Dokumentenklassifizierung

Dokumentenklassifizierung ist die automatische Zuordnung eines eingehenden Dokuments zu einem Dokumententyp, zum Beispiel Rechnung, Gutschrift oder Mahnung. Anhand dieser Zuordnung legt die Software fest, welcher Beleg entsteht und welcher Workflow startet.

Funktionsweise

KI-gestützte Klassifizierung beruht auf maschinellem Lernen. Dabei lernen spezielle Algorithmen aus Beispieldaten ein Modell. Dieses Modell wenden sie anschließend auch auf neue, zuvor nicht gesehene Daten an.

Ein Weg dorthin ist das überwachte Lernen: Der Lernalgorithmus erhält neben den Rohdaten auch das erwartete Ergebnis. Weicht die Ausgabe des Modells davon ab, passt der Algorithmus das Modell an. Die Grundlage dafür ist das Labeling. Labeling bezeichnet die Etikettierung von Daten durch Zusatzinformationen, etwa den richtigen Dokumententyp. Beim unüberwachten Lernen erstellt das System die Klassifikatoren dagegen selbständig. Viele lernende Systeme lernen außerdem im laufenden Betrieb weiter.

Für die Bewertung der Erkennungsqualität reicht die reine Trefferquote (Accuracy, Klassifikationsgenauigkeit) nicht immer aus. Bei unbalancierten Klassenverteilungen ist sie trügerisch. Unbalanciert heißt: Ein Typ kommt deutlich häufiger vor als die anderen. Als Alternativen dienen dann Precision, Recall und F-Score.

In SAP Business One

Bei E-Rechnungen ergibt sich der Belegtyp aus den strukturierten XML-Daten. Relevante Funktionen sind der Import elektronischer Belege und der Monitor für elektronische Belege.

Für Papier- und PDF-Belege gibt es Zusatzlösungen wie die Belegerfassung cks.ADC. Sie liest Papier, PDF und elektronische Rechnungen und erzeugt daraus fertig ausgefüllte, geparkte SAP-Belege. Sie verarbeitet Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenaufträge und Zahlungsavise. Im Erfassungsprofil legt das Feld „Ziel Belegart“ fest, welcher Beleg entsteht. Die empfohlene Einstellung „Automatisch (OCR)“ erkennt, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift vorliegt. Zwischen Rechnung und Wareneingang unterscheidet sie nicht. Das Feld „Basis Belegart“ beschreibt den Beleg, der dem erkannten Dokument zugrunde liegt. Es ist für die Verknüpfung relevant.

Im Dokumentenmanagement cks.DMS lassen sich zusätzlich Kategorien für Belegarten voreinstellen. Ordnet ein Anwender ein Dokument direkt im Eingang einer anderen Kategorie zu, übersteuert das die Einstellung des Assistenten. Diese Übersteuerung gilt aber nur für diesen einzelnen Beleg.

Bezug zu Candis

Ein Beitrag von 2025 stellt die Lösung Candis vor. Laut Beitrag klassifiziert Candis Belege wie Rechnungen, Gutschriften oder Angebote bereits beim Hochladen. Dazu analysiert die Software laut Beitrag das Layout, sucht nach Begriffen wie „Gutschrift“ oder „Mahnung“ und liest Datenfelder wie Rechnungsnummern und Beträge aus. Ist der Typ nicht eindeutig, nimmt Candis laut Beitrag standardmäßig „Rechnung“ an. Als Grund nennt der Beitrag, dass über 80 Prozent der eingehenden Dokumente Rechnungen sind. Anwender können die Zuordnung korrigieren, und das System lernt laut Beitrag aus jeder Korrektur. Nach der Klassifizierung startet laut Beitrag der passende Workflow.

Abgrenzung

Die Dokumentenklassifizierung bestimmt den Typ eines Dokuments. Die OCR (Optische Zeichenerkennung) erkennt dagegen den Text. Die Datenextraktion liest einzelne Werte wie Rechnungsnummer oder Betrag aus. Laut Beitrag nutzt Candis ausgelesene Datenfelder auch für die Typentscheidung. Verwandte Einträge: OCR (Optische Zeichenerkennung), Document Information Extraction SAP Business One.

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