Kontoauszugsmanager (BRS)

E-Rechnung in Deutschland: So setzen Sie die Pflicht mit SAP Business One um

Der Kontoauszugsmanager ist eine Funktion in SAP Business One, die elektronische Bankkontoauszuege einliest und daraus automatisch Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen sowie Journalbuchungen erzeugt. In der SAP-Terminologie heisst diese Funktion "Kontoauszugsverarbeitung" beziehungsweise "Bank Statement Processing (BSP)"; das Kuerzel BRS steht fuer Bank Reconciliation Statement und bezeichnet den Bankabstimmungsbeleg, auf dem dieser Prozess aufsetzt.

Kontext

Der Kontoauszugsmanager ist seit SAP Business One Version 9.0 als Kernfunktion verfuegbar und muss einmalig unter Administration, Systeminitialisierung, Firmendetails aktiviert werden. Diese Aktivierung ist unwiderruflich. Anschliessend steht der Menuepfad "Bankenabwicklung, Kontoauszuege und externe Abstimmungen" zur Verfuegung. Der Anwender waehlt die Hausbank, importiert die elektronische Bankdatei ueber den Electronic File Manager und erhaelt einen geparkten Beleg. Das System sucht anschliessend automatisch passende offene Posten und markiert Treffer. Nicht erkannte Zeilen werden per Doppelklick manuell zugeordnet. Fuer den Mittelstand bedeutet das: Zahlungseingaenge und -ausgaenge werden nicht mehr vorab manuell gebucht, sondern direkt aus dem Auszug generiert. Das reduziert Doppelarbeit in der Buchhaltung und beschleunigt den Monatsabschluss.

Abgrenzung

Der Kontoauszugsmanager ist kein reiner Abstimmungsprozess. Die manuelle Abstimmung (Manual Reconciliation) gleicht lediglich bereits im System gebuchte Transaktionen gegen einen externen Endsaldo ab. Die beidseitige Abstimmung ueber "Externe Kontoauszuege verarbeiten" stellt importierte Auszugsdaten den Hausbankbuchungen gegenueber. Der Kontoauszugsmanager dagegen kehrt die Logik um: Der Auszug ist die Quelle, aus der Zahlungen und Buchungen erst entstehen. Nach dem ersten produktiven Import duerfen Bankbewegungen nicht mehr ueber die manuellen Zahlungsmodule gebucht werden, und Auszuege muessen chronologisch abgearbeitet werden.