KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Das KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale E-Rechnungssystem Polens: eine zentrale staatliche Plattform, über die laut Beitrag (Stand November 2025) der Austausch von B2B-E-Rechnungen ausschließlich läuft. Das KSeF arbeitet als Clearance-System mit Echtzeit-Prüfung jeder Transaktion.

Zeitplan und Start

Laut Beitrag (Stand November 2025) gilt die Pflicht ab 01.02.2026 für große Steuerzahler mit mehr als 200 Mio. PLN Umsatz und ab 01.04.2026 für alle anderen Steuerzahler. Nach dem Start am 1. Februar verarbeitete das System laut einer Fachquelle in den ersten Tagen mehr als 50.000 Rechnungen. Zu Beginn überlastete der Ansturm den Authentifizierungsdienst (Trusted Profile), was die Betreiber zügig behoben. Die Fachquelle folgert daraus: Echtzeit-Clearance-Modelle machen betriebliche Probleme sofort sichtbar.

Format und Archivierung

Laut Beitrag nutzt Polen ein einziges nationales XML-Format: e-Faktura. Das KSeF übernimmt laut Beitrag die gesetzliche Archivierung der Rechnungen für 10 Jahre.

Im SAP-Business-One-Kontext

In SAP Business One betreffen die KSeF-Anforderungen die polnischen gesetzlichen Formate (JPK). Ein neues XSD-Schema für das KSeF-eInvoicing bringt neue Pflicht-Markierungen. Die Markierung NrKSeF trägt die KSeF-Nummer mit 35 Zeichen. Weitere Markierungen kennzeichnen Belege auf Papier oder ohne KSeF (BFK), Nicht-Rechnungsbelege (DI) und Ausfallzeiten des KSeF (OFF). Je Beleg ist nur eine dieser Markierungen zulässig. Das aktualisierte Mapping setzt SAP Business One 10.0 FP 2602 oder neuer voraus (Stand 2026). SAP dokumentiert die Anbindung unter anderem in SAP Note 3688380 (PL_KSeF API 2.0). Für Clearance-Plattformen wie das KSeF empfiehlt Versino SAP BTP Document and Reporting Compliance als Integrationsschicht.

Abgrenzung

Das KSeF ist eine Plattform, kein Rechnungsformat. Das Format heißt laut Beitrag e-Faktura. Eine vergleichbare zentrale Plattform ist das Sistema di Interscambio (SdI) in Italien. Siehe auch Clearance-Modell (E-Rechnung).

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