Start-ups sind häufig mit dem Aufbau eines Geschäftsmodells beschäftigt, das wenig Zeit bleibt über die Abläufe innerhalb des Betriebs nachzudenken. Einfacher wäre es, wenn jemand von außerhalb, die Prozesse einführt und mit dem Wachstum weiterentwickelt. Oder das Start-up investiert in eine ERP-Software.
Warum Start-ups mit Excel und Co scheitern
Als Newcomer ist es verlockend sämtliche Geschäfte über Tabellenkalkulationen zu verwalten, da diese Programme einfach zu bedienen und häufig preiswert oder sogar umsonst sind. Excel und Co. kann einem jungen Unternehmen nach den ersten Monaten in Sachen Kundendaten, Ressourcen und Rechnungsverwaltung aber schnell zu Verhängnis werden. Denn läuft das Unternehmen an, wachsen auch die Datenmengen. Diese mit den bekannten Tools zu pflegen, ist nur bedingt möglich. So können etwa die Information zu einem guten Kundenmanagement nicht rechtzeitig oder richtig abgerufen werden. Immer mehr Menschen sind es heute aber gewohnt, eine personalisierte Ansprache und Betreuung zu erhalten. Demnach ist es auch aus marketingstrategischen Gründen essenziell, die passenden Daten zu rechten Zeit, am rechten Ort abrufen zu können.
Ein ERP-System liefert nicht nur die Daten, es kann die personifizierte Kontaktaufnahme sogar automatisieren. Zudem können über eine ERP-Software gezielt Informationen zu den Kunden abgerufen werden. Beispielsweise wer wann was gekauft hat. So können Start-ups Promotion-Aktionen gezielt auf einzelne Käufer abstimmen. Auch Inhalte in Newslettern kann man darüber beispielsweise definieren. Hierfür bietet eine ERP-Lösung eine Vielzahl an passenden Analysemöglichkeiten, über die ein Unternehmen gezielt die Information filtern kann, die es gerade braucht. Hier wäre selbst der größte Excel-Guru ab einer gewissen Datenmenge überfordert. Daten sind heute aber – und gerade für Unternehmen im Aufbau – eine der wichtigsten Ressourcen für Wachstum, wenn man sie denn richtig einsetzt.
ERP zu teuer für Start-ups?
Die Vorteile der Investition in ein ERP-System liegen auf der Hand: Ein Start-up kann seine Geschäfte bereits erprobten, funktionalen Unternehmensprozessen anpassen und aufgrund von einheitlichen Daten gezielt Entscheidungen treffen, die dem Wachstum und Erfolg des jungen Unternehmens dienen. Dennoch schrecken viele Start-ups vor den hohen Kosten zurück, die mit Software-Investitionen verbunden sind. Denn je nach Anbieter und Umfang kostet auch eine „kleine“ ERP-Lösung zwischen 10.000 und 30.000 Euro – zu viel für die meisten Jungunternehmen. Welche genauen Kosten auf einen Start-up für einen ERP Lösung wie SAP Business One zukommen, bedarf meistens einer genauen Analyse. Dennoch können Start-ups wesentlich von der Automatisierung der Prozesse und den kürzeren Bearbeitungszeiten profitieren, da sie wesentlich mehr Zeit in ihr Kerngeschäft investieren können, ohne sich in verschiedenen Tabellenkalkulationen zu verlieren. Das bedeutet auf lange Sicht neben optimierter Prozesse, weniger Fehler, Kostenersparnisse und verbesserten Informationsfluss im Wachstum.
Wo aber nun diese Software hernehmen? Jüngst wird vor allem eine Lösung hier immer attraktiver für Jungunternehmen: die Cloud. Software aus der Wolke lässt sich häufig „monatlich“ für kleineres Geld buchen, kann sich ebenfalls den Bedürfnissen des Betriebs anpassen und hat den großen Vorteil, dass die Cloud-Software durch regelmäßige Updates immer zu ihrer vollen Bestleistung fähig ist.
Gerade bei der Ressourcen-Verwaltung kann ein ERP-System aus der Cloud für Start-ups von großem Nutzen sein, eine effizientere Arbeitsweise zu fördern. Oft sind junge Unternehmen personal technisch einem schnellen Wachstum nicht gewachsen. Überstunden und Homeoffice sind die logische Folge. Durch ein flexibles ERP-System lassen sich mit entsprechenden Mitarbeiter-Dispositionen auch Homeoffice-Tage oder Teilzeit-Beschäftigte abrechnen. So kann der Betrieb mit seinen Aufgaben wachsen. Der Segen für ein ausgewogenes Unternehmensklima.
Ein weiterer Vorteil der Cloud-Software ist, dass der Zugriff der Unternehmensdaten nicht räumlich gebunden ist. Das ermöglicht Freiheiten, wie das Arbeiten von zu Hause. Das ist aber auch im „Außendienst“ von Vorteil, da verfügbare Daten überall einen professionellen und fortschrittlichen Eindruck machen. Ob auf der Messe oder beim Kunden – mit ein paar Klicks die gewünschte Information zutage fördern, kommt immer gut und ist mit GoogleDocs so nicht möglich.
Wo ERP- Software für Start-Ups sonst noch hilft
Die Ressourcen-Verwaltung bietet im Übrigen auch intern eine Menge Vorteile. Geht es beispielsweise um Materialbestellung oder Lagerhaltung, kann mit einer ERP-Lösung viel schneller und passender agiert werden. Die Daten zu Bestand und Bedarf steht in Echtzeit immer zur Verfügung. Ausgaben und Einnahmen können so passend eingeplant und ein verlässliches Liefersystem garantiert werden. Wesentlich ist dieser Einblick auch fürs Rechnungswesen. Besonders die gesetzliche Seite wird in Start-ups oft vernachlässigt oder einfach vergessen. Steht das Finanzamt vor der Tür, ist es aber ratsam, das Rechnungswesen sachgerecht aufbereitet und abgelegt zu haben – ansonsten kann es kostspielig werden. Ein ERP-System greift, was diese Fristen und Regularien angeht, aber schon mal gut unter die Arme.
SAP Business ByDesign vs SAP S/4HANA Cloud
SAP Business One vs SAP Business ByDesign
Business Process Reengineering vor ERP Einführung
Einführung von Unternehmenssoftware – überraschend nicht technologisch
ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 9
