Auf der Suche nach den Projektkosten

Software zum Management von Projekten gibt es wie Sand am Meer. Software fürs Controlling ist ebenfalls weitverbreitet. Eine „voll integrierte Lösungen zur Steuerung und Controlling von Projekten innerhalb eines ERP-Systems“ ist eher schon selten. Dabei gibt es eine Information, die wirklich von Interesse sein sollte: die Projektkosten.

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Eigentlich ganz einfach

Projekt- oder Service-Dienstleister, sowie Dienstleistungsunternehmen – alle haben schon in ihrer Bezeichnung die Dienstleistung, als das, worum die Wertschöpfung eines solchen Unternehmens kreist.
Die Dienstleistungen sind meist mit einer Leistung verbunden, die von einer oder mehreren Personen erbracht werden. Diese Dienstleistungen sind dann das, was dem Kunden in Rechnung gestellt wird. So weit, so banal … meint man.

Was kostet‘s

…wieviel Aufwand und Kosten gegenüber den fakturierbaren Leistungen stehen.

Um seine Dienste in Rechnung stellen zu können, kommt es erst mal darauf an diese zu erfassen. Einmal erfasst, kann man die Dienstleistung dem Kunden mittels Rechnungsstellung nachweisen. Denn nicht alles, was wir als Dienstleister tun, will der Kunde auch bezahlen. Tätigkeiten, die nicht exklusiv für ihn ausgeführt wurden, Aufwand, der durch das Verschulden des Dienstleisters verursacht wurde oder Leistungen, die vertraglich nicht vereinbart waren: Der Aufwand, also die Kosten fallen beim Dienstleister an, aber er kann nichts berechnen. Das ist Alltag für Unternehmen, die von Service und Dienstleistung leben – und trotzdem tun sich viele damit schwer, genau zu beziffern, wie viel Aufwand und Projektkosten gegenüber den fakturierbaren Leistungen stehen.

Der eine kleine Unterschied

Woran liegt das? Auch hier gibt es eine recht einfache Antwort darauf. Es wird nicht getrennt erfasst. Zwar gibt es so viele unterschiedliche Leistungserfassungssysteme, wie es verschiedene Projekte gibt. Allerdings haben die allermeisten einen gemeinsamen Ursprung: Sie kommen aus der Ecke der Organisations-Tools. Die sind meisterlich darin (zumindest einige) Projekte zu organisieren, auf Ressourcen aufzuteilen, den Projekt-Vorschritt zu messen und manchmal sogar Projektbudgets zu verwalten. Komischerweise fehlt den allermeisten eine Komponente ganz am Anfang des Erfassungsprozesses: die Unterscheidung in fakturierbare und nicht-fakturierbare Leistung.

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Das Feld für die Projektkosten

Nun möchte man auf den ersten Blick meinen, dass das ja wohl kein Problem sein kann. Statt nur ein Feld in einer Erfassungsmaske für die geleistete Zeit, muss dann da halt noch ein Zweites stehen: Für die geleistete Zeit, die man den Kunden nicht berechnen kann. Der Wert alleine reicht allerdings nicht. Die Struktur, die diesen Wert empfängt, muss auch darauf eingerichtet sein.
Dem Kunden gegenüber hat der Dienstleister einen festen Stundensatz, die er pro Einheit in Rechnung stellt. Dieser Stundensatz orientiert sich an einer vertraglichen vereinbarten Kondition. Dem gegenüberstehen die Kosten des Mitarbeiters, der diese Leistung erbracht hat. Und hinter diesen erbrachten Leistungen muss zur Ermittlung der Kosten eben ein Kostensatz stehen: Für die fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Leistungen. Diese Kosten können je Projekt, Mitarbeiter, Tätigkeit, Zeitpunkt usw. differieren. Und die gleiche Ressource kann in unterschiedlichen Projekten unterschiedlich teuer sein.
Und weil wir schon bei den Ressourcen sind – es werden ja nicht nur kosten-verursachende Menschen mit ihrer Zeit eingesetzt. Geräte, Maschinenstunden, Verbrauchsmittel, Reisekosten und und und.. zählen hier auch mit rein.

Ausflug in die Kostenrechnung

Kostenträger(Projekte)sind die Antwort auf die Frage, wofür die Kosten angefallen sind — während die Kostenstelle die Frage beantwortet, wo (in welcher Abteilung) die Kosten angefallen sind.

Genau hier verlassen viele Projektmanagement-Tools das Spielfeld. Man verweist auf die Kostenrechnung. Hier sollen Kostenstellen die Kosten der Projekte auffangen und auswertbar machen. Dazu allerdings war und ist eine Kostenstelle nicht gedacht. Die ursprüngliche Idee der Kostenstelle ist, in einem Objekt ein Unternehmensteil (Abteilung, Niederlassung etc.) abzubilden. Ein Projekt dagegen ist ein Kostenträger. Die Stelle also, die die Kosten eines Produktes oder Projektes trägt. Kostenträger sagen uns also, wofür Kosten anfallen. Kostenstellen weisen, nach wo diese Kosten angefallen sind.

Einmal alles doppelt

Als andere Hintertür wird oft eine Art Doppelerfassung benutzt. Man hat pro eigentliche Leistung, zwei Leistungen – Die fakturierbare und die nicht-fakturierbare Leistung. Mal abgesehen davon, dass das die Leistungserfassung nicht gerade komfortabel macht, lädt ein solches Vorgehen natürlich zum Vergessen und zu Fehlern ein. Daneben macht es eine weitere Kosten-Dimension schwer auswertbar: Die Kostenart, die mit dieser einen spezifischen Leistung verbunden ist.

Es auch noch das Drumherum

Um nun alle Projektkosten, die ein Projekt trägt dort auch zu finden, müssen alle (nicht mit der Durchführung des Projektes verbundenen) Kosten, sich dort auch wiederfinden. Diese können direkt damit zusammenhängenden, Kosten aus dem Vorlauf des Projektes sein. Insbesondere Vertriebsaufwände, um das Projekt überhaupt zu gewinnen. Auch Gemeinkosten aus der Unternehmenstätigkeit will man eventuell an die Projekte verteilen.

Spätestens hier zahlt sich eine tiefe Integration in die betriebswirtschaftliche (softwaretechnische) Lösungs-Landschaft aus.
Da sind einfache Schnittstellen schnell überfordert.

Mehr als gedacht

Beim zweiten und dritten Hinsehen wird einem klar, wo es den meisten Projektmanagement-Tools fehlt: die „Verheiratung“ mit der Kostenrechnung.
Besteht aber eine solche Integration in die Betriebswirtschaft eines Projekt-getriebenen Unternehmens, lassen sich wahre Goldschätze heben. Der Aufwand zur Schaffung von Kostentransparenz sinkt erheblich. Und diese Art von Transparenz ist die unentbehrliche Basis für den Unternehmenserfolg.

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