Weniger Aufwand bei der Abrechnung mit SAP Business One
16 Jan

Weniger Aufwand bei der Abrechnung mit SAP Business One

Die Tage an denen in Dienstleistungsunternehmen die Abrechnung wird, sind oft geprägt durch aufwendige wenig  strukturierte Prozesse. Um diesem Problem zu begegnen, bedarf es einer integrierten Lösung wie MARIProject auf Basis von SAP Business One. Eine wesentliche Voraussetzung hierfür steckt schon in der Struktur der Aufträge, besser gesagt der Verträge und den darin enthaltenen Vertragspositionen.

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Flexibilität bringt Komplexität in der Abrechnung

Es würde einiges vereinfachen, wenn die Kunden eines Dienstleisters alle gleich “ticken” würden. Ein quasi standardisierter Kunde, der das will, was alle anderen wollen, es auf die gleiche Art zu den gleichen Konditionen zum gleichen Preis will. Die Realität sieht für die meisten Service Dienstleister anders aus. Oft ist es sogar so, dass ein Serviceprovider eben deshalb einen Kunden gewinnt, weil er auf die speziellen Bedürfnisse zur Abrechnung des Kunden hochflexibel eingeht.

Was sich unweigerlich auf einer derartigen Flexibilität ergibt ist, dass die speziellen Leistungen für einen Kunden auch spezielle abgerechnet werden. Es werden Pauschalen, Anzahlungen, Abschlagszahlungen und wiederkehrende Gebühren vertraglich vereinbart. Es wird nach Aufwand (Time & Material) oder zum Festpreis abrechnet. Eine Berechnung kann zu einem Stichtag erfolgen oder zur teilweisen oder kompletten Fertigstellung einer Leistung. Und und und ..

Der Aufwand, der dadurch für die Administration entsteht, ist oft enorm. Am Tag der Abrechnung muss oft aufwendig geprüft werden, welche der erbrachten Leistungen welchen Kunden wie und wann berechnet werden darf.

Klassische ERP-Systeme wenig geeignet

Klassischen ERP-Systemen merkt man oft ihre “Gene” an. Diese sind aus den Anforderungen des Handels und produzierender Unternehmen entstanden. Ein wesentliches Stammdatum ist dabei der Artikel. Dieser stellt dann “stellvertretend” die Leistung des Dienstleisters dar. Die Folge ist oft, dass für die vielen verschiedenen Leistungen jeweils ein neuer Artikel angelegt wird. Ein Artikelstamm wächst auf diese Weise zu einem nicht mehr zu überblickbaren Artikleschwarm an. Das sorgt auf die Dauer nicht nur für Unübersichtlichkeit, sondern macht es auch schwierig Daten später auszuwerten. 

Spezielle Strukturen für die Dienstleistungsbranche

MARIProject basierend auf SAP Business One beantwortet die geschilderte Herausforderungen mit einer speziellen Struktur. Der Vertrag ist dabei ein eigenständiges Objekt, der eine wichtige Rolle spielt. Dies merkt man spätestens am Tag der Abrechnung.

Leistung statt Artikel

MARIProject für SAP Business One agiert mit einem zusätzlichen Objekt zum Artikel: der Leistung. In einem separaten Leistungsstamm werden Leistungen in Ihrer Ausprägung und dem Preisverhalten verwaltet. Jede Leistung hat eine Entsprechung in einem Artikel in SAP Business One. Dabei können mehrere Leistungen auf den ein und selben Artikel referenzieren.

 

Detaillierte Vertragspositionen

Die Leistungen finden in den Positionen eines Vertrages Verwendung. Diese Vertragspositionen können unterschiedlich typisiert werden. Leistung können nach Aufwand und zum Festpreis definiert werden. Im gleichen Vertrag können Artikel- und Verbrauchspositionen definiert werden.

  • Die Leistungen finden in den Positionen eines Vertrages Verwendung. Diese Vertragspositionen können unterschiedlich typisiert werden. Leistung können nach Aufwand und zum Festpreis definiert werden. Im gleichen Vertrag können Artikel- und Verbrauchspositionen definiert werden.
  • Spezielle Positionstypen gibt es für Reisekosten und Wartungspositionen.
  • Die Preise der Position können im Vertrag definiert oder aus den Preislisten von SAP Business One bezogen werden.
  • Für diese Vertragsposition kann ein Einkauf verknüpft werden
  • Jeder Vertragsposition kann ein Zuschlag zugeteilt werden, der auf den Verrechnungspreis aufgeschlagen wird.
  • Die Vertragspositionen können aus dem Vertrag heraus in Zeit und Kosten geplant werden.
  • Für jede Vertragsposition kann separat bestimmt werden wie und wann sie abgerechnet wird.

Abrechnung ohne großen Aufwand

Anstatt aufwendig viele unterschiedliche Informationen zusammenzutragen, zu verifizieren und zu übertragen starten Sie mit MARIProject einen Abrechnungsassistenten. Eine Automation der Abrechnung sorgt dafür, dass alle Positionen der Verträge nach den vordefinierten Einstellungen abgerechnet werden.

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