Pflichtenheft im ERP-Projekt - Hilfe oder Hindernis?

Sie brauchen Zeit und Geld – wenn man nicht aufpasst mehr als notwendig. Pflichtenhefte sollen helfen in ERP-Projekten den Überblick in Kosten- und Zeit-Management zu halten. Doch auch ein Pflichtenheft ist aufwendig und benötigt viel Aufmerksamkeit.

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Wozu ein Pflichtenheft?

Gerade in ERP-Projekten dreht sich vieles um Zeit. Das lange Zögern mancher Unternehmen vor der Einführung eines neuen Systems erhöht den Wunsch einer zeitigen Umsetzung. Die Zeit intensive Suche nach dem richtigen System ist auch ein Grund für eine gewisse Anspannung gegenüber langwieriger ERP-Einführungen. Dennoch sollten die Projekte nicht unter Zeitdruck angegangen werden. Ein Pflichtenheft soll hier abhelfen. Durch die genaue Dokumentation von Wünschen, Möglichkeiten und Umsetzungsplänen sollen sich der Kunde sowie der ERP-Anbieter über Ablauf, Zeitspanne und den finanziellen Hintergrund im Klaren sein. Dazu muss das Unternehmen erst mal alle Pforten öffnen, um dem Anbieter den nötigen Einblick in die Arbeitsprozesse zu gewährleisten. Dann können erste Vorschläge zu den Abläufen in der neuen ERP-Lösung gemacht werden. Allerdings hat hier der Kunde häufig schon genaue Vorstellungen, welche Prozesse er gern, wie abgebildet haben oder welche er mitnehmen möchte. Das ist der erste Punkt, an dem das eigentlich hilfreiche Pflichtenheft zum Zeit-Räuber wird. Besonders dann, wenn die Prozesse nur den Status quo abbilden, ohne auf die Bedingungen und Möglichkeiten zu achten.

Zu genau geht auch

Des Weiteren ist es oft nicht die beste Idee, alle Ziele von Projekt-Beginn an genau zu definieren. Meist wird während des Projekts noch einmal umgedacht, da Arbeitsabläufe doch anders oder an anderer Stelle abgebildet werden müssen. Ein Pflichtenheft beschwert hier die Flexibilität des Projekts, die heutzutage von den Anbietern und Systemen gut möglich gemacht werden kann. Gleich zu Beginn eine Ziellinie zu zeichnen und den Projekterfolg dadurch zu definieren, diese zu erreichen, schränkt ein.

Plan zwischen Anspruch und Realität

Häufig hört man auch, dass Zeit- und Kostenmanagement ohne Pflichtenheft ausarten. Vergessen wird dabei, dass in den wenigsten Fällen der geplante Zeitraum und das Budget eingehalten werden. Auch ein Punkt, der nur Frust und Streit erzeugt und so zum Zeitschlucker wird. Natürlich steht nichts einem ordentlichen Zeitplan im Wege – ein Pflichtenheft ist dazu allerdings nicht nötig. Stattdessen können hier eine konstruktive Kalkulation mit einer flexiblen Planung gut in Einklang gebracht werden. Statt festen Versprechungen gibt es hier ehrliche Antworten – so hat das Unternehmen die Möglichkeit zeitliche sowie finanzielle Puffer so einzuplanen, dass das Projekt stets im Rahmen des Machbaren bleibt.

Auf den ERP Partner kommt es an

Auch die rechtliche Grundlage treibt viele Unternehmen dazu, ein Pflichtenheft von ihrem Anbieter zu fordern. Allerdings entstehen viele der Streitpunkte nur durch genau dieses. Ein ERP-Projekt ist oft erfolgreicher, wenn beide Seiten offen und flexibel zusammen arbeiten können und sich nicht auf kleinliche Detaildefinitionen versteifen. Natürlich muss der Anbieter vertraglich zu der Einhaltung seiner Leistungen verpflichtet werden. Jedoch ist es hier wichtiger einen Anbieter zu finden, der seine Aufgabe einer guten Einführung auch ohne ein Pflichtenheft gut umzusetzen weiß, als diesen dadurch an seine „Pflichten“ zu binden. Die Zeit, die bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter in Anspruch genommen wird, rechnet sich in jedem Fall. Versprochen!

Der eigentliche Projekterfolg

Bleibt die Frage, woran der Projekt-Erfolge gemessen werden kann, wenn nicht an einem Pflichtenheft? Hier gilt oft die Fehlannahme, dass direkt nach der Inbetriebnahme des neuen Systems festgestellt werden kann, ob das Projekt nun erfolgreich war. Allerdings bedeutet Projekt-Erfolg bei ERP-Systemen weit mehr, als einfach nur die Umsetzung und Implementierung der neuen Prozesse. Viel mehr spielt der Umgang des Unternehmens dabei eine tragende Rolle. Die Fragen, die sich hier stellen, sind viel mehr: wie wird das System genutzt, sind alle Mitarbeiter bei der Einführung integriert worden und bewähren sich die Prozesse im Gebrauch? Hier tragen die interne Projektleitung und Softwareschulungen weit mehr zum Projekt-Erfolg bei, als jedes Pflichtenheft.

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