E-Rechnung 2026: Was sich für KMU und SAP-B1-Anwender jetzt ändert

Die E-Rechnung hat die Phase des theoretischen IT-Projekts verlassen. Seit Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen — ausnahmslos. Gleichzeitig treiben neue technische Standards, verschärfte Kassenvorschriften und die europäische Steuerinitiative ViDA die Anforderungen weiter nach oben. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Entwicklungen der ersten Jahreshälfte 2026 zusammen und ordnet sie für KMU und SAP-B1-Anwender ein.

Übergangsfristen im Überblick — wer muss wann umstellen?

Das Wachstumschancengesetz hat die Rechnungsvorschriften in § 14 UStG grundlegend neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht strikt zwischen einer „E-Rechnung” und einer „sonstigen Rechnung”. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn das Dokument in einem strukturierten elektronischen Format der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Standard-PDFs, Scans oder Bilddateien zählen daher nicht als E-Rechnung.

Für den Rechnungsversand gelten gestaffelte Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

Zeitraum	Wer ist betroffen?	Was gilt beim Versand?
01.01.2025 – 31.12.2026	Alle Unternehmen	Papier und PDF (mit Zustimmung) bleiben zulässig; E-Rechnung freiwillig möglich
01.01.2027 – 31.12.2027	Vorjahresumsatz über 800.000 Euro	Ausschließlich E-Rechnung (EN 16931) oder EDI
01.01.2027 – 31.12.2027	Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro	Papier und PDF weiterhin zulässig
Ab 01.01.2028	Alle Unternehmen	Ausschließlich E-Rechnung — ohne Ausnahme

Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025 für jeden inländischen Unternehmer — einschließlich Kleinunternehmer, Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit und juristische Personen des öffentlichen Rechts.

Ausnahmen bestehen lediglich für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Wichtig: Verweigert ein Empfänger die Annahme einer E-Rechnung oder fehlt ihm die technische Ausstattung, hat der Aussteller seine Pflicht bereits mit dem nachweisbaren Übermittlungsversuch erfüllt. Ein Anspruch auf eine Papierrechnung besteht nicht.

XRechnung 4.0 und ZUGFeRD 2.5 — die neuen Standards

Beide E-Rechnungsstandards entwickeln sich 2026 erheblich weiter. Die Änderungen betreffen sowohl das Datenmodell als auch die Praxistauglichkeit.

XRechnung 4.0: Sammelrechnungen und ViDA-Vorbereitung

Im März 2026 kündigte die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die Spezifikation XRechnung 4.0 an. Dieser Standard setzt die neue europäische Norm EN 16931-1:2026 um und geht deutlich über bisherige Bugfix-Releases hinaus.

Die wichtigste Neuerung: XRechnung 4.0 löst die starre Zuordnung „eine Bestellung — eine Lieferung — eine Rechnung” auf. Künftig lassen sich mehrere Bestellungen, Lieferungen und Kundenreferenzen in einer Sammelrechnung zusammenfassen (Many-to-One-Billing). Das bildet reale Lieferketten besser ab, stellt allerdings die automatisierte Rechnungsprüfung (Three-Way Matching) in ERP-Systemen vor neue Herausforderungen. SAP-B1-Anwender deswegen sollten prüfen, ob ihr System diese Sammelrechnungen korrekt verarbeiten kann.

Darüber hinaus enthält das Datenmodell neue Felder für Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen, Skonti und Verzugsstrafen. Diese Felder bereiten das transaktionsbezogene Echtzeit-Reporting vor, das die europäische Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) ab 2030 vorschreibt. Überdies hinaus ermöglicht eine neue „Extension Component Library” branchenspezifische XML-Erweiterungen. XML-Anhänge sind künftig im europäischen Kernmodell verankert — nicht mehr nur in der nationalen Erweiterung.

