Projektkostenkontrolle

Projektkostenkontrolle ist die Überwachung der Kosten eines Projekts durch den regelmäßigen Vergleich der geplanten mit den tatsächlich angefallenen Kosten. Fachlich gehört sie zum Projektcontrolling. Das Projektcontrolling überwacht neben der Kostenseite auch das Ergebnis und die Zeitplanung eines Projekts.

Hintergrund

Projekte sind abgeschlossene, für das Unternehmen wichtige Vorgänge, die nicht zum Alltagsgeschäft gehören. Jede Teilaufgabe eines Projekts erhält Termine (Meilensteine) und Kostenwerte, die bis zu ihrer Erledigung angefallen sein dürfen. Regelmäßig, meist monatlich, entsteht eine Projektabrechnung. Sie prüft die Meilensteine und stellt die bisher angefallenen Kosten der Teilaufgaben den geplanten Kosten gegenüber. Weichen Termine oder Kosten ab, müssen die Verantwortlichen die Gründe analysieren.

Das Controlling vergleicht geplante Sollwerte mit erreichten Istwerten, sucht die Ursachen von Abweichungen und beurteilt deren Auswirkungen. Bei Kosten unterscheidet es Preisabweichungen (Unterschiede zwischen geplanten und tatsächlichen Preisen der verbrauchten Ressourcen) und Mengenabweichungen (Unterschiede zwischen geplanten und tatsächlich verbrauchten Mengen). Ein ausgegebenes Projektbudget sagt allein noch nichts über den Projekterfolg. Die Earned-Value-Analyse ermittelt deshalb einen Fertigstellungswert: Projektbudget mal prozentualer Arbeitsfortschritt. Den Arbeitsfortschritt melden Projekt- und Teilprojektleiter. Ein Projektcontroller sollte ihn gegebenenfalls überprüfen. Personalaufwand kann zum Beispiel über einen Kalkulationssatz je Personaltag (Personalkosten plus Sachkostenpauschale) in das Projekt einfließen.

Die Grundlage schafft die Buchhaltung. Bei der Verbuchung von Kosten und Eingangsrechnungen erfasst sie Kostenstellen, Projektnummern und Kostenträger. So können Kostenrechnung und Controlling die Daten später verarbeiten. Dieser Erfassungsaufwand kann die Arbeit vervielfachen.

In SAP Business One

SAP Business One kennt zwei Arten von Projekten: das Finanzprojekt und das Projekt im Modul Projektmanagement. Das Finanzprojekt wirkt ähnlich wie ein Kostenträger. Unternehmen legen es mit Projektcode (maximal acht Zeichen), Projektname (maximal 30 Zeichen) und Gültigkeitszeitraum unter Administration • Definitionen • Finanzwesen • Projekte an. Kosten und Erträge sammelt das System auf dem Projekt, sobald sie in der Journalbuchung landen. Anwender können das Projekt schon in Belegen ohne Buchung zuordnen, etwa in Angebot, Kundenauftrag oder Bestellung. SAP Business One führt das Projekt dann bis zur Journalbuchung mit. Jede Belegzeile kann ein eigenes Projekt tragen. Zusätzlich lässt sich ein Projekt im Geschäftspartner-Stammsatz (Feld Geschäftspartnerprojekt) oder fest an Sachkonten hinterlegen. Das Änderungsprotokoll der Journalbuchung macht spätere Änderungen der Projektzuordnung nachvollziehbar. Projekte und Kostenstellen sammeln Kosten unabhängig voneinander.

Für die Auswertung zeigt der Transaktionsbericht nach Projekten (Finanzwesen • Finanzberichte • Buchhaltung) alle auf ein Projekt gebuchten Transaktionen, gegliedert nach Sachkonto. Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Summen- und Saldenliste lassen sich über die Schaltfläche „Erweitert“ nach Projekt filtern. Die saldierten Erlöse und Wareneinsätze ergeben dann den Bruttogewinn des Projekts.

Das Modul Projektmanagement gibt es seit Release 9.2. Unternehmen aktivieren es unter Administration • Systeminitialisierung • Firmendetails auf der Registerkarte Basisinitialisierung. Damit Kosten und Erlöse aus Belegen in das Projekt fließen, muss im Projektfenster das Feld Finanzprojekt gefüllt sein. Je Stufe oder Aufgabe erfassen Anwender geplante Kosten. Diese hängen von den geplanten Stunden und dem Stundenkostensatz des ausführenden Mitarbeiters ab. Die Registerkarte Zusammenfassung stellt das Budget (Summe der geplanten Kosten) den Ist-Werten gegenüber: offene Bestellungen, Eingangsrechnungen und Gesamtabweichung. Eine positive Gesamtabweichung zeigt eine Budgetüberschreitung, eine negative eine Budgetunterschreitung. Den Planerlös (Feld Potenzieller Betrag) vergleicht das System mit den Ist-Erlösen aus Ausgangsrechnungen. Das Fenster Belegzuordnung ordnet Belege mit gleichem Finanzprojekt den Projektstufen zu. Der Bericht Stufenanalyse bietet eine Übersicht über alle Projekte einschließlich der Zahlen aus der Zusammenfassung.

Bezug zum Beitrag

Laut Beitrag schaffen digitale Buchhaltungslösungen mehr Transparenz über die Finanzprozesse, unter anderem bei der Projektkostenkontrolle. Laut Beitrag sind leistungsbezogene variable Kosten einer ausgelagerten Buchhaltung besonders für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen oder stark projektorientierter Tätigkeit vorteilhaft.

Abgrenzung

Das Finanzprojekt in SAP Business One sammelt Kosten und Erträge aus der Buchhaltung. Das Projekt im Modul Projektmanagement plant und kontrolliert dagegen Stufen, Aufgaben und Budget. Es greift über das Feld Finanzprojekt auf die Belege zu. Verwandte Einträge: Controlling, Projektmanagement, Projektcode (SAP Business One), Teilprojekt (SAP Business One), Internes Rechnungswesen.

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