Wenn es nicht ist, was es sein soll: Projektcontrolling mit ERP-Software

Budget-Management, Arbeitszeit-Kalkulation, Timing – für Unternehmen, die in Projekten arbeiten, ist die stetige Analyse mit entsprechenden Methoden für das Projektcontrolling wesentlich.
Abweichungen können schnell Budgets überschreiten und Termine nicht mehr einhaltbar machen. Deshalb sind etwa Dienstleistungs-Unternehmen auf Hilfe in Sachen Controlling von Projekten und Projektmanagement angewiesen.

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In vielen ERP-Systemen ist mittlerweile die Funktion des “Soll-Ist-Vergleich“ für Projekte integriert. Dabei wird, während dem Projektverlauf, stetig Ist-Werte, mit den entsprechenden Soll-Werten auf Abweichungen verglichen. Damit sollte man diese so früh wie möglich entdecken, korrigieren, um z.B. ausufernde Projektkosten zu verhindern.
Um die Abweichungen zu erfassen, durchläuft der Soll-Ist-Vergleich immer wieder eine Art Zyklus. Dieser besteht aus folgenden Punkten, Controlling von Projekten:

Was sind die Soll-Werte des Projekts ? (z.B. Wie viel Zeit soll es veranschlagen?)
Was ist der Ist-Zustand des Projekts? (z.B. Wie viel Zeit braucht es tatsächlich?)
Gibt es Abweichen zwischen diesen beiden Werten? (z.B. Braucht es mehr Zeit als es soll?)
Warum gibt es diese Abweichungen? (z.B. Warum braucht das Projekt mehr Zeit als veranschlagt?)
Was kann ich tun, dass sich Ist und Soll-Werte ausgleichen? (z.B. was kann ich tun, dass weniger Zeit gebraucht wird und wenn es mehr braucht was passiert dann?)
Was bedeutet die Anpassung/Korrektur für die anderen Soll-Ist-Werte? (z.B. Wenn ich mehr Zeit brauche, brauche ich dann auch mehr Budget?)

Kontinuität für mehr Überblick

Wichtig ist beim Soll-Ist-Vergleich, dass er kontinuierlich fortgeführt wird. Stellt man den Projektstand von Beginn an immer wieder auf den Prüfstand, kann man Abweichungen schnell erfassen und anpassen. Konfrontiert man alle Projekt-Beteiligten gleich anfangs und auch im Verlauf mit realistischen Zahlen, steht einem reibungslosen Ablauf nichts im Weg. Der Soll-Ist-Vergleich hilft allen Parteien den Überblick zu behalten und Überraschungen zu vermeiden.

Und warum mit einer integrierten Projektmanagementsoftware?

Diese Vorgehensweise kann man auch ohne spezielle Software anwenden. Allerdings ist es bei einer gewissen Größe oder Anzahl an Projekten von Vorteil, wenn nicht sogar notwendig ein integriertes System zu nutzen. Ein System, in dem man alle wichtigen Zahlen erfasst und das bei der Analyse hilft. Häufig ergänzen hilfreiche grafische Tools die Funktionen. Dies können Ansichten wie ein Kennzahlen-Cockpit, das in Ampelfarben abgebildet wird sein. Budgets, die in Kürze überschritten sind, werden so auffällig.

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