Die Aktivitätsart ist in SAP Business One die fest vorgegebene Einordnung einer Aktivität als Telefonat, Besprechung, Aufgabe, Notiz, Kampagne oder Sonstiges.
Funktion im Fenster Aktivität
Der Anwender öffnet das Fenster Aktivität über Geschäftspartner • Aktivität oder CRM • Aktivität. Im linken oberen Bereich wählt er die Aktivitätsart im Feld Aktivität. SAP Business One gibt die Arten fix vor. Je nach gewählter Aktivitätsart ändern sich die Felder auf der Registerkarte Allgemein. Eine Aufgabe benötigt zum Beispiel einen Status, eine Besprechung eine Adresse.
Feingliederung über Typ und Thema
Neben der festen Aktivitätsart bietet das Fenster die frei definierbaren Felder Typ und Thema. Jedes Thema gehört zu einem Typ. Damit schaffen Unternehmen eine Feingliederung aller Aktivitäten. Ein Beispiel: Aktivität Telefonat, Typ Nachtelefonieren, Thema Angebot nachverfolgen. Typen sind technisch nicht mit den Aktivitätsarten verknüpft. Deshalb lässt sich ein neutral definierter Typ wie Vertrieb auch für ein Meeting, eine Aufgabe oder eine Notiz nutzen. Sinnvoll ist trotzdem, Typen so zu definieren, dass sie inhaltlich zu einer Aktivitätsart passen.
Einen neuen Typ legt der Anwender über den Eintrag Neu definieren in der Werteliste an. Ein neues Thema verknüpft SAP Business One automatisch mit dem gerade ausgewählten Typ. Für den Servicebereich empfiehlt sich eine eigene Kategorie, zumindest ein eigener Typ Service.
Geschäftliche Bedeutung
Aktennotizen, Memos, E-Mails, Telefonmitschriften, Verträge und schriftliche Vereinbarungen lassen sich als Aktivität samt Anhang ablegen. Die drei Felder Aktivität, Typ und Thema strukturieren diese Ablage. So finden Mitarbeiter die Informationen rasch wieder. Auch der Kampagnenassistent nutzt die Aktivitätsart: Er legt pro Geschäftspartner eine Aktivität der Art Kampagne an, wenn der Anwender im dritten Schritt die Checkbox Aktivität anlegen aktiviert.
Abgrenzung
Die Aktivitätsart ist nicht der Aktivitätstyp. Den Aktivitätstyp legen Anwender für das Arbeitszeitblatt unter Administration • Definition • Personal • Arbeitszeitblatt • Aktivitätstypen an. Im Projektmanagement entspricht der Aktivitätstyp aus der Definition der Leistungsart in der Aktivität. Den Gesamtzusammenhang beschreibt der Eintrag „Aktivitäten (SAP Business One)“.
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