Immer wieder kommt es vor, dass bestimmte Leistungen in ERP-Systemen als speziell und innovativ angepriesen werden, obwohl diese bei dem heutigen Stand längst zum Standard gehören. Gerade die Usability ist dabei immer wieder ein großes Thema. Um Klarheit zu schaffen, welche Anforderungen die Anwender an ein ERP-Standard-System haben können, haben wir hier die Basis einer benutzerfreundlichen ERP-Software zusammengefasst.
1. Schnellsuche mit Filter
Jedes ERP-System, dass anwenderfreundlich ist, bietet auf jeden Fall die Möglichkeit Datensätze über eine Schnellsuche zu suchen. Dabei kann der Anwender das Suchfeld über einen Button oder ein Shortcut aktivieren und z.B. ein Name oder eine Nummer suchen. Dabei werden die angezeigten möglichen Treffer mit dem Filter laufend abgeglichen.
2. Favoriten
Die ERP-Anwender können die am häufigst verwendeten Anwendungen und Listen als Favoriten markieren und so immer schnell auf diese zugreifen.
3. Anwender-Berechtigungen
In ERP-Systemen haben die Anwender unterschiedliche Berechtigungen. Man definiert, wer auf welche Berichte, Funktionen, Daten und Masken Zugriff hat. Dadurch werden zum einen empfindliche Daten geschützt. Zum anderen werden die Daten in den Masken aber auch so reduziert, dass der Anwender nur das vor Augen hat, was er wirklich braucht.
4. Angepasste Menüs
Neben ERP-Systemen bieten auch die meisten Office-Lösungen für die jeweilige Benutzeroberfläche ein Menü an Funktionen an. Dort kann der Anwender zwischen den Menüpunkten wählen, die er in der Situation am meisten benötigt.
5. Links
Über die in den Masken angegebenen Daten kann durch Links auf die Details zugegriffen werden. Wird in der Maske z.B. ein Artikel angezeigt, kommt man durch den Link auf die Lieferanten-Daten. Weitere Links gibt es zu Kunden, Anfragen, Reklamationen etc.
6. Codes mit Bezeichnung
Ein Datensatz wird immer mit einem Code z.b. eine Auftragsnummer im System bzw. der Datenbank erfasst. Da die Codes zur Bearbeitung oder Verwaltung in den Masken häufig zu zusätzlichem Aufwand oder Fehlern führen, sollte in einem benutzerfreundlichen ERP-System zu den Codes immer eine Bezeichnung angezeigt werden.
7. Angepasste Masken
Um die diversen Informationen in den Masken eines ERP-Systems auf allen Bildschirmformaten gut darzustellen, müssen diese anpassbar sein. Heißt, dass man vor allem die Felder man nicht benötigt, ausblenden kann.
8. Tab
Die Datenerfassung erfordert die häufige Nutzung der Tastatur. Deshalb ist es sinnvoll, im ERP-System mit der Tab-Taste in das nächste Feld springen zu können. Auch Shortcuts erleichtern die Bedienung der ERP-Lösung.
9. Anwenderorientierung
Generell sollte ein benutzerfreundliches ERP-System, nicht nur die bisher genannten Punkte erfüllen, sondern sich allgemein anwenderorientiert zeigen. Die Anforderungen der Nutzer muss das System erkennbar aufgefangen und abdecken. Hier dürfen der Standard-Lösung das ein oder andere Add-On zu Hilfe eilen. Ein guter Berater ist hier wiederum hilfreich, der klarstellt was schon das System bereitstellt und wo man es noch ergänzen muss.
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