Bei der Betrachtung der Kosten einer SAP Business One Cloud Migration muss man ins Detail gehen, um einen realistischen Blick auf die zu erwartenden Ausgaben zu bekommen. Die unterschiedlichen Abrechnungsmodelle der Anbieter und technische Tücken der eigenen IT-Infrastrukturen können die Einsparungen schnell aufzehren. Es drohen empfindliche Kostentreiber, die in der aufwendigen ERP-Migration leicht zu übersehen sind.
SAP Business One laufende On-premise Kosten
Eine erste Maßnahme hat zunächst einmal wenig mit einer Cloud zu tun. Um die SAP Business One Cloud Migration Kosten überhaupt beurteilen zu können, sollte man zunächst den Betrieb der bestehenden Hard- und Software bewerten, um sie später mit den Kosten der zukünftigen Cloud-Lösung objektiv in Vergleich zu setzen. Die Problematik besteht darin, dass sich die Kosten für die meisten lokalen Software- und Hardwarekomponenten von den Cloud-Preismodellen strukturell unterscheiden. Vor-Ort-Infrastrukturen erfordern beträchtliche Vorabinvestitionen in Hard- und Software, werden dann aber abgeschrieben. Die Kosten für eine SAP Business One Cloud bleiben gleichmäßig erhalten, oder steigen mit intensiverer Nutzung.
On-premise Kosten für den Betrieb
Ein großer Anteil an den Kosten der ERP-Inhouse-Betrieb ist natürlich das Gehalt für IT-Fachkräfte. Aber auch die Kosten für Personalrekrutierung, Fortbildung und „Ausfallfaktoren“ wie etwa Urlaub oder Krankheit sind zu berücksichtigen. Zwar sind auch bei der Verwendung von cloudbasierten Lösungen die eigenen IT-Fachkräfte nötig. Weil sie aber von einigen Aufgaben befreit sind, können sie sich verstärkt auf die effektive Fortentwicklung der ERP-Prozesse konzentrieren.
Auch bei On-premise Betrieb lassen, sind Kosten für externe IT-Dienstleister eher die Regel. Diese sollten ebenfalls in den die Kostenermittlung einbezogen werden. Unter anderem Ausgaben für Systemhäuser im Bereich IT-Einrichtung, Wartung, Reparaturen etc.
Selbstredend muss der Rest der IT-Infrastruktur samt Raum- und Stromkosten in die Kostenbetrachtung einbezogen werden.
Bestehende Verträge prüfen
Oft werden bestehende, vertragliche Bindungen im Zusammenhang mit dem bestehenden SAP Business One On-premise Installationen übersehen. Das fängt bei Miet-Leasingverträgen an und betrifft aber auch Wartungs- und Supportverträgen bis hin zu Ausgaben, Management der Assets und Audits. Die SAP Business One Lizenzen, die bis dato schon erworben wurden, kann man bei Umzügen zum Beispiel in SAP Business One Cloud bei Cloudiax „mitnehmen“. Es fallen dabei weiterhin die jährlichen Kosten für die Softwarepflege an.
Abrechnungsmodelle für eine SAP Business One Cloud
Bei der Abschätzung und Kostenplanung von Cloud-Diensten ist es wichtig zu klären: Wie bemisst der jeweiligen Provider die Inanspruchnahme seiner Kapazitäten? Gleichzeitig solle man hinterfragen, nach welchen Gesichtspunkten diese abgerechnet werden. Die Bandbreite reicht dabei von der Stundenabrechnung für die Inanspruchnahme einzelner Instanzen über die Berechnung der Kosten nach Datenmenge, bis hin zur Berechnung von Verfügbarkeitslevel. Das heißt, Unternehmen benötigen einen weitestgehend präzisen Einblick, welche Cloud-Kapazitäten in welchen Qualitätsstufen wann und in welcher Menge benötigt werden. Andernfalls fängt man mit einem relativ günstigen Modell an zu kalkulieren und landet nach einer „Optimierungsphase“ bei ungeahnt hohen Kosten für eine SAP Business One Cloud. Die trifft besonders auf die Angebote der „Cloud-Platzhirsche“ AWS (Amazon), Azure (Microsoft) und Google zu.
