Zu viel oder zu wenig? Wie viele Informationen dürfen ins Lastenheft

Gerade der Einstieg in ein ERP-Projekt entscheidet oft über dessen Erfolg. Die essenzielle Rolle des Lastenhefts in diesem Prozess haben wir bereits hier erörtert. Auf Basis der im Lastenheft festgehaltenen Anforderungen wächst und formt sich das ERP-System. Dabei können fehlende Informationen zu einem „falschen“ Ergebnis führen, zu viel Informationen ebenso… Daraus stellt sich die Frage: Wie sehr muss das Lastenheft ins Detail gehen?

Nicht zu wenig..

Es braucht schon einige Informationen, um die Anforderungen an ein ERP-System richtig zu definieren. Nur so lassen sich anschließend die Kriterien festlegen, nach welchen Sie die passende Software auswählen können. Ohne diese werden sie zwar auch „passende“ Lösungen angeboten bekommen. Jedoch werden das immer ERP-Systeme sein, die zwar den notwendigen Standard abdecken, aber nicht auf die speziellen Bedürfnisse Ihrer Branche eingehen. Damit werden Sie zwar in Teile Ihres Unternehmens eine Optimierung feststellen können. Jedoch ist damit das Potenzial einer neuen ERP-Software nicht ausgeschöpft.

Gehen Sie deshalb ins Detail! Auch ein fachkundiger ERP-Berater weiß nicht, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen aufgestellt sind. Analysieren Sie diese – gern auch gemeinsam. Dann kann der Berater darauf mit passenden Optionen reagieren.

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.. und nicht zu viel

Jedoch sollten Sie fokussiert bleiben. Wenn Sie anfangen, jeden Prozess bis ins kleinste Detail auszuführen und jede erwünschte Anwendungsmöglichkeit endlos ausformulieren, erhöht das den Arbeitsaufwand enorm und man verliert sich schnell in Details und dabei den Fokus auf das Wesentliche. Außerdem sollten Sie in einem Lastenheft vor allem die Problematik der Prozesse festhalten, weniger Lösungsvorschläge machen. Das ist der Part des Anbieters.

Prioritäten im Lastenheft!

Wo ist aber die Grenze zwischen zu wenig und zu viel Information? Erst einmal können Sie alles weglassen, was im Standard einer ERP-Software ohnehin enthalten ist. Klassische Buchhaltung oder Funktionen zur Auftragserstellung gehören hier dazu. Einen Überblick zu standardmäßigen ERP-Funktionen können Sie sich bei Ihrem ERP-Berater einholen (oder einer anderen fachkundigen Person im Bereich ERP-Projekt).

Weiter können Sie gut mit der Priorisierung von Funktionen arbeiten. Listen Sie zunächst jene Anforderungen auf, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Hier können Sie auch ruhig ins Detail gehen – das lohnt sich. So verlieren Sie auch während des Projekts nicht den Fokus und wissen, wo es sich lohnt zu investieren. Bei den Funktionen, die zwar „nice-to-have“, aber nicht unbedingt notwendig sind, lässt es sich leichter mal sparen, ohne das dabei der Erfolg des Projekts in Gefahr gerät.

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