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Die Liquiditätsplanung gilt in vielen mittelständischen Unternehmen als erledigte Sache. Es gibt ja die Kontoauszüge, es gibt die offenen Posten, und wer möchte, zählt einmal im Monat zusammen, was auf dem Konto liegt und was noch reinkommen soll.

Genau an dieser Stelle beginnt aber meistens schon das Problem. Wer nur die Kontostände von heute betrachtet, sieht die Gegenwart, nicht die Zukunft. Und wer nur die offenen Forderungen addiert, ignoriert die Aufträge, die erst noch zur Rechnung werden, die fixen Kosten, die ohnehin fällig sind, und die Steuerschuld, die sich aus den Buchungen längst ableiten lässt. Die Versino Financial Suite, hat dafür im Financial Cockpit einen eigenen Bericht: die Liquiditätsplanung. Diese wird in wenigen Wochen mit dem neuen Release zur Verfügung gestellt.

Weiterlesen: Liquiditätsplanung in SAP Business One: Was die Versino Financial Suite anders macht

Ein Stichtag, mehrere Perioden, ein Zeitraster

Der Bericht startet mit einem Datum als Stichtag. Von dort aus lässt sich die Anzahl der Perioden festlegen, die in die Zukunft betrachtet werden sollen, ebenso das Zeitraster: Tage, Wochen oder Monate.

Wer die nächsten zwölf Wochen im Blick behalten will, wählt zwölf Wochen. Wer stattdessen auf Tagesbasis plant, etwa für die kommenden fünfzehn Tage, bekommt jeden einzelnen Tag als eigene Spalte. Für jede Periode zeigt die erste Zeile bereits die zu erwartende Gesamtsumme auf den Geldkonten zum Ende der jeweiligen Periode.

Was aus echten Buchungen kommt

Der Bericht beginnt mit den Ist-Werten. Zunächst die Übersicht über alle Konten, die in SAP Business One als Geldkonten markiert sind, jeweils mit aktuellem Saldo und der Gesamtsumme über alle Bankkonten.

Darauf folgen die offenen Forderungen und die offenen Verbindlichkeiten, aufgeschlüsselt pro Sachkonto und mit Gesamtsumme. Wer bei den Forderungen oder Verbindlichkeiten eine Zeile markiert, etwa “Forderungen Inland”, bekommt in einem Subbericht angezeigt, aus welchen einzelnen Belegen sich die Summe zusammensetzt: Kunde, Belegnummer, Buchungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag. Dasselbe funktioniert für die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.

Auch die monatliche Steuerschuld fließt aus echten Buchungen in die Planung ein, basierend auf Vorsteuer und Umsatzsteuer. Wer eine Dauerfristverlängerung hat, kann das entsprechend berücksichtigen lassen.

Was aus Erwartungen kommt

Bis hierhin bildet der Bericht ab, was ohnehin schon feststeht. Interessanter wird es bei dem, was noch nicht als Forderung oder Verbindlichkeit gebucht ist, aber absehbar dazu wird.

Offene Kundenaufträge, offene Bestellungen und offene Wareneingänge führen irgendwann zu einer Rechnung. Die Liquiditätsplanung rechnet deshalb mit dem geplanten Lieferdatum des Kundenauftrags und der vereinbarten Zahlungsfrist eine mögliche Zahlungsfrist aus. Ein Beispiel: ein Kundenauftrag mit Buchungsdatum 14. September, Liefertermin 31. Oktober und 30 Tagen Nettofrist. Daraus folgt, dass die Zahlung frühestens am 30. November erwartet wird. Für Bestellungen an Lieferanten gilt dasselbe Prinzip in die andere Richtung.

Wer offene Aufträge und Bestellungen nicht sehen möchte, kann sie über die Parameter ausblenden. Zusätzlich lassen sich auch offene Angebote und Bestellanforderungen einbeziehen, wenn das gewünscht ist.

Fixe Kosten und Prognosen: zwei Wege, ein Ziel

Neben den Ist-Werten und den aus Belegen abgeleiteten Erwartungswerten kennt die Liquiditätsplanung eine dritte Kategorie: Werte, die niemand im System als Beleg angelegt hat, weil es noch keinen Beleg gibt. Dafür gibt es zwei unterschiedliche Pflegewege, die sich kombinieren oder auch unabhängig voneinander nutzen lassen.

SAP-Business-One-Standard

Weg eins führt über den bestehenden Cashflow-Bericht im SAP-Business-One-Standard. Dort lassen sich geplante Buchungen hinterlegen, etwa Miete, Leasing oder Wartungsverträge, jeweils mit Wiederholungsintervall (monatlich, wöchentlich, quartalsweise) und Fälligkeitstag. Optional kann man eine Gültigkeit setzen. Läuft diese ab, fließt der Posten nicht mehr in die Planung ein.

