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Richtig Rechnung stellen

Einen Auftrag an Land gezogen. Sehr gut! Sinn und Zweck der Sache ist es ja am Ende für seine Leistung entlohnt zu werden. Dafür ist eine Rechnung vonnöten. Die ist Basis für jede Buchhaltung. Dass die Rechnung auch den gesetzlichen Anforderungen standhält, hier ein Beitrag zu diesem Thema.

Eine gute Variante: die Rechnung per E-Mail. In diesem und auch jedem Beitrag gibt es alle Informationen dazu.

Steuerlich erfasst

Gehen Sie mit einem neuen Unternehmen an den Start, muss dieses beim Finanzamt steuerlich erfasst werden. Hier bekommen Sie nach der Anmeldung einen Fragebogen zugeschickt. Den gilt es auszufüllen.

Fibu: EÜR oder Doppelte Buchführung

Die Finanzbuchhaltung – kurz genannt Fibu – erfasst alle Geschäftsvorfälle, die mittels Rechnung erfasst werden. Die Anforderungen an die „Fibu“ variiert je nach Unternehmensgröße. Gängig sind die EÜR (Einnahmen Überschuss Rechnung) und die doppelte Buchführung (Erfassung auf Konto und Gegenkonto) sind die gängigen Methoden.

Immer eine gute „Alternative“: ein Buchhaltungssystem. Neben dem administrativen Aufwand, profitiert ihr Unternehmen von den Auswertungen und Analysen, die die Software auf Basis der Buchhaltung erstellen kann. Dies ist die Basis für  „Controlling“ und  kann so zur wichtigen Grundlage für Entscheidungen werden.

Rund um’s Kassenbuch

Auch das Kassenbuch ist im Kontext Buchhaltung kein unbekannter Begriff. Und dazu noch ein relevanter. Denn Kassenbuch ist nicht gleich Kassenbuch. Je nach Branche gibt es einige Unterschiede.

Für die Kleinen

Hat ein Unternehmen nur einen sehr geringen Umsatz, fällt es unter eine bestimmte Regelung. Die vereinfacht die Buchhaltung besonders bei der Umsatz- und Vorsteueranmeldung.

Lohnbuchhaltung

Mindestens so relevant wie die Rechnungsstellung, ist für ein Unternehmen die Lohnbuchhaltung. Denn auch der Mitarbeiter will sein Gehalt, was die Buchhaltung wiederum dokumentiert sehen möchte. Hier gibt es einige wichtige administrative Dinge zu beachten: Anmeldung, Gehaltsabrechnung, Abführung der Abgaben oder Abmeldung.

Debitorenbuchhaltung

Neben der richtigen Rechnungsstellung muss die Buchhaltung auch die verschickten Rechnungen im Blick behalten. Genannt wird dieser Vorgang Debitorenbuchhaltung. Auch hier ist eine geeignete Buchhaltungssoftware geeignet, da diese verstrichene Rechnungsfristen sofort gesammelt anzeigt und automatische Mahnungen verschicken kann. Noch ein wesentlicher Vorteil: die gängigen Formulierungen für Zahlungserinnerungen oder Mahnungen sind in Vorlagen in den Systemen bereits erfasst. Für die Buchhalter ohne Software gibt es meist auch Vorlagen im Netz.

Kreditorenbuchhaltung

Weil man nicht immer nur Lieferant sein kann, sondern auch Kunde,  gibt es auch die Kreditorenbuchhaltung. Erfasst wird in dieser werden ihre Verbindlichkeiten als Unternehmen. Als fester Bestandteil Ihres Finanzwesens kann so der Schuldenbetrag immer mit der eigenen Liquidität abgestimmt werden. Sie ahnen es: auch hier ist ein System von großem Vorteil.

Alle Jahre wieder: die Steuererklärung

Regelmäßig meldet das Finanzamt seine Bedürfnisse an. Je nach Unternehmensgröße und entsprechenden Rechtsform, werden Sie basierend auf der Buchhaltung die Einkommensteuer, Körperschaftssteuer, Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer darlegen müssen. Diese sollten in jedem Fall korrekt sein, da die Betriebsprüfung sonst teuer werden kann. Dass alle Daten richtig erfasst und zum entsprechenden Zeitpunkt zur Verfügung stehen, kann ebenfalls ein gutes System zum größten Teil gewährleisten.
Vorsicht: auch nach der Steuererklärung müssen die Dokumente in der Buchhaltung – je nach Aufbewahrungsfristen –  erfasst bleiben.

MwSt. und Vorsteuer in der Buchhaltung

Mehrwertsteuer kennt man meist noch von Belegen. Vorsteuer ist den meisten Buchhaltungs-Neulingen dann gänzlich unbekannt. Jedoch muss bei Finanzamt regelmäßig eine Voranmeldung und Zahlung dieser Steuern. Die Vorsteuer ist dabei sozusagen die Mehrwertsteuer, die auf Produkte und Dienstleistungen im eigenen Einkauf gezahlt werden. Vorsteuer und Mehrwertsteuer werden anschließend in der Buchhaltung verrechnet und dem Finanzamt gemeldet.

Umsatzsteuervoranmeldung

Ebenfalls ein wichtiger Punkt für Ihren Kalender: die Umsatzsteuervoranmeldung. Den Fristen werden hier vom Finanzamt sehr ernst genommen.

Firmenwagen: Fahrtenbuch oder 1% Regelung

Firmenwagen sind eine tolle Sache. Bringen allerdings auch zusätzlichen buchhalterischen Aufwand mit sich. Die Kosten mindern als Betriebsausgaben der zu versteuernden Gewinn. Allerdings passt das Finanzamt hier auch genau auf. Denn auch die private Nutzung muss angegeben werden. In der Buchhaltung haben Sie – so oder so – die Wahl zwischen einem Fahrtenbuch oder der 1% Regelung. Hier wird 1% des Listenpreises des Firmenwagens vom Arbeitgeber auf das Gehalt des Arbeitnehmers aufgeschlagen.

Die Entscheidende Frage: Wer macht die Buchhaltung?

Natürlich sind in führender Position dazu verpflichtet die Grundlagen der Buchhaltung zu verstehen (und in anderen Positionen schadet es auch nicht). Allerdings ist die Buchhaltung eines Unternehmens schon eine Aufgabe für sich. Es gibt neben dem Steuerberater auch Buchhaltungsbüros, die Sie bei der Aufgabe unterstützen.

Auch Softwarelösungen sind zu empfehlen, da die Buchhaltung im eigenen Haus bleibt und so wichtige Entscheidungen schnell auf Basis der Unternehmenskennzahlen getroffen werden können. Analysen und Auswertungen, die das System erstellt, sind dabei von großer Hilfe.