Wo ein ERP-System beim Rechnungswesen helfen kann

Vom zehn Mann Betrieb bis zum Großkonzern – eines haben alle Unternehmen gemeinsam: Die gesetzlichen Auflagen, die ein geordnetes Rechnungswesen benötigen. Wer den entsprechenden Regularien und Fristen nicht sorgfältig nachkommt, hat das Finanzamt vor der Tür. Und das kann zu einem teuren Besuch werden. So teuer, dass die meisten Unternehmen ein oder mehrere Buchhalter beschäftigen und externe Steuerberater für die Buchhaltung hinzuziehen. Aber auch ein ERP-System kann eine gute Hilfe sein.

Abgaben und Steuern immer im Blick

Eine wesentliche Pflicht für Unternehmen ist, seine Abgaben in richtiger Art und Höhe zu entrichten. Versucht man dem Rechnungswesen mit Tabellen-Systemen Herr zu werden, braucht das viel Zeit und Geduld. Eine ERP-Lösung mit integrierter Buchhaltung kann diese Meldungen automatisieren. Das spart Zeit und vermindert Fehler. So wird eine pünktliche Abgabe der Steuer mit allen Unterlagen möglich.

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Digitale Dokumentenverwaltung als Ergänzung zum Rechnungswesen

Apropos Unterlagen: Rechnungen, Aufträge, Mahnungen. Das alles will sachgerecht und auffindbar abgelegt werden. Allerdings verschwindet das ein oder andere Dokument nach Jahren schon mal in den Tiefen der Ordner. Ein DMS-System bietet hier nicht nur passende Ablage- und Such-Funktionen. Dokumente mit Aufbewahrungspflicht können sachgerecht digital abgelegt und schnell wiedergefunden werden, wenn man sie braucht.

Liquidität und Mahnwesen

Dieser Bereich dient zwar nur indirekt dazu, den staatlichen Regularien nachzukommen. Dennoch ist ein Überblick über die Liquidität des Unternehmens, sowie die Zahlungsein- und Ausgänge maßgeblich für ein Unternehmen. Im Zweifel kann ein zu sorgloser Umgang mit dem Cash Flow als fahrlässig gewertet werden und damit strafbar sein.

Wenn die Geldflüsse im Rechnungswesen nachvollziehbar dokumentiert sind, können Ausgaben für z.B. Material oder Mitarbeiter gezielt geplant werden. Daran hängt auch das Mahnwesen. Ein leidiger Teil um den man aber nicht herumkommt. Mit einem ERP-System kann man das Mahnwesen automatisieren. Anschreiben werden einfach als Vorlage gespeichert und darauf je nach Mahnstufe zugestellt. Zudem können z.B. auch Liefersperren eingerichtet werden, die sich erst bei Zahlungseingang wieder aufheben.