Zwischen einer Abschlagsrechnung und einer Teilrechnung gibt es kleine, aber wesentliche Unterschiede. Im Handling dieser Rechnungsarten müssen Unternehmen darum aufpassen. Vor allen Branchen wie der Anlagenbau oder die Bauwirtschaft sind davon betroffen. Gut, wenn eine Software dabei unterstützt.
Die Teilrechnung
Der umgangssprachliche Begriff Teilrechnung steht streng genommen für den richtigeren Begriff „Teilschlussrechnung“. Es handelt sich dabei um die ordnungsmäßige Rechnungslegung einer oder mehrere Leistungen, die bereits vollständig erbracht wurden. Hinsichtlich der Konsequenzen für die Finanzbuchhaltung verhält sich also die Teilrechnung nicht anders als eine komplette Schlussrechnung. Dies gilt demgemäß auch für die Gewährleistungspflichten.
Die Abschlagsrechnung
Die Abschlagsrechnung, die man oft im Baugewerbe oder Anlagenbau stellt, beinhaltet dagegen oft einen prozentualen Anteil an der zu verrechnenden Leistungen eines abgeschlossenen Werkes oder Projektes. Gleichzeitig bezieht sich also diese Abschlagsrechnung, im Unterschied zur Teilrechnung, nicht auf explizite Leistungen oder Projektphasen. Zum Beispiel sind vom Auftraggeber einer Anlage 30 % des Budgets vor Baubeginn zu zahlen, was über eine Abschlagsrechnung eingefordert wird. Zunächst wirkt sich die Art der Rechnungsstellung natürlich, anders als bei der Teilrechnung, nicht auf die Fristen für die Gewährleistungen aus.
Abschlagsrechnung und Teilrechnung richtig versteuern
Steuerlich werden gelten für die zwei Rechnungsarten unterschiedliche Regeln. Grundsätzlich entsteht die Pflicht zur Abfuhr der Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Unternehmen die Leistung erbracht hat. Dies gilt für Teilrechnungen und für Schlussrechnungen. Erstellt aber die Auftragnehmer eine Abschlagsrechnung, ist die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes fällig, in dem die Teilzahlung vereinnahmt wurde.
Korrekte Schlussrechnung
Wird nun ein ganzes Projekt abgeschlossen, muss man mit einer Schlussrechnung überdies auch alle Leistungen abrechnen. Das Projekt wird damit „erfolgswirksam“. Alle Anzahlungen für das Abgeschlossene müssen dabei in dieser Rechnung enthalten sein. Diese Anzahlungen verringern natürlich die Schlusszahlung.
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