Eine Vorabversion der Spezifikation steht im Laufe von 2026 für Softwareentwickler bereit. Das finale Release-Bundle mit Validierungsartefakten und Syntax-Mappings (UBL 2.5 und CII D25A) folgt Ende 2026. Parallel dazu schaltet dabei das Peppol-Netzwerk zum 1. August 2026 alle Profile unterhalb Version 3.0 ab — eine zügige Migration ist daher unumgänglich.

ZUGFeRD 2.5: Zweistufiges Release mit Branchenerweiterungen

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat am 10. Juni 2026 in Abstimmung mit dem französischen Partnerverband FNFE-MPE die Version ZUGFeRD 2.5 (identisch mit Factur-X 1.09) veröffentlicht. Aufgrund des hohen Test- und Qualitätssicherungsaufwands erfolgt das Release in zwei Schritten:

Schritt 1 (veröffentlicht am 10. Juni 2026): Obligatorische Aktualisierung der Codelisten auf den aktuellen Stand der EN 16931 sowie funktionale Erweiterungen im Profil „EXTENDED” für die Interoperabilität mit dem französischen B2B-E-Rechnungsmandat.
Schritt 2 (zeitnah angekündigt): Integration der Bruttorechnungsfunktion — Rechnungen ohne detaillierten Umsatzsteuerausweis auf Positionsebene. Diese Funktion adressiert spezifische Geschäftsszenarien im Buchhandel, Verlagswesen und Mineralölsektor.

XRechnung vs. ZUGFeRD — Unterschiede auf einen Blick

Merkmal	XRechnung 4.0	ZUGFeRD 2.5
Formattyp	Reines XML (UBL oder CII); benötigt externen Viewer	Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Normenbezug	EN 16931-1:2026 (volle Integration des neuen Datenmodells)	EN 16931 (kontinuierliche Codelistenpflege, Vorbereitung auf Revision)
Hauptfunktionen	Multi-Order-Billing, XML-Core-Anhänge, dezentrale Branchenerweiterungen	Aktualisierte Codelisten, französisches B2B-Mandat, Bruttorechnungen
Typischer Einsatz	Öffentlicher Sektor (B2G), zunehmend auch B2B	Nationaler und grenzüberschreitender B2B-Verkehr; auch B2C und B2G geeignet

Für SAP-B1-Anwender ist die Unterscheidung relevant: ZUGFeRD bietet mit seinem hybriden Format den Vorteil, dass Empfänger ohne spezielle Software zumindest die PDF-Komponente lesen können. XRechnung hingegen setzt einen Viewer oder eine ERP-Integration voraus.

Kassenführung trifft E-Rechnung — neue Pflichten ab 2026

Am 1. Februar 2026 trat die Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft. Ergänzend dazu hat das BMF mit Schreiben vom 17. März 2026 den Anwendungserlass zu § 146a AO umfassend geändert. Durch diese Anpassung erkennt die Finanzverwaltung die E-Rechnung im strukturierten XML-Format ausdrücklich als zulässige Belegform im Sinne des § 146a Abs. 2 AO an.

Allerdings bringt diese Anerkennung neue technische Anforderungen mit sich. Erstellt ein Kassensystem einen Beleg als E-Rechnung (etwa im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format), müssen die kryptografischen Transaktionsdaten der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zwingend in den XML-Datenstrom einfließen. Konkret betrifft das:

den Prüfwert der Vorgangsbeendigung,
den fortlaufenden Signaturzähler und
die Seriennummer des TSE-Sicherheitsmoduls.

Diese Verschmelzung von POS-Kassendaten und E-Rechnungsstrukturen reduziert zwar langfristig den Papierverbrauch, erhöht jedoch die Anforderungen an die Softwarearchitektur der Kassensysteme erheblich.

In diesem Zusammenhang kritisierte der Steuerrechtsausschuss des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV) auf seiner Jahressitzung am 20. April 2026 die geplante Registrierkassenpflicht ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit über 100.000 Euro Jahresumsatz. Der DStV fordert die Einhaltung des „Once-Only-Prinzips”: Daten, die der Finanzverwaltung bereits vorliegen, sollen nicht erneut gemeldet werden müssen.