Die Anwendungsarchitektur und -leistung, etwa hinsichtlich des benötigten Arbeitsspeichers oder des Transaktionsdatenvolumens, spielt bei der meist großzügig dimensionierten Hardware in Rechenzentren kaum eine Rolle. Im Cloud-Betrieb kann dies jedoch die Kosten signifikant in die Höhe schrauben.
Softwarelandschaft in einer SAP Business One Cloud
Bei einer Migration einer bestehenden SAP Business One Installation geht es selten nur um den Umzug der SAP Kernapplikation. Besonders größere Installationen betreiben einige Erweiterungen oder Add-ons zusammen mit ihrer SAP -Lösung. Auch die Integration und mit zusätzlichen Softwarepaketen ist eher die Regel. Auch werden schon andere Cloud-Dienste genutzt, die mit SAP Business One ihren Datenaustausch betreiben.
Die zusätzliche Software muss eventuell mit umgezogen werden oder verursacht zusätzlichen Daten verkehr, der sich auf die Kosten der SAP Business One Cloud auswirken kann.
Last but not Least ist nicht jede Drittsoftware auf der Infrastruktur der Cloudanbieter so betreibbar. Nicht selten werden bei Mittelständlern einzelne Server mit veraltetem Betriebssystem in Betrieb gehalten. Der Grund, darauf läuft veraltete Spezialsoftware, für die es keinen Ersatz, aber auch kein Update mehr gibt.
Versionen und Updates in einer SAP Business One Cloud
SAP Business One Systeme sind auch bei Mittelständlern öfter große und komplexe Gebilde, bei den Anpassungen, Änderungen und Updates wohl abgewogen werden und meistens in eigene kleine Projekte münden. Vor diesen Hintergrund wird auf ein Anheben auf eine aktuelle Version schon einmal verzichtet. Je nach Cloud-Modell ist dies nicht mehr so ohne Weiteres möglich. Selbst wenn man den Cloudanbieter nur als Software as a Service (PAAS) nutzt, kann es zu Konflikten kommen, die zu einem Update auf eine neue Version zwingen. Spätestens dann, wenn die Updates sicherheitsrelevant sind, kommt man, egal aus welchem Grund, nicht mehr drumherum.
Andere Anforderungen an User
Auch die User können oft nicht einfach so weiter machen wie gewohnt, nachdem sie oft, ohne vorher gefragt worden zu sein, in eine SAP Business One Cloud umgezogen hat. Eine Cloud-Umgebung muss zum Beispiel immer sehr hohen Sicherheitsstandards folgen. Irgendwelche Schatten-IT, die durch User selbst installiert wurde, ist dabei undenkbar. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist oft ebenso Pflicht. Auch muss sich der einzelne User mit einer geringeren Handlungsmacht seines Administrators abfinden. Eine schnelle Anpassung oder auch sofortige Behandlung einer Störung sind nicht mehr ohne Weiteres möglich.
Richtige Kalkulation für eine SAP Business One Cloud Kosten
Aus dem zuvor Beschriebenen und den manchmal notwendigen vielen Optionen und Variationen der Anbieter stellt sich schnell eine Erkenntnis ein. Eine schnelle Kalkulation à la Anzahl der User mal Basispreis für die Cloud-Nutzung ist in den meisten Fällen ein Wunschtraum, der auf Basis einen oft zu optimistischen Marketings geträumt wird. Zu individuell sind meistens die SAP Business One Systeme und oft auch die Anforderungen der Unternehmen, die diese nutzen.
Hier lohnt sich vorher in eine genaue Recherche und das Gespräch mit Experten zu investieren.
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