Die Faktoren, die zu den Kosten eines Projekts zur Einführung von SAP Business One beitragen, sind vielfältig. Überdies sind dabei immer die langfristigen Kosten im Auge zu behalten. In unserer neuen Reihe wollen wir alle Kostenaspekte durchleuchten.
Als ich neulich mal wieder auf die Statistik der Zugriffszahlen auf unseren Blog sah, war das Ergebnis wie erwartet und gewohnt. Viele Besucher interessierten sich für die Kosten, die hinter einer Einführung einer ERP Software, wie SAP Business One entstehen. Nun ist der entsprechende Artikel „Preise und Kosten für SAP Business One“ schon etwas älter, genauer gesagt aus dem Jahre 2010 (wurde aber mittlerweile überarbeitet). Viel vergangene Zeit in der IT-Branchen (auch im ERP-Sektor).
Hat sich also seitdem etwas geändert? Ja und nein. Viele grundsätzliche Erwägungen bleiben gleich. Und doch haben sich einige Faktoren so entwickelt, dass man sie erwähnen muss, um auf der Höhe zu bleiben. Darum habe ich mich entschlossen, das Thema noch mal gründlich zu durchleuchten. Und weil das weder einfach noch schnell abgehandelt ist, wird das eine mehrteilige Serie.
Was hier über SAP Business One geschrieben steht, kann man im Übrigen in sehr vielen Bereichen auf andere Softwarepaket aus der ERP Welt adaptieren. Um nicht zu sagen auf viele Anwendungen aus dem Bereich Business Software.
Letzter Punkt führt auch schon zur ersten kostenrelevanten Überlegung:
Unterschiedliche Ziele – unterschiedliche Kosten – Oder Konzentration spart bares Geld
Eine Software, wie SAP Business One einzuführen, hat ja meist einen wichtigen Grund. Kein mittelständisches Unternehmen beschließt aus Jux und Tollerei eine ERP-Einführung. Dazu ist zweifelsohne der Weg zu mühevoll und kostspielig. Über eins sollte man sich dabei im Klaren sein. Eine Businesssoftware mit vielen tausend Funktionen kann man in völlig unterschiedlichen Tiefen implementieren. Dabei gilt – je tiefer, desto aufwendiger, umso kostenintensiver. Untersuchungen gehen davon aus, dass Mittelständlern gerade mal 30 % der gekauften Softwarefunktionen tatsächlich nutzen.
Das muss nicht notwendigerweise heiße, dass man für 70 % das Geld zum Fenster hinausgeworfen hätte. Standardsoftware wie SAP Business One deckt nun mal die Prozesse vieler verschiedener Unternehmen ab. Allerdings bedeutet es auch nicht, dass Sie etwas gespart hätten, wenn Sie auf Funktionalität aus dem Standardportfolio von SAP Business One verzichten. Das kann Unterbrechungen von Systemprozessen führen, die aufwendig überbrückt werden müssen.
Alle werden glücklich bedeute alles wird auch teurer.
Jeder Mitarbeiter in Ihren Unternehmen wird bestimmt an die Datenverarbeitung Wünsche haben, die sein Leben leichter machen. Die gute Nachricht ist: Zum ganz großen Teil können wir sie mit SAP Business One tatsächlich erfüllen. Die schlechte Nachricht dabei: Alles das verursacht unmittelbare und mittelbare Kosten.
Ein Beispiel: Der Vertrieb hatte bisher mit einer nicht integrierten CRM-Software gearbeitet und soll nun auf das integrierte CRM-Modul von SAP Business One umsteigen. Dabei merkt er einen wesentlichen Unterschied. In der alten CRM Software gab es als Adressaten allen Tuns weitgehend den Kontakt. Das ist eine singuläre Person, die eben auch noch eine Firmenadresse hat. In SAP Business One ist das zentrale Objekt der Geschäftspartner, der alle wichtigen Metadaten hält die eben für integrierte Prozesse notwendig sind. Einer dieser Daten sind die Ansprechpartner, die tatsächlich den Kontakten in der alten CRM-Software entsprechen.
Weil sich aber der Mensch im Allgemeinen und der Vertrieb im Besonderen mit Umstellungen schwertut, kam man schon oft auf die Idee, die alte CRM Software im Betrieb zu lassen und an SAP Business One per Schnittstelle anzudocken. Kein Problem! Technisch mittlerweile eine Fingerübung – egal, was für einen CRM –Software Zutritt zu SAP Business One möchte. Allerdings ist das nur die halbe Miete. Ist das denn auch so einfach bei der alten CRM-Software? Geht das überhaupt. Hat die Software überhaupt die Struktur. Und schon haben Sie ein teures Parallelprojekt ausgelobt, das mit Ihren eigentlichen Zielen wenig oder gar nichts zu tun hat.
Kalkulationsansatz:
Sie haben den Aufwand für die Einführung von SAP Business One mit der enthaltenen Funktion ermittelt. Oder Ihnen wurden diese angeboten. Für jedes „Extra“, das über die Anpassung von Feldern oder Auswertung hinausgehen sollten, Sie ca. 10 % vom Gesamtbudget (ohne Lizenzen) hinzuaddieren.
Es sind die Unternehmensziele, die zählen für eine Unternehmenssoftware. Sonst nichts!
TIPP 1:
Konzertieren Sie sich zunächst auf die Prozesse, die der eigentliche Auslöser sind, warum Sie überhaupt SAP Business One installieren wollen. Dies sind Prozesse, die oft ausgeführt werden oder überproportionalen Anteil an den Prozesskosten hat. Das ist der eigentliche Nutzen und bringt den Return of Invest!
TIPP2:
Fragen Sie sich bei jedem Prozess, den Sie ab vom Funktionsstandard anpassen wollen: Wie oft kommt der Prozess vor und wie viele Beteiligte ist davon betroffen.
Tipp3:
Weichen Sie nicht ohne Not von Ihren Zielen ab. Sollten diese Ziele geändert oder erweitert werden, dann nur dokumentiert, mit Angaben von guten Gründen!
Darum:
Finger weg von „jeder wird glücklich“-Konzepten. Es hat einen Grund, warum Sie sich für eine integrierte Geschäftsanwendung wie SAP Business One entschieden haben. Das wird sich an vielen Stellen auszahlen – und ja- an manchen Stellen wehtun.
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