Versino Financial Suite

Weg zwei ist eine eigene Tabelle der Versino Financial Suite mit dem Namen “Geplante Zahlungen”. Hier lassen sich Pseudoforderungen und Pseudoverbindlichkeiten anlegen, wahlweise mit Bezug zu einem Kunden, einem Lieferanten oder einem Projekt. Angegeben werden Fälligkeitsdatum und geplanter Betrag inklusive Steuer, entweder als wiederkehrende Zahlung oder als einmaliger Posten, etwa ein Projektabschluss mit anschließender Zahlungsfrist. Ein Beispiel aus dem Video: eine Kundenprognose, ursprünglich mit 15.000 Euro angesetzt, später auf 18.000 Euro korrigiert, weil sich das Projektvolumen konkretisiert hat. Auch hier handelt es sich um einen Demo-Wert, keine reale Größenordnung.

Freie Wahl

Wird ein geplanter Posten hinfällig, lässt er sich löschen oder temporär deaktivieren. In beiden Fällen verschwindet er aus der Planung, ohne dass die Historie verloren geht.

Beide Wege lassen sich getrennt nutzen: fixe Kosten über den Cashflow-Bericht, Kunden- und Lieferantenprognosen über die eigene Tabelle. Sie lassen sich aber auch beide über dieselbe Tabelle “Geplante Zahlungen” abbilden, wenn das für die eigene Arbeitsweise praktischer ist. Welcher Weg der bessere ist, hängt davon ab, wie ein Unternehmen seine Planzahlen ohnehin organisiert.

Szenarien durchspielen, ohne etwas zu verändern

Die eigentliche Stärke des Berichts zeigt sich, wenn man mit den Parametern zu spielen beginnt. Es lässt sich einstellen, wie sich die Liquidität entwickeln würde, wenn Forderungen um eine bestimmte Anzahl Tage in Verzug gerieten. Ebenso lässt sich prüfen, was passiert, wenn Verbindlichkeiten selbst mit ein paar Tagen Verspätung beglichen würden. Auch ein möglicher Umsatzausfall lässt sich in Prozent hinterlegen, mit sofortiger Auswirkung auf die Prognose.

Diese Szenarien lassen sich zusätzlich auf einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Sachkonto eingrenzen. Wichtig dabei: Keines dieser Szenarien verändert echte Buchungen. Es handelt sich um eine reine Was-wäre-wenn-Betrachtung auf Basis der bestehenden Daten.

Bedienung wie gewohnt

Wer bereits mit anderen Berichten im Financial Cockpit gearbeitet hat, findet sich hier ohne Umgewöhnung zurecht. Der Bericht lässt sich nach Excel exportieren. Über die fünf Filter-Buttons lassen sich häufig genutzte Ansichten vorbelegen, etwa 15 Tage, 12 Wochen oder 12 Monate, zusätzlich zwei frei konfigurierbare Filter mit individuellen Suchkriterien. Per Mouseover auf einzelne Spalten lässt sich die Summe markierter Werte einblenden, etwa wenn nur bestimmte Bankkonten interessieren.

Eine Auto-Update-Funktion sorgt dafür, dass neu gebuchte Rechnungen oder sonstige Belege sofort in der laufenden Planung sichtbar werden, ohne dass der Bericht komplett neu geladen werden muss.

Für wen sich der Bericht lohnt

Wer im Tagesgeschäft ausschließlich mit dem aktuellen Kontostand arbeitet und keine nennenswerten Zahlungsziele, Vorlaufzeiten oder saisonalen Schwankungen hat, wird in diesem Bericht wenig Neues finden. Sein Nutzen entsteht dort, wo Zahlungseingänge und -ausgänge zeitlich auseinanderfallen und wo neben den Buchungen im System auch Planwerte eine Rolle spielen, die noch nicht als Beleg existieren.

Für Geschäftsführer und kaufmännische Leiter, die regelmäßig zwischen Ist-Zahlen und Planzahlen hin- und herrechnen müssen, sei es in Excel, sei es im Kopf, bündelt der Bericht beides an einer Stelle. Wie belastbar die Prognose am Ende ist, hängt allerdings davon ab, wie sauber Zahlungsfristen, fixe Kosten und Prognosewerte im System gepflegt sind.

Wer wissen möchte, wie sich die Liquiditätsplanung an die eigenen Zahlungsgewohnheiten und Kontenstrukturen anpassen lässt, bespricht das am besten in einem konkreten Gespräch anhand der eigenen Daten.