Eine Proformarechnung ist eine besondere Art von Rechnung, die beim Empfänger keine Zahlungsverpflichtung auslöst, sondern in ihrer Wirkung eher einer Auftragsbestätigung ähnelt. Sie dient dem Nachweis des Wertes einer Ware.
Einsatz der Proformarechnung im internationalen Handel
Die Proformarechnung findet besonders häufig bei Geschäften mit Ländern außerhalb des eigenen Wirtschaftsraumes Anwendung. Beim Export von Waren in Nicht-EU-Länder wie z.B. die Schweiz oder Norwegen ist die Vorlage einer solchen Faktura beim Zoll dabei unerlässlich. Sie ist unabhängig davon erforderlich, ob man für die Ware ein Entgelt verlangt oder ob die Ware kostenlos, z.B. als Muster, versendet. Der in der Proformarechnung angegebene Warenwert ist für die zollrechtliche Bewertung der Sendung maßgebend.
Wichtig: Zur Zollabwicklung sind ein Original und drei Kopien der Proformarechnung notwendig.
Handelsrechnung vs. Proforma-Rechnung
Die klassische Rechnung ist also ein Dokument mit Zahlungsaufforderung, während die Proformarechnung ein Dokument ohne Zahlungsaufforderung ist, um dem Zoll oder der zuständigen Finanzbehörde den Wert einer Ware glaubhaft darlegen zu können.
Struktur und Inhalte
Obwohl gesetzlich nicht explizit festgelegt, sollten gewisse Angaben auf einer Proformarechnung nicht fehlen:
- Deutliche Kennzeichnung als Proformarechnung
- Angaben zu Absender und Empfänger
- Details zu Art, Beschaffenheit, Gewicht und Anzahl der Waren
- Warenwert
- Informationen zu Verpackungseinheiten
- Herkunftsangaben
- Lieferkonditionen
- Bankdetails
In bestimmten Fällen kann eine Proformarechnung einem vereinfachten Schema folgen. Innerhalb des Inlandsverkehrs kann etwa der Herkunftsnachweis entfallen. Die Kopie reguläre Ausgangsrechnung lässt sich durch Änderung der Bezeichnung in eine Proforma-Faktura umwandeln.
Wichtig: Eine Proformarechnung darf nicht als finale Rechnung fungieren oder nachträglich in eine solche umgewandelt werden. Für tatsächliche Zahlungsaufforderungen muss man eine Handelsrechnung ausstellen.
Vielfältige Anwendungsbereiche der Proformarechnung
Die Proformarechnung ist vielseitig einsetzbar, oft zu steuerlichen Zwecken, insbesondere bei:
- Wertnachweis für den Zoll
- Kostenfreie Lieferungen ins Ausland
- Transaktionen mit Vorkasse
- Versand von Mustern
- Warenaustausch, z.B. bei Garantiefällen
- Ersatzteillieferungen
- Spenden
- Akkreditiveröffnung
In manchen Ländern gilt die Proformarechnung überdies als verbindliches Angebot. In Deutschland dagegen kann man sie auch als Auftragsbestätigung versenden.
Rolle in der Finanzbuchhaltung
In der Buchführung werden für bisher nicht eingegangene Rechnungen vor dem Jahresabschluss Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten gebildet. Diese ermöglichen eine korrekte Zuordnung der erwarteten Rechnungen für die abgelaufene Periode und sorgen dabei für die periodengerechte Erfassung von Aufwendungen und Erträgen. Bei Eingang der eigentlichen Rechnung werden die entsprechenden Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten angepasst. Dies stellt ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung der Genauigkeit des Jahresabschlusses dar, ähnlich der Funktion eines Eigenbelegs bei fehlenden externen Belegen.
Vorausrechnung
Eine Vorausrechnung wird ebenfalls vor der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen ausgestellt, mit dem Unterschied, dass es sich dabei in der Regel um eine Zahlungsaufforderung handelt. Wenn ein Kunde eine Vorauszahlung leistet, wird diese Vorausrechnung als Zahlungsbeleg verwendet und bei Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung durch eine endgültige Rechnung ersetzt. Die Vorausrechnung dient somit als Grundlage für eine Vorauszahlung und wird in der Buchhaltung entsprechend behandelt.
- Wesentliche Punkte einer Anzahlungsrechnung:
- Dient als Aufforderung zur Vorauszahlung.
- Wird durch eine Schlussrechnung ersetzt.
- Wird in der Buchhaltung als Anzahlung verbucht.
Der Hauptunterschied zwischen einer Proformarechnung und einer Anzahlungsrechnung liegt in ihrer Funktion und ihrer buchhalterischen Behandlung. Die Proformarechnung ist ein vorläufiges, unverbindliches Dokument, das hauptsächlich Informationszwecken dient, während die Vorausrechnung eine konkrete Zahlungsaufforderung darstellt und als solche in der Buchhaltung behandelt wird.
Proformarechnung in SAP Business One
In SAP Business One wird die Erstellung solch eines Dokumentes durch die intelligente Nutzung bestehender Objekte wie Angebote oder Aufträge ermöglicht. Diese Objekte, die ohne direkte Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung genutzt werden können, deinen damit als Grundlage für eine Proformarechnung in SAP Business One. Das bedeutet, dass für die Erstellung einer Proformarechnung kein separates Modul oder eine spezielle Softwareerweiterung benötigt wird.
Das Herzstück dieser Flexibilität liegt in der Trennung von Layout und Objekt. Diese Trennung erlaubt es, das äußere Erscheinungsbild eines Dokumentes unabhängig von seinem inhaltlichen Kern zu gestalten. Indem ein bestehendes Objekt, etwa ein Angebot, als Basis genommen und sein Layout so angepasst wird, dass es die spezifischen Anforderungen einer Proformarechnung erfüllt, entsteht ein vielseitig einsetzbares Dokument.
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