Rechnungsabgrenzungsposten (SAP Business One)

Definition: Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) sind Posten in der Bilanz, die dazu dienen, Aufwendungen und Erträge periodengerecht zuzuordnen. Sie werden notwendig, wenn der Zeitpunkt der Zahlung oder des Erhalts von Geldmitteln nicht mit dem Zeitpunkt der tatsächlichen wirtschaftlichen Verursachung eines Aufwands oder der Erbringung einer Leistung und dem damit verbundenen Ertrag übereinstimmt. Man unterscheidet zwischen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) und passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP).

Bedeutung in SAP Business One:

Im Kontext von SAP Business One spielen Rechnungsabgrenzungsposten eine wichtige Rolle für die korrekte Darstellung des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens über verschiedene Perioden hinweg.

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Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP): Entstehen, wenn ein Unternehmen Ausgaben für Leistungen tätigt, die wirtschaftlich erst in einer oder mehreren zukünftigen Geschäftsperioden anfallen. Beispielsweise eine im Dezember bezahlte Versicherungspolice für das kommende Jahr.
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP): Entstehen, wenn ein Unternehmen Einnahmen für Leistungen erhält, die es wirtschaftlich erst in einer oder mehreren zukünftigen Geschäftsperioden erbringen wird. Ein typisches Beispiel sind Vorauszahlungen von Kunden für noch zu liefernde Waren oder zu erbringende Dienstleistungen.

Umsetzung in SAP Business One:

Die Standardfunktionalität von SAP Business One bietet keine umfassende Automatisierung für die Bildung und Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten. Im Standard erfasst das System beispielsweise den vollen Umsatz einer Ausgangsrechnung in der Periode des Buchungsdatums, selbst wenn sich der zugehörige Leistungszeitraum über mehrere Perioden erstreckt. Eine automatische, zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen findet im Standard nicht statt.

Um die Prozesse der Rechnungsabgrenzung in SAP Business One zu automatisieren und zu vereinfachen, sind Erweiterungslösungen (Add-ons) erforderlich. Ein Beispiel hierfür ist die Versino Financial Suite. Solche Add-ons ermöglichen:

Automatisierte Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten basierend auf Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften.
Automatische Erstellung der notwendigen Journalbuchungen zur Abgrenzung von Beträgen auf die relevanten Perioden.
Automatische Auflösung der Abgrenzungsposten in den nachfolgenden Perioden.
Automatische Rücknahme von Abgrenzungsbuchungen bei Stornierungen von Belegen.