellungen. Wichtig ist hierbei, dass der Fälligkeitszeitraum länger laufen kann als der Buchungszeitraum. So kann etwa das Fälligkeitsdatum einer Rechnung mit Buchung im Dezember in den Januar des Folgejahres fallen, wodurch der Fälligkeitszeitraum über das Geschäftsjahr hinausgehen muss.

Darüber hinaus steuert der Gültigkeitszeitraum eine Vielzahl konkreter Transaktionen. In Angeboten legt das Feld „Gültig bis“ fest, bis wann die hinterlegten Artikel und Preise gelten; die Standardeinstellung für dieses Enddatum lässt sich in den Belegeinstellungen der Administration vorgeben. Für Sonderpreise kann ebenfalls ein Gültigkeitszeitraum definiert werden, sodass der Sonderpreis nur innerhalb dieser Frist angewendet wird. Bei Dauerbuchungen bestimmt das Feld „Gültig bis“ das Enddatum für die Erstellung der wiederkehrenden Buchungen, außerdem lässt sich dieser Zeitraum bei Bedarf anpassen. Rahmenverträge benötigen Start- und Enddatum, und Anwender können eine Erinnerung konfigurieren, die rechtzeitig vor Ablauf des vertraglichen Gültigkeitszeitraums informiert.

Schließlich beeinflusst der Gültigkeitszeitraum auch die Nutzung von Kostenstellen und Aufteilungsregeln. In Berichten und Filtern des Web Client definieren Anwender Datumsbereiche mithilfe von Datumsabstandsformeln. Dadurch lassen sich relative Zeiträume wie „Letzte X Tage“, „Aktuelles Quartal“ oder „Letzte X Buchungsperioden“ abbilden, was die zeitliche Steuerung und Analyse der Daten deutlich flexibler macht.

Abgrenzung:
Der Gültigkeitszeitraum bezieht sich in SAP Business One nicht nur auf ein einzelnes Datum, sondern auf unterschiedliche Datumstypen mit eigener Funktion: Das Buchungsdatum steuert, wann Buchungen vorgenommen werden dürfen, wohingegen das Belegdatum den Leistungszeitraum beschreibt. Das Fälligkeitsdatum hingegen steuert den Zeitraum der offenen Posten und kann über den Buchungszeitraum hinausreichen. Außerdem unterscheidet SAP Business One zwischen aktiven und inaktiven Phasen von Stammdaten, die jeweils eigene Gültigkeitszeiträume haben können, was eine getrennte Steuerung von Nutzung und Sperrung derselben Daten ermöglicht.