GoBD-konforme Archivierung — worauf es ankommt

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) veröffentlichte im März 2026 einen aktualisierten FAQ-Katalog zur E-Rechnung, der zentrale Fragen zur GoBD-konformen Archivierung klärt.

Wichtigste Regel: Der strukturierte XML-Datensatz gilt als das steuerrechtlich maßgebliche Original. Dieses Original muss unveränderbar archiviert werden. Die reine Aufbewahrung einer PDF-Kopie oder ein Papierausdruck der XML-Struktur reicht nicht aus — die maschinelle Auswertbarkeit geht dabei verloren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre, verlängert sich im GoBD-Kontext und bei fortdauernder steuerlicher Relevanz jedoch regelmäßig auf zehn Jahre.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD müssen beide Komponenten — PDF und XML — revisionssicher archiviert werden, sofern die PDF-Komponente steuerrelevante Zusatzinformationen enthält (etwa Kontierungseinträge oder Freigabevermerke). Übermittlungs-E-Mails sind nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie selbst geschäfts- oder buchungsrelevante Informationen enthalten. Dient die E-Mail lediglich als Transportmedium, entfällt die Archivierungspflicht.

Für SAP-B1-Anwender bedeutet das konkret: Das ERP-System muss eine unauflösbare Verbindung zwischen der Buchung und dem archivierten XML-Datensatz herstellen können. Der Einsatz eines zertifizierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit eindeutigen Indexschlüsseln minimiert Haftungsrisiken.

Validierung und Vertrauensschutz bei der Rechnungsprüfung

Die Prüfung eingehender E-Rechnungen erfordert zweistufige Workflows. Technische Validierung und inhaltliche Plausibilitätsprüfung greifen dabei ineinander. Die Finanzverwaltung unterscheidet drei Fehlerkategorien:

Formatfehler: Das Dokument qualifiziert sich technisch nicht als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG und gilt als sonstige Rechnung.
Geschäftsregelfehler (Business Rules): Logische Widersprüche oder fehlende Pflichtfelder innerhalb des XML-Datensatzes.
Inhaltsfehler: Fachlich unzutreffende Angaben bei fehlerfreier Syntax — etwa ein falscher Steuersatz.

Das BMF empfiehlt den Einsatz standardisierter Validierungssoftware. Gleichzeitig gewährt die Finanzverwaltung darüber hinaus einen wichtigen Vertrauensschutz: Validiert ein Unternehmen eine eingehende E-Rechnung erfolgreich mit einem gängigen Tool und wendet kaufmännische Sorgfalt an, darf es bezüglich Format und Geschäftsregeln auf die Richtigkeit vertrauen und den Vorsteuerabzug geltend machen.

Der DStV betont dabei allerdings: Eine rein technische Validierung ersetzt die inhaltliche Sachverhaltsprüfung dabei nicht. Automatisierte Syntaxprüfungen erkennen keine inhaltlichen Falschangaben. Fehlerhafte Validierungsberichte sollten dokumentiert und archiviert werden. Abweichungen lässt man am besten direkt mit dem Rechnungsaussteller korrigieren.

Anzahlungen, Schlussrechnungen und Bauleistungen — Sonderfälle im XML-Format

Der BStBK-FAQ-Katalog liefert klare Vorgaben für komplexe Buchungsszenarien:

Anzahlungsrechnungen: Das Standard-Codeverzeichnis der XRechnung kennt keinen spezifischen Code für Anzahlungen. Die manuelle Eingabe eines solchen Codes führt zu Systemfehlern. BStBK und BMF empfehlen daher, Anzahlungsrechnungen unter dem Standardcode 380 („Commercial invoice”) zu übermitteln. Im Freitextfeld „Invoice note” (BT-22) muss zwingend die Kennzeichnung „Anzahlungsrechnung” stehen.

Schlussrechnungen: Die aktuelle Business-Terms-Struktur erschwert die vollständige, automatisierte Verrechnung von Anzahlungen und Restbeträgen in einer rein strukturierten Schlussrechnung. Zwei Wege bieten sich an: Entweder erstellt man eine reine Restrechnung, die nur den offenen Restbetrag ausweist, oder man bettet eine detaillierte Schlussrechnungs-Anlage als PDF in den XML-Datensatz ein. Letzteres schränkt allerdings den Automatisierungsgrad der Kreditorenbuchhaltung ein.

Bauleistungen: Bis zum 30. Juni 2030 gilt eine Übergangsregelung. Im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen lediglich die Summenwerte je Bauwerksgewerk maschinenlesbar erfasst sein. Die detaillierte Leistungsaufschlüsselung (etwa nach GAEB-Standard) darf als menschenlesbare PDF-Anlage beigefügt und im XML-Satz referenziert werden.

Für SAP-B1-Anwender mit Anzahlungs- oder Bauprozessen lohnt sich eine Prüfung, ob die bestehenden Rechnungsworkflows diese Vorgaben bereits abbilden.

Europa rückt zusammen — ViDA und die Folgen für den Mittelstand

Die deutsche E-Rechnungspflicht steht nicht isoliert. Die EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) schreibt daneben ab dem 1. Juli 2030 eine transaktionsbezogene Echtzeit-Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vor. Diese Meldepflicht basiert auf strukturierten E-Rechnungen und ersetzt die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen.

Für nationale Umsätze dürfen EU-Mitgliedstaaten eigene Meldesysteme einführen, sofern diese mit EN 16931 interoperabel sind. Das führt allerdings zu einer erheblichen Fragmentierung:

Land	B2B-Pflicht ab	System und Formate
Deutschland	Gestaffelt ab 2025 (Empfang) / 2027–2028 (Versand)	EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD); EDI
Frankreich	Ab September 2026 (Empfang alle; Versand Großkonzerne), September 2027 (KMU)	Portal-Modell (öffentliches Billing Portal + private PDP-Plattformen); UBL, CII, Factur-X
Belgien	01.01.2026 für alle	Dezentrales Netzwerk, Peppol-BIS als Standardweg
Polen	Ab Februar 2026 (Großunternehmen), April 2026 (alle übrigen)	Zentrales Clearance-System (KSeF); proprietäres XML-Schema FA(3)
Niederlande	Geplant 01.01.2030	Peppol-Netzwerk als einheitliche Infrastruktur

Diese Vielfalt hat eine klare Konsequenz: Unternehmen mit grenzüberschreitenden Lieferketten müssen ihre ERP- und Fakturierungssysteme modular aufsetzen. Insellösungen, die nur die deutschen Mindestanforderungen abbilden, führen bei internationalen Geschäftsbeziehungen zu Compliance-Problemen und hohen Anpassungskosten.

Zusätzlich fordert die Bundessteuerberaterkammer in ihrer Stellungnahme zum Entwurf des Jahressteuergesetzes 2026 besseren Schutz für gutgläubige Leistungsempfänger beim Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Ist-Versteuerern. Da der Leistungsempfänger aus den reinen Rechnungsdaten der E-Rechnung oft nicht erkennen kann, ob die Steuer beim Aussteller bereits entstanden ist, drohen ohne gesetzliche Schutzvorschriften unverschuldete Steuernachforderungen bei Betriebsprüfungen.

Was ist ViDA?

ViDA („VAT in the Digital Age”) ist ein Gesetzespaket der EU-Kommission zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems, am 11. März 2025 vom Rat der EU verabschiedet. Ziel: Steuerbetrug (insbesondere Karussellbetrug) eindämmen, die Mehrwertsteuerlücke schließen und grenzüberschreitende Abläufe für Unternehmen vereinfachen. Die Reform ruht auf drei Säulen:

Säule 1 — Digitale Meldepflichten und E-Rechnungspflicht: Ab dem 1. Juli 2030 wird die strukturierte E-Rechnung (EN 16931) für grenzüberschreitende B2B-Umsätze verpflichtend — eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig. Rechnungsdaten müssen innerhalb von 10 Tagen digital an die nationale Steuerbehörde gemeldet werden (Quasi-Echtzeit-Meldepflicht). Dieses System ersetzt die bisherige Zusammenfassende Meldung. Bis Januar 2035 müssen alle nationalen Meldesysteme mit dem EU-Standard interoperabel sein.

Säule 2 — Plattformökonomie: Bei kurzfristiger Unterkunftsvermietung und Personenbeförderung auf der Straße werden Plattformen wie Airbnb oder Uber als „fiktive Leistungserbringer” behandelt. Führt der eigentliche Anbieter keine Umsatzsteuer ab, muss die Plattform sie einziehen und abführen. Optional ab Juli 2028, verpflichtend ab Januar 2030.

Säule 3 — Einheitliche MwSt-Registrierung (Single VAT Registration): Die One-Stop-Shop-Portale (OSS/IOSS) werden massiv erweitert. Nahezu alle B2C-Lieferungen lassen sich zentral im Heimatland deklarieren. Ab Juli 2028 können auch eigene Warenverbringungen zwischen EU-Ländern über ein neues OSS-Modul gemeldet werden — eine lokale Registrierung im Empfängerland entfällt. Das Konsignationslager-Verfahren wird bis Juni 2029 eingestellt. Reverse Charge wird für Lieferungen nicht ansässiger Unternehmer EU-weit verpflichtend.

Fahrplan: Seit April 2025 inländische E-Rechnungspflicht ohne EU-Genehmigung möglich → Januar 2027 erste OSS-Erweiterung → Juli 2028 OSS für Warenverbringungen + Plattform-Regeln optional → Januar 2030 Plattform-Regeln verpflichtend → Juli 2030 grenzüberschreitende E-Rechnungs- und Meldepflicht → Januar 2035 vollständige Harmonisierung.

Was KMU und SAP-B1-Anwender jetzt tun sollten

Die Entwicklungen der ersten Jahreshälfte 2026 zeigen deutlich: Steuerkonformität und digitale Geschäftsprozesse verschmelzen untrennbar. Drei Handlungsfelder verdienen sofortige Aufmerksamkeit:

Durchgängige digitale Workflows aufbauen: Ein E-Mail-Postfach für den Empfang von XML-Dateien reicht langfristig nicht. Unternehmen brauchen Schnittstellen, die eine medienbruchfreie Validierung, automatisierte Kontierung und revisionssichere Archivierung ermöglichen. SAP B1 bietet hierfür Integrationsmöglichkeiten mit DMS-Systemen und Validierungstools — diese sollten jetzt evaluiert und eingerichtet werden.

Sonderfälle prüfen und anpassen: Wer mit Anzahlungsrechnungen, Schlussrechnungen oder Bauleistungen arbeitet, sollte die eigenen Prozesse anhand der BStBK-FAQ-Leitlinien überprüfen. Die technischen Rahmenbedingungen der XML-Datenfelder erfordern in vielen Fällen Anpassungen im Rechnungsworkflow.

Modularität und europäische Skalierbarkeit sicherstellen: Bei der Auswahl und Aktualisierung von ERP-Systemen zählt nicht nur die Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD. Standardisierte APIs für die Anbindung an ausländische Clearance-Systeme werden spätestens mit dem ViDA-Obligatorium ab 2030 unverzichtbar. Wer heute in flexible, updatefähige Prozesse investiert, reduziert steuerliche Risiken bei Betriebsprüfungen und legt dabei gleichzeitig das Fundament für automatisierte Finanz- und Buchhaltungsprozesse im europäischen Binnenmarkt